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会议活动是非常具有商业特性的会议，无论是对企业还是对个人都有着非常重要的意义，常见的会议形式有：新闻发布会、新品发布会、培训沟通会议、企业晚会、公司年会、招股说明会、企业庆典、行业峰会等。会议形式不同，会议策划中就会有非常多的变化，正式开展会议活动之前要明确会议活动场地签订流程以及现场布置的类型,今天灵声月文化就和大家细讲一下。

一、会议活动场地签订流程

1.明确会议场地时间、地点、规模等信息

这几点是一场会议举办的基本要素,明确时间是为了和场地方确认好档期,明确地点是为了精准的找到合适的酒店场所,而明确规模则是为了场地的尺寸、布置等条件的确定;

2.确定会议布局方式

目前常用的会议摆放方式包括舞台式、圆桌式、指挥式、复合式、宴会式等,根据会场的大小、会议规模以及会议形式,确定不同的会议布局;

3.寻找合适的场地,查询档期和报价

在确认了众多会议要素之后,接下来就是按照要求寻找场地供应商.供应商分为两种,直接供应商和间接供应商,直接供应商是指酒店、场地的直接拥有者或销售人员,间接供应商则是指会务公司、会场搜索预定网站,两者各有利弊.但往往与直接供应商联系较为繁琐,间接供应商一般都可以提供完善便利的服务,当然,如何权衡还是要看大家的看法啦!

4.支付定金,签订合同,完善要求

确定好满意的场地后,即可与场地方的对接人员签订会场租赁合同,并支付相应的定金,记得完善好终的服务信息和相关配备要求哦,祝大家都能圆满举办一场活动会议!

二、会议会场活动现场布置类型

1、简单明了型:一块会议主背景板

表现形式:会场主背景一块会议主背景板,讲台、灯光等.整体风格简单、明了突出会议策划主题.

适用类型:总结会议、论坛、讲座、培训等.

2、现代精致型:一块会议主背景板+木质背板嵌一块或多块LED显示屏(或投影幕)组合表现形式

表现形式:会场主背景采用一块会议主背景板+木质背板嵌一块或多块LED显示屏(或投影幕)的组合形式,整体风格现代、精致.配以灯光、舞台特效,烘托活动氛围.

适用类型:各种论坛、研讨会、年会等活动.

3、创意时尚型 :会议主背景板采用异形或弧线型设计组合表现形式

表现形式:会议主背景板采用异形或弧线型设计组合表现形式,针对具体活动主题定制完成.整体风格独特、时尚.异形或弧线型设计配以灯光、舞台特效,烘托活动氛围、相应活动主题.

适用类型:适用于要求较高或需要整体突出活动主题的会场布置,造价较高.

4、简单大气型:一块会议主背景板+两块LED的组合表现形式

表现形式:会场主背景采用一块会议主背景板+两块LED的组合表现形式,整体风格简单、大气.两侧加灯光及舞台特效.

适用类型:年会、发布会、讲座、培训等.

5、简单大气型:主背景板与两块会议侧背景板组合表现形式

表现形式:会场主背景采用一块会议主背景板+两块会议侧背景板的组合表现形式,整体风格简洁、大气,配备灯光、舞台特效表现相应活动主题.

适用人数:适用于500人以上的大型会议、开幕式策划等活动,无需LED或投影

以上就是“会议活动策划场地签订流程和布置流程详解”的全部内容了，如果你想策划举办一场会议活动会议活动场地租赁，可以找一家优秀资深的，灵声乐文化拥有15年从业经验，和许多大型企业和知名品牌都展开过合作并取得圆满成功会议活动场地租赁，欢迎您拨打电话联系我们。