一、精心拟出邀请庆典活动宾客的名单

一般邀请宾客的范围是本组织的主管部门领导及业务往来单位，相关媒体新闻记者，同行部门和直属部门领导及有关其他公众，名单经领导审定后，印制成精美的请柬，并提前2周左右的时间寄送给宾客，活动前3天再电话核实，看有无变动，贵宾在活动前一天再核实一次。

二、确定庆典活动主持人

庆典活动主持人可以是相关政府部门领导，也可以是本组织领导，还可以是有一定影响的电视台等主持人。一般主持人应仪表大方、口才良好、反映敏捷等。

三、拟定庆典活动程序

程序可包括主持人宣布庆典活动开始、介绍重要来宾、组织负责人和重要来宾致词、剪彩或安排参观等活动。程序的安排要求紧凑、连贯而细致周密，程序的安排关系到活动的成败。

四、布置庆典活动场地

举行仪式的场地可以设在组织有关庆典活动的现场，如开工或竣工庆典选在工程现场，开业庆典选择在铺面或商店的门口等，应在场地悬挂开业或庆典会标、庆祝或欢迎词语。

开业活动一般是站立举行的，所以要在来宾站立处和剪彩处铺设红色地毯，以示尊敬和庄重。场地布置可充分利用飘空气球、彩虹门、步道旗、花篮及花卉植物、红地毯等，如会场两边可放置来宾赠送的花篮，四周悬挂彩带和宫灯。还要准备好音响、照明设备，使整个场地气氛显得隆重、热烈。

五、安排接待工作

接待工作要事先指派专人负责，重要来宾的接待应由组织负责人亲自完成。事先安排接待服务人员，安排来宾接待室，接待室中要求茶杯洁净，茶几桌上放置烟缸，如不允许吸烟，应用礼貌标语标牌放置在接待室中，提示来宾。

六、安排剪彩工具和礼仪小姐

庆典活动主办单位应备好彩绸或彩带、剪刀、托盘、托布等开业周年庆典活动，礼仪小姐的人数应比剪彩领导人数多1人。

七、准备来宾签到处和贵宾留言册

贵宾留言册不要用普通签字本，应用红色或金色锦缎面高级留言册，应准备好毛笔、砚墨或碳素笔，还要准备好来宾签到处。此外，还可以准备两个盒子或碟，一个装单位领导或公关部经理的名片，另一个装来宾的名片，这样便于今后联系或制作通讯录。

八、准备相关文字材料和馈赠礼品

印制一些材料，如宣传册、庆典活动的程序表，来宾名单和致词，组织经营项目和政策等。赠送的礼品也是一种宣传性传播媒介，只要准备得当，往往能产生很好的效果。

从企业形象考虑，礼品应该具有以下特点：

1、象征性和纪念性

在开业庆典中的礼品应该有纪念意义。人们从礼品的形状及内容上能一目了然地明确它的含义。同时给人发礼品，是作为纪念，总希望人们能重视它、珍惜它，可以使人不时地想到或向别人提起曾经参加过某个活动、曾经当过某某代表、曾经去过某个地方，使自己有一种特殊的荣誉感。

2、宣传性

在某种意义上说，礼品最好能成为宣传本组织的活动策划载体。一般应在礼品的包装上印有组织标志、庆典开业日期、服务承诺或产品图案及活动策划用语等。

九、音响设备的调试

无线麦克风电磁波的方向性、频率高低、音量大小，不要出现”吱吱”的噪音或间断噪音。线路距离与麦克风连线长短要考虑周全，不要使讲话者无法进行必要的移动。有时一个麦克风在讲话者间传递使用，电线太短不方便开业周年庆典活动，电线太长又显得很杂乱，因此，事先应设计好讲话、演示、产品介绍时表演者的路线。如果可能，对移动的演讲者、表演者最好用移动无线麦克风，或尽可能将线的一部分藏在地毯下面，以避免绊倒人。如果为演讲者提供新的服务设施，在会议前一定要向有关人员进行明确的介绍。有关人员应熟悉业务与设备，事先做好细致的准备。

十、配套节目

庆典活动完毕，宜安排些气氛热烈的节目，如敲锣打鼓、舞狮子，放飞信鸽，合唱歌曲，放喜庆音乐等。在允许燃放鞭炮的地区，还可燃放鞭炮声花产礼炮等，造成喜庆气氛。

十一、参观、座谈或聚会

主持人宣布仪式结束，即可引导客人参观工程、组织、公司或商店。可介绍主要设施或特色商品，以融洽与同行的关系，也可以举行短时间的座谈或请来宾在留言簿上签字，还可以安排舞会、宴会答谢来宾。