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大型活动策划对人的领导力要求很高：BD资源互换联系商务合作、现场做主持做speeching要能控场、事前要准备活动内容主题对活动质量把关、心里要把嘉宾评委功课做到位以便现场随机应变、活动前活动中的运营组织、其他部门和手下人员的管理和调配、物料catering等联络安排、活动rundown流程和节点推进的节奏……等等等等，都是对一场活动的组织者极大的心理和精神考验。

通常情况下，一场百人级别的线下活动，需要1个月左右的时间来策划和筹备。

第一周需要确定活动的内容和主题，包括计划会场规模人数、场地、时间、潜在的合作方名单（准备做cold call或者cold visit的客户）等。其中，场地和时间尽管不是最难的一个环节，但是首先确定下来的话，再谈BD和赞助就有一个基础了如何策划一场线下活动，拿着确定了场地、时间和内容主题的BD方案去找客户谈判要比没有这些简单得多。

其次，在活动内容和主题基本确定的情况下，活动的主旨、目标人群、活动框架会基本形成，所有要在此基础上拟定合作协议（方案），在BD的过程中，有一份正式的文件要比没有任何资料、口说无凭靠谱得多。特别在方案中，要能够清晰得突出合作方的权利义务，这样对方能够有一个清晰的参考，能够带来什么收益。特别注意，在嘉宾邀请商务合作的过程中，邀请函的制作也是很重要，仪式感还是要有的！

再次，从静态的文案和策划出来以后，rundown基本要围绕两条主线：一个是谈妥BD合作，另一个是活动宣传推广。这两条线几乎是在不确定的敲定过程中，不断推进，相互影响：BD的资源决定了活动宣传的文案，而活动宣传的效果也取决于BD的合作效果如何。两者相互促进，就像两条战线，在整个的活动策划过程中，是需要活动的一把手亲自把关推进，掌控节奏的。

活动宣传和推广也主要由两个部分组成，一方面是宣传文案，一方面是推广渠道，两者并重，对宣传的效果起到的作用很大。当然，文案也不是凭空产生如何策划一场线下活动，再牛逼的文案如果在嘉宾名单过low、活动亮点颇少的基础上，也是巧妇难为无米之炊，所以活动策划从下往上的金字塔地基首先要打好。当然，文案向渠道里面推的时候也是有讲究的，第一轮第二轮第三轮相互衔接，内容可以有所区分，最牛逼的文案和推广，能够做到前期的造势，后期揭示，最终达到病毒的效果。

在整个活动的rundown过程中，合作方的合作方案，再强调也不为过。这是整个活动的生命，与整个活动的主讲、内容齐头并进。一场没有资源合作的活动，本身就说明活动价值不高。活动和商品一样，待价而沽，任何有价值的Content Provider都会因为吸引到足够多的流量而对各种潜在的合作方具有很强的吸引力，市场经济中BD资源方的嗅觉也都是很敏锐的。当然一个活动最终的效果还是由参加人数作为主要参考指标，这和文案质量由阅读量和传播量来衡量是一样的。

另外，活动现场组织的细节把控也很重要，需要落实的细节包括：1）活动现场讲稿和PPT；2）签到方式；3）摄像和媒体；4）主持和活动流程梳理；5）活动群的建立方式和维护；6）微博直播微信陪聊等。在现场物料方面，要准备的有：1）海报等宣传banner；2）嘉宾的胸牌；3）礼品、奖品和奖状；4）餐饮catering；5）易拉宝；6）现场电脑、投影和其他设备；7）现场便签、笔记本；8）礼品和单页的资料袋；9）现场人员的饮用水。

当然，在新媒体时代由于内容的过剩，所以一次性的文案强推，试图造成龙卷风式的爆炸性效果，是不切实际的。这也导致了，宣传要从前期的铺垫和造势，到事中的大力强推，一直到事件结束以后的宣传，拉长长尾效应，整个宣传的周期拉长了。所以，会后的宣传要求：1）官网内容宣传；2）视频内容上线；3）微博微信端后期宣传；4）现场签到、感言、花絮等内容制作和炒作。

总结一下，在一场大型活动的推进过程中，BD资源的落实和宣传推广，是两个最重要的、最不确定的环节，无论是之前的主讲内容敲定，还是之后的文案宣传，都是固定流程的。即使是现场的组织安排，因为都由专门的服务提供商提供支持，因此只要保证好时间节点的控制就不会产生太大的问题。所以，整体而言，leader牵头组织BD合作以及宣传推广，另外需要有一个人全权负责现场的事务，这样整个团队的协调会更加顺畅。