超千人大型开业庆典要注意些什么问题,活动执行中如何协调各个组别。越是大型的活动出现意外的情况就越多,怎么有效预防?想必这些都是在活动策划前组织活动的负责人需要注意的问题,下面做了一份超详细的大型活动策划方案给大家作为参考。
一、活动执行组织架构及各组职能
1、各组职能
总经理:负责项目的统筹与协调工作,协调好各部门间的工作。提出项目的策略,决定策略是否实施,监督经费的使用状况,监督各项工作的进展。及时听取各部门的意见,努力解决各部门所遇到的问题。邀请当地有声望的官员以及相关人员活动庆典策划公司,出面处理与各媒体之间的关系。
客户接待组:会前邀请客户参加活动,及时将活动的相关信息传达至各客户。将客户的意见与建议搜集,统一整理并上交至总经理处,做好各客户的解释工作,将需要客户配合的事项以及相关促销政策准确告知于各客户。
媒体关系组:活动现场负责媒体的接待工作,不冷落记者,负责记者礼品的发放,最好后期跟踪的工作,评估媒体的宣传效果,维护与媒体的良好的长期工作。
动执行组:协助策划公司布展及相关工作的支持协助,做好活动现场的管理工作,根据实际情况,及时向上级汇报各项工作的进展工作。
对外联络组:负责当地政要、商业精英、兄弟机构以及专业协会组织、社会团体的告知、邀请、接待以及后期维护工作。
保安组:负责现场的巡视工作,引导车辆的通行,保管好顾客的物品以及交通工具,发生特别事故时,及时处置,冷静操作。以免事态向不可控制方向发展。发生突发情况及时向上级报告。
紧急预案组:负责紧急预案的制定与具体实施工作。将可能发生的各类情况列出清单,上报总经理处,加强现场的巡查力度,确保不发生任何隐患,在布展的过程中,应协助整个布展的过程,确保工作流顺利进行。加强与110、120、119之间联动关系的建立,确保活动当天能够快速处置,紧急做出积极措施。
2、现场布展
①现场布展方案
②活动流程方案开业庆典活动流程时间事项序工作内容责任人
07:30— 08:00工作人员到位
检查确认电源及备用发电机情况活动庆典策划公司,准备好各媒介的接待工作。
检查确认会场布置及停车场,配合公安交警安全和交通指挥工作。
检查确认嘉宾接送车辆的到位情况,并按指定位置排放好。
检查确认签到处、签到用品。
检查宣传资料、礼品等,作好迎宾准备。
舞台区域电源线再检查。
安排好现场执行的各个环节。
礼仪小姐、主要礼仪人员衔接。
08:00—08:30礼仪人员到位
与公安、交警衔接,再次明确现场秩序维护方案与要点,再次明确交通路线和各车辆停放位置和细节。
与政府协助人员一起再次明确迎宾准备。
主持人与主负责人最后确认流程有无增改。
衔接音控师,背景音乐播放。
舞狮队现场就位。
礼仪小姐就位:停车场、签到台、临时休息区、主席台。
摄像师到场,选景,全程采写,直到仪式结束。
08:30—09:00暖场
舞狮队在主会场暖场表演。
音控师播放背景音乐。
09:00—09:30迎宾
接待媒介记者,记者介绍会场安排情况,明确摄影、摄像及采访区域。
负责安排设置警戒线和维持秩序。
负责媒介记者的签到及标识发放。
负责应邀嘉宾的接待工作,嘉宾签到、配戴胸花、发放资料等。
保安指挥区分贵宾、嘉宾及其它车辆到指定地点停放整齐。
礼仪小姐迎宾,接待领导至签到台签到、佩带胸花,引至主席台就座。
确认致辞、剪彩来宾到位情况,与主持人衔接。
09:30—09:38舞狮表演
迎宾队伍引导嘉宾就位嘉宾区,舞狮队表演。
09:38—09:40典礼开始
主持人上台宣布开业典礼正式开始。
09:40—09:45介绍重要来宾
介绍参加开业庆典的领导名单,并请领导入座。
09:45—10:00领导致辞
10:00—10:05剪彩
开业剪彩仪式,主持人宣布剪彩嘉宾为学院开业剪彩并按下启动台,鸣放礼炮,xx电商学院广州分院正式开业!
10:05—10:10点晴
领导为瑞狮点睛,瑞狮彩青。
10:10—10:28参观学院领导
瑞狮引导领导嘉宾至学院内参观,礼仪小姐工装整齐排列于学院电梯两边恭迎(同时广场大舞台上进行热舞表演庆祝xx电商开业礼成!)。
10:28—10:40宣布喜讯
宣布“参加电商讲座,有机会与xx共进午餐”的喜讯。
10:40—12:30新闻发布会及讲座
新闻发布会及电商讲座开始,邀请来宾移步新闻发布会场xx学院在讲座入口处给每一位参加电商讲座的观众发放一份表格,表格内容包括卖家信息填写表格/优惠券/礼品领取券(付定金后送礼品),参与者现场填写表格放入抽奖箱,还可有机会中大奖
12:30—14:00中午休息
14:00—14:20宣布获奖名单
现场暖场,宣布上午获奖名单。
14:20—14:40电商诊断
宣告下午活动流程,电商诊断开始。
14:40—16:00诊断及抽奖
电商讲座及电商开诊;抽幸运大奖(客户凭付费单参加抽奖,不管价格多少均可参与活动一次,幸运客户可以获得惊喜大奖)。
16:00—17:00大家都来猜猜
主持人念出客户的名称,让大家猜这个卖家加入xx后业绩提升百分之几?其中猜得最接近将获得礼品。
17:00—17:10讲座结束
宣布明天进行xx午餐拍卖,拍得者可以与xx共进午餐。
三、活动排期
1、开业前十八天,确定主要事项:
①确定参加开业典礼的人员名单。
②舞台就位的贵宾名单(含致辞等领导名单)。
③审定仪式有关项目内容。
④宣传资料准备工作,媒体的确定。
⑤媒体宣传计划内容的审定。、
2、开业前十天,准备请柬及有关工作落实:
①由主办单位写请柬交领导办盖章。
②宣传资料、展台模型的印刷、制作等。
③礼品到位,员工培训。
④拟定主持人、领导讲话稿审查。
3、开业前一周,日程安排:
①分装礼品和请柬并送达。
②检查工作进度,落实日程安排,领导讲话稿落实。
③现场用水、电及保卫工作落实。
④与交警队公安部门联系有关事宜。
⑤现场的平整。
⑥媒体上对开业造势及预热活动。
4、开业前三天,现场布置:
①开始进场搭建舞台等布置周边环境。
②落实接待工作、现场茶水、领导休息处、停车场。
5、开业前一天,会场布置结束:
①除临时项目外,其余项目要求全部到位。
6、开业当天,开业典礼实施。
四、活动现场功能区域分布
为让本次开业典礼达到科学分工、合理布局、高效执行的目的,保证本次活动顺利进行及圆满成功,在执行过程当中我们将把整个会场分为几个功能区域,具体内容如下:
1、舞台区:
①地点:园区广场
②功能:开业典礼主要进行场地。
③配备:音响设备、舞台效果设备、舞台装饰设备等。
2、贵宾、领导观礼区:
①地点:舞台正前方。
②功能:到场领导、嘉宾观看区域。
③配备:礼仪小姐、安保人员。
3、员工及顾客观礼区:
①地点:贵宾区后方。
②功能:员工及顾客观看区域;
③配备:礼仪柱,现场工作协调人员。
4、现场总控台:
①地点:舞台一侧。
②功能:监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程。
③配备:桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。
5、礼仪队伍表演及巡展区:
①地点:舞台上及舞台周边。
②功能:所涉及礼仪表演人员表演区域。
③配备:工作人员。
6、现场接待/礼品发放区:
①地点:签到处;
②功能:签到、接待嘉宾,发放礼品。
③配备:签到笔、胸花、礼仪小姐等。
7、来宾停车区:
①地点:停车场。
②功能:参与活动的所有车辆的临时停放点。
③配备:标志牌、安保人员。
五、突发事件处理预案
1、电源故障:电源超负荷运转导致停电预防办法:专用电源1—2组活动前后全天供应,专派电工负责专用电源全天保证。
备注:在现场布置之前将各区域总电源准备好,策划公司工程组提供电源量大小,xx学院工作人员提供协助,确保供电量及线路无误。
2、下雨:预防办法:搭建帐篷。
3、消防问题:预防办法:消防人员随时检查对消防点(如火源点、电源接头等),并作标记。;处理办法:安排消防人员对现场火源点进行调查,如发生火灾马上在各通道紧急疏散人群。
备注:可安排119值勤点。
4、伤情问题:如现场人员,包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情。预防办法:常用药品的准备,如创口贴、红药水等。
处理办法:出现伤情对伤员进行现场救护,如严重者马上将其送往急救中心抢救。
备注:可安排120救护点。
5、人流拥挤:预防办法:在各个区域(停车区域、主席台区域等)安排保安人员统一指挥,并事先设立多个疏散通道。
处理办法:一旦出现挤场情况,各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。
备注:在各个区域尽量多设置秩序维护线,同时保安人员充足。
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