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举办一场活动之前,经常需要去看一下场地。
场地看什么,很重要。如果一次信息收集不到位,可能后面就需要再跑很多次会场,浪费会前重要的准备时间。
看会场,到底看什么呢?听我给你慢慢道来!
1、看会场外围
酒店或会场的位置可能各位办会人员都烂熟于心了,但是,我们要充分考虑到所有参会者的情况,是否到过会场,会不会走错门。这就需要我们把会场周边的情况做出详细的梳理,总共有几个门,哪个距离停车场近?哪个是人行通道?周边有哪些标志性建筑?公交或者地铁动线如何?周围是否有市政工程修路……所有这些信息都是为我们后期的会议通知以及邀请函制作、嘉宾邀请做出充分的准备。
2、看会场动线
外面的情况说完了,就该里面的了。作为会议公司,要充分考虑到每一位到会者的感受,用我们公司的一句话说就是“导视就是让傻子都能找到”。这意味着,我们要从每一个参会者可能到来的方向,将客人准确地引导进入会场。如何进入停车场?停车场如何找到电梯?电梯如何指向会场?主入口有几个门?扶梯如何指引?直梯如何指引?主会场如何到达分会场?会场如何到达餐厅?卫生间指示牌放到哪里?如何到达客房电梯?每个地方设置哪种形式的指引?会场外一般需要高大醒目,会场内需要精致精致简约。所有这些摸清楚了,就需要出具一份详细的现场动线图以及场地布置图,将所有节点一一再梳理一遍。有时候,导视是为了将客人最密集的通过一个途径指引入会场。
3、看会场情况
会场情况是办会的重中之重,主要考虑硬件方面。首先,会场容量是最重要的。根据客户办会的情况,考虑会场的容纳性,提前根据会场摆放形式(圆桌、课桌、会议、冷餐)跟会场人员协商。在这里我们要特别提醒一下,会场的实际容纳人数一定要跟会场的实际工作人员核实,不要只听信销售部人员提供的信息。因为,只有整天摆台的人,才能告诉你最真实的数据。其次要考虑一下空间的扩容性。办会时常会遇到人员增加或减少的情况。增加,就要搞清楚,现有会场最多能增加多少?减少,要考虑最多可以减少多少?有时候人员减少太多,会场不好看,这就需要办会人员对会场的容纳量有很好的评估,及时给客户提供反馈。
再次,要看会场的设备情况,主要声光电设备的使用情况。这需要将会场内的工程人员叫到现场一起核对。设备的使用年限,最近的使用状况,对外接设备的要求等等。一般情况下,如果活动的规格和档次很高,所有的声光电设备基本上都是重新搭建的,因为有的酒店虽然设备新,但是有时候操控台并不是按照专业标准搭建的,这样,在活动开始的时候有时候设备会跟不上。同时,因为酒店配备的工程人员非专业演出人员,因此重新搭建设备并统一操控,是最佳方案。当然,有时候如果主办方仅仅是普通会议,那么,秉承着真诚服务的宗旨,我们也会尽量推荐客户使用酒店方的设备,毕竟是掏过场租的了。
主会场一定要仔细测量,包括每一个地台、边角,这样,在进行场内设计的时候就可做到游刃有余。同时要和酒店沟通好,设备和搭建都有哪些具体的要求,尤其是搭建时间,不要在进场施工的时候发生纠纷,影响活动进度。
最后,看完主要活动场地之后,一定要多看几个周围的会场,做到心中有数。如果主会场出现任何意外情况,一定要及时给客户提出备选方案。
4、看餐厅、客房
一般酒店都会有几个餐厅,大型会议多采用欢迎宴会+自助餐形式。会议高峰期的时候,经常会遇到几个会议同时用餐,这时候客人的用餐体验就会下降,因此,要根据会议的情况及时做出调整。比如,租赁主会场旁边的会场用餐,这样,既可以节约客人用餐时间举办活动场地,也可以增加自己客人的沟通时间。在菜单选择方面,一定要让酒店多提供几份不同餐标的菜单,在菜品搭配上要有特色菜和应季菜,根据会议的的规格和参会人员的情况重新进行菜单设计,一定要不要忽视少数民族餐食,这才能体现出主办方的用心。别忘了在邀请函和客人到达后,对特殊客人要有特殊的提醒服务。
看客房的时候,一定要带着一双灵敏的鼻子,将房间内部、卫生间、衣柜、冰箱等所有物品都检查一遍。如果有问题就要和酒店核实,是否可以解决。有时候碍于主办方经费问题,在酒店的选择上没有那么大余地,酒店设施可能会有一些陈旧,那么就需要提前发现所有的问题,能整改的尽量让酒店一一完善。同时,要把不同的房型都要考察一遍,包括每个房型、每个楼层的数量,这样在后期接待安排房间的时候,就可做到有的放矢,及时满足客人的需求。
看会场是个体力活,更是一个脑力活,没有任何诀窍。最好的方法就是把自己当做一个客人,将进入会场到离开会场的每一步都在脑子里面过一遍,会场也就看的差不多了。办会老司机提醒你举办活动场地,看会场,千万别马虎。