一年一度的公司大型活动-年会即将来临，很多公司的年会筹备工作已经开始了，而场地作为年会活动的承载场所，是前期准备工作的重头戏之一，作为一个曾经被年会场地折磨的死去活来的人，想在这里分享一篇年会场地预定的全攻略，希望给各位行政人提供一定参考，总共分5个步骤，文末附思维导图。

1.需求确认

基本做所有事情之前都需要有个需求确认的步骤，一则互通信息确定究竟是否要做；二则如果明确要做，则需进一步确认相关要求，对应年会场地的需求确认可以从以下这些方面进行明确：

以上条件基本上囊括了场地的大部分要求，也可以有一些你自身的要求可以予以标注，比如楼层、层高、交通便捷性、是否有窗户、是否有足够停车位等等。将所有这些需求都明确之后，做成一个需求表格，即可开展第二步-场地资源海选

2.场地资源海选

这个步骤就是根据第一步确定的需求去寻找所有满足条件的场地，为了这一步能够尽可能多的找出合适的场地，第一步的需求范围可以定的相对宽松一点，如500人的场地大小范围可以在800-1200，餐标范围可以是300-500，另一点就是尽可能多的通过多种渠道去获得酒店信息，有以下这4种渠道可以让你快速海选你所需的场地；

通过这一步海选出来的资源需要将相关信息全部填入第一部制作的表单中，如面积大小、餐标多少、合适的空档期等，甚至包括场地的照片，这能够方便你相对直观的评估场地的情况。

3.现场查看

如开始的条件不是太严苛500人年会场地，海选之后一般都能获得十几个场地，再通过排除项排除掉明显不符合要求的，剩下的即是你需要现场查看的场地了，现场查看的原因在于所有口头、文字上甚至图片描述的场地都跟实际看到的场地都存在差异，因此还需实际查看来做进一步的筛选，实际查看中主要看这些：

为了记录查看成果，除了进一步根据查看信息修正原有记录表格的信息外，还需固定拍摄几个场景的照片，分别是这5个场景：酒店主楼外景图、酒店大堂图、厅外门廊图、厅内舞台向下看的全景图、厅内背部向前看的全景图，分别将这5个场景标注好并每家场地合成一个长图，这将大大方便领导查看以及后续存档。

4.方案对比确认

即根据现场查看的结果对比筛选两到三个最符合需求的候选场地，并反馈给领导，一般如果领导比较重视的话，也会有一轮现场查看确认的过程，需注意几点：

5．签订合同

如场地确认后需要尽快签订合同锁定该场地，因为年底这类场地一般都很紧俏500人年会场地，在没有签订合同并付定金之前随时有可能被其他公司看中预定走，但签订合同时也有几个点需注意：

以上就是一个年会场地预定的全流程攻略，从时间上来考虑，建议提前2-3个月确定下来，同时这份攻略也基本适用于其他大型活动的场地预定情况。