时光匆匆2021年将过去四分之三，随着多地区疫情解禁全国很多企业和公司都开始计划筹备年终团建旅行会议、招商会、新品上市发布会等。

而且近几日，有不少合作企业开始询问我们如何操办一场会议？

小编根据我们这么多年承接全国公司企业年会旅游、新品发布会旅游、招商会旅游、慈善会议旅游、明星演唱会旅游等，今天就把经验分享一些给大家！

第一步：确定会议主题明确会议目的

1、年会盛典一般为总结年会、答谢年会、企业家族年会、拓展年会等

总结年会是对公司企业对过去的年终总结同时也是对新一年的任务规划、员工表彰、公司庆功。一般形式为：会议表彰PK、互动会议及表演、红酒晚宴等。此类会议对象一般为公司员工参会，目的为明确下一阶段公司目标及规划加深对公司及同事的感情维护。

答谢年会一般为答谢客户及合作商。一般形式为：奢华红酒晚宴及表演。目的是为了表达与客户及合作商的真诚合作共同发展的感情维护。

企业家族年会一般为企业家属、员工和公司的大型家庭盛会。一般形式为：拓展活动、特邀嘉宾表演、奢华红酒晚宴等。目的拉近公司和员工及家属的距离达到公司人性化管理标准。

拓展年会一般为白天公司安排拓展活动，玩一些令人轻松愉悦又有趣的拓展运动增强公司凝聚力，例如接力赛、拔河、运转乾坤等。晚上进行晚宴，晚宴也可邀请客户、家属参加。晚宴中依旧可以有表彰、抽奖、表演等流程。

2、招商促销会议

招商促销会议是许多公司企业都会使用的一种大型营销会议。通过多种渠道进行宣传和预约使潜在意向的客户通过会议招商的形式展现项目引进投资者。一般形式为：学院讲师宣导、现场促销、奢华红酒晚宴等。目的是为了达到真诚合作。

3、新品上市发布会议

新品上市发布会议是公司企业研发新的产品，通过会议宣布新产品的上市开会场地，让更多代理商及用户认可。举办新品发布会，是企业联络、协调与客户之间的相互关系的一种最重要的手段，关系着未来的产品销售。一般形式为：企业实力展示、新产品介绍、新产品现场互动体验、现场媒体报道等。目的是为了提高公司企业知名度、展现公司企业实力、提升公司企业品牌形象等，也是一种不可或缺的会议形式。

第二步：确定会议预算

确定会议预算是为了在预算成本之内，尽量根据成本安排相应的事宜。比如预算吃标准、住标准、行标准、会场搭建效果、会议流程标准、企业IP打造、会议风格标准等。

第三步：确定会议时间及大概人数

确定会议时间是为了会议顺利进行做准备，确定会议时间是为了提前预定吃、住、行、及场地等。避免出现交通工具、酒店、会场场地等重要的资源没有档期。

第四步：审查会议方案及应急预案

确定好会议主题、时间、人数等后，需要制定会议方案及应急预案。

第五步：宣传预约

此处以招商会议旅游举例，宣传形式多样例如朋友圈海报或视频、抖音宣传、媒体宣传、户外广告宣传、门店宣传、转介绍宣传等多种宣传形式，注意有的业务员为了拉人头找人假冒，也不排除有的经销商趁此机会来“免费旅游”，这些人不仅给企业增加了费用，而且很可能会对其它经销商宣传自己的“不良思想”。所以招商人数在精不在多，一定严把人数这一关。要明确招商会议目的是招商，要寻找经济实力的有效目标客户。

第六步：分配负责人和工作小组

工作质量的完成离不开分工协作，有效的工作分配是能使工作有效完成。所以分配工作时候一定要责任到人明确划分，这样管理层也省心省力。比如招商会议，哪些人负责督导、哪些人负责内容宣传、哪些人负责统计名单、哪些人分析目标客户名单、哪些人负责踩线勘察、哪些人负责物料设计对接、哪些人负责会议流程、哪些人致辞审稿、哪些人负责讲解审稿、哪些人负责会场搭建、哪些人负责会议签到、哪些人负责现场收单等等。一场大型招商会议耗费人力、物力、财力、精力就要分工明确保证会议圆满顺利完成。

第七步：报备工作

一般举行会议都是人数比较多，所以需要提前报备到当地公安。报备情况全国每个地方所需要材料都不尽相同，这个要根据具体地区做询问。有的地区场地达不到人数要求不需要报备。所以需要先询问场地负责人如果不需要报备就可以不报备，如果需要报备一般情况场地负责人都会知道去当地哪个地方进行报备需要什么资料。当然这些问题作为资深旅行社的我们都可以去帮忙解决。

第八步：会场布置

根据审查后的会场效果图进行布置，提前到达会场进行监工实施。

第九步：会后总结复盘

会后工作包括会议中摄影摄像素材宣传、素材整理留存、媒体文章宣传、服务跟踪等等。而且会议总结复盘也是为了查漏补缺，总结需要改进的地方以便于下次能更完美的开展会议。

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