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举办一场活动之前，经常需要去看一下场地。
场地看什么，很重要。如果一次信息收集不到位，可能后面就需要再跑很多次会场，浪费会前重要的准备时间。
看会场，到底看什么呢？听我给你慢慢道来！
1、看会场外围
酒店或会场的位置可能各位办会人员都烂熟于心了，但是，我们要充分考虑到所有参会者的情况，是否到过会场，会不会走错门。这就需要我们把会场周边的情况做出详细的梳理，总共有几个门，哪个距离停车场近？哪个是人行通道？周边有哪些标志性建筑？公交或者地铁动线如何？周围是否有市政工程修路……所有这些信息都是为我们后期的会议通知以及邀请函制作、嘉宾邀请做出充分的准备。
2、看会场动线
外面的情况说完了，就该里面的了。作为会议公司，要充分考虑到每一位到会者的感受，用我们公司的一句话说就是“导视就是让傻子都能找到”。这意味着，我们要从每一个参会者可能到来的方向，将客人准确地引导进入会场。如何进入停车场？停车场如何找到电梯？电梯如何指向会场？主入口有几个门？扶梯如何指引？直梯如何指引？主会场如何到达分会场？会场如何到达餐厅？卫生间指示牌放到哪里？如何到达客房电梯？每个地方设置哪种形式的指引？会场外一般需要高大醒目，会场内需要精致精致简约。所有这些摸清楚了，就需要出具一份详细的现场动线图以及场地布置图，将所有节点一一再梳理一遍。有时候，导视是为了将客人最密集的通过一个途径指引入会场。
3、看会场情况
会场情况是办会的重中之重，主要考虑硬件方面。首先，会场容量是最重要的。根据客户办会的情况，考虑会场的容纳性，提前根据会场摆放形式（圆桌、课桌、会议、冷餐）跟会场人员协商。在这里我们要特别提醒一下，会场的实际容纳人数一定要跟会场的实际工作人员核实，不要只听信销售部人员提供的信息。因为，只有整天摆台的人，才能告诉你最真实的数据。其次要考虑一下空间的扩容性。办会时常会遇到人员增加或减少的情况。增加，就要搞清楚，现有会场最多能增加多少？减少，要考虑最多可以减少多少？有时候人员减少太多，会场不好看，这就需要办会人员对会场的容纳量有很好的评估，及时给客户提供反馈。
再次，要看会场的设备情况，主要声光电设备的使用情况。这需要将会场内的工程人员叫到现场一起核对。设备的使用年限，最近的使用状况，对外接设备的要求等等。一般情况下，如果活动的规格和档次很高，所有的声光电设备基本上都是重新搭建的，因为有的酒店虽然设备新，但是有时候操控台并不是按照专业标准搭建的，这样，在活动开始的时候有时候设备会跟不上。同时，因为酒店配备的工程人员非专业演出人员，因此重新搭建设备并统一操控，是最佳方案。当然，有时候如果主办方仅仅是普通会议，那么，秉承着真诚服务的宗旨，我们也会尽量推荐客户使用酒店方的设备，毕竟是掏过场租的了。
主会场一定要仔细测量，包括每一个地台、边角，这样，在进行场内设计的时候就可做到游刃有余。同时要和酒店沟通好，设备和搭建都有哪些具体的要求，尤其是搭建时间，不要在进场施工的时候发生纠纷，影响活动进度。
最后，看完主要活动场地之后，一定要多看几个周围的会场，做到心中有数。如果主会场出现任何意外情况，一定要及时给客户提出备选方案。
4、看餐厅、客房
一般酒店都会有几个餐厅，大型会议多采用欢迎宴会+自助餐形式。会议高峰期的时候，经常会遇到几个会议同时用餐，这时候客人的用餐体验就会下降，因此，要根据会议的情况及时做出调整。比如，租赁主会场旁边的会场用餐，这样，既可以节约客人用餐时间举办活动场地，也可以增加自己客人的沟通时间。在菜单选择方面，一定要让酒店多提供几份不同餐标的菜单，在菜品搭配上要有特色菜和应季菜，根据会议的的规格和参会人员的情况重新进行菜单设计，一定要不要忽视少数民族餐食，这才能体现出主办方的用心。别忘了在邀请函和客人到达后，对特殊客人要有特殊的提醒服务。
看客房的时候，一定要带着一双灵敏的鼻子，将房间内部、卫生间、衣柜、冰箱等所有物品都检查一遍。如果有问题就要和酒店核实，是否可以解决。有时候碍于主办方经费问题，在酒店的选择上没有那么大余地，酒店设施可能会有一些陈旧，那么就需要提前发现所有的问题，能整改的尽量让酒店一一完善。同时，要把不同的房型都要考察一遍，包括每个房型、每个楼层的数量，这样在后期接待安排房间的时候，就可做到有的放矢，及时满足客人的需求。
看会场是个体力活，更是一个脑力活，没有任何诀窍。最好的方法就是把自己当做一个客人，将进入会场到离开会场的每一步都在脑子里面过一遍，会场也就看的差不多了。办会老司机提醒你举办活动场地，看会场，千万别马虎。
