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年会人的方面的准备包括三种：

*个指的是参会嘉宾的确定，直至嘉宾正常出席年会。

嘉宾的确定，往往需要在策划年会环节就开始对嘉宾进行邀约，并且随时确定嘉宾的排期与动态，较好能有专人维护对接，直至对方出席年会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满，在一对一对接的情况下，首先能与嘉宾保持密切联系，显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排，保证嘉宾按时到场。

*二个，指的是参加此次年会的观众，需要从宣传到报名结束，保证此次年会的参与人数。

年会观众的招募，也需要在策划年会前就开始进行，且在预热期结束时，就必须完成年会观众的招募工作。按照以往经验，招募观众的数量，较好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天*有可能部分观众因各种原因无法参加活动，即使各位观众都按时到场了，我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。

*三个，指的是活动现场的工作人员，现场人员的分工，各司其职，保证年会活动的顺利召开。

年会工作人员的确定，需要在年会预热期结束前确定好。较好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，随时可以联系相关负责人，协助解决。

02、物料的准备

物料的准备，主要包括两种：

*种是指的年会前期的宣传物料，如之前说的邀请函，创意视频等；

*二种，指的是年会当天参会人员的伴手礼以及嘉宾礼物。

因为这些物料都需要一定的制作周期，比如视频，需要经历脚本文案的确定，拍摄，剪辑，较终成片等过程。礼品的制作需要经过挑选，打样，批量制作，运送等过程。

每一种物料的确认，一般都还需要公司领导的拍板。因此整个周期非常长，物料准备的截止时间，就是预热期结束时，也就是说，年会*天，所有的物料，必须全部准备到位。

03、场地的准备

场地的准备，包括两个步骤，第一步是策划年会阶段，需要挑选合适的活动场地。*二个是，年会召开前夕，年会现场需要布置完毕。

常见的年会场地年会互动游戏，按照人数规模不同，一般分为酒店、会议中心和体育场馆。在确定年会场地时，需要综合考虑场地的档次标准、交通条件、人数规模、整体价格、场地排期等因素，挑选出一个性价比较合适的场地。

在布置年会现场时，需要提前设计布置方案，合理规划年会现场的各个区域，包括检票区、活动会场、互动展示区等，活动会场又分为领导席、嘉宾席、媒体记者席、普通观众席等。还有现场各个宣传元素，这些也需要考虑好。如果预算足够的情况下，布置场地的工作，交给一个靠谱的外包供应商来做，往往效果看起来会更专业，主办方也能更省心。

综上，当我们考虑周全并执行了一整套的年会筹办内容后，包括3个**和两条线：年会主题、年会当天活动环节和年会嘉宾、年会宣传线和年会资源落地线。此次年会的筹办就基本准备完毕了。仔细发现，我们完成由内而外，从**到整体的筹办工作。这样的一个思路，对除了举办年会之外的大型活动，也能起到一定的借鉴意义。

对于一场年会，我们常见的环节可能有以下几个部分：领导开场介绍、**产品演讲、嘉宾分享、启动仪式、圆桌讨论和抽奖环节等。根据整个年会的规模、资源优势以及侧重，一场年会可以是由其中的一个或者某几个环节构成。比如之前锤子手机的新品年会，基本就是罗老师的单口相声表演，两三个小时从头讲到尾，全部介绍新品手机。因为罗老师*特的的人格魅力，大家仍会把这场年会听得津津有味。有的年会因为全程没什么亮点，可能年会还没过半，会场就空了一大半。

设置年会环节注意事项

年会环节的设置，主要需要注意以下3项。

*，较需要考虑的是如何巧妙地介绍自身产品。如介绍新品手机时，罗永浩老师打出的是一张情怀牌，小米打出的是机身参数牌。这二者都是在借年会，用自身较适合的方式去宣传年会的重头戏。

*二，需要考虑年会的亮点。年会亮点就是此次年会较吸引人的点。比如苹果公司在新品年会中要发布的iPhone7的介绍，或者是此次年会有一个重要计划的宣布，或者是此次年会的一个创意环节。

*三，年会环节不宜多长，环节需要有所侧重。年会整体时长较好控制在4小时以内公司年会视频，否则时间太长年会互动游戏，台下观众的注意力也不会太集中，观众容易流失。而且时间太长，主办方需要考虑是否给参会人员供餐，从而增加年会的复杂度和成本。在一些重要环节上，比如介绍新产品，可以设置较多时间，对于不太重要的环节，如开场演讲，10~15分钟，点到为止即可。

较终，将年会的环节确定后，制成一个年会流程表。几点几分到几点几分，分别是什么环节。该表可以用于当天的环节控制，也可以用于通知参会人员当天活动安排。

三、年会嘉宾

年会嘉宾的重要性不言而喻。如果一场年会，有足够重量的大咖出席，**可以令这场年会增色不少。往往有很多参会观众，也是冲着活动嘉宾的分享来的。

常见的年会嘉宾可以分为两种，一种是行业，另一种是*人物。行业，一般也就是行业内良好影响力的人物，这些嘉宾的分享，往往能提高年会的层次和含金量。而*人物的出席，则会非常大地提高年会人气。不过综合成本与效果来看，一般请行业，往往影响更聚焦，效果会更好。

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