丫空间介绍 ·丫空间(www.yaspace.cn)，全国性活动内容平台，涉及展览展示、会议、庆祝活动、团建拓展、私人活动、竞技赛事、拍摄等各类活动图文、短视频内容的记录、传播。 ·用户通过丫空间可以浏览、筛选各类活动内容、活动商家、活动资源;商家通过丫空间可以发布、分享场地或业务信息、活动图文、短视频等活动内容进行市场营销。 ，丫空间已汇聚特色场地，虚拟空间，秀场/发布中心:艺术/展览馆，演出场馆。会所/俱乐部，公寓别墅/美趴，商场/步行街，酒店/度假村，影棚/演播厅，体育场馆，户外/广场。婚礼/宴会场地 会议中心，会展中心、剧场/剧院，众创空间/路演，会议室/培训厅，咖啡/书店、酒吧/餐厅、游船/游艇等全国各类场地资源。

Key to Excellence高效会议钟立祥钟立祥Key to Excellence高效会议主持目标与内容目标：u 了解高效会议的特征与流程u 掌握高效会议的主持技巧u 解决会议主持中常见问题内容：Key to Excellence会议基础知识3Key to Excellence 会议的含义 会议的目的 会议的功能 会议的分类及特征 避免会议综合症会议的基础知识会议基础知识Key to Excellence一、会议的含义：三个或三个以上的相关人员聚在一起会议场地搜寻，为发挥特定的功能，达成特定的目标而进行的一种多向沟通。会议是一种管理工具，是达成目的的手段，会议结束应是行动的开始。会议基础知识Key to Excellence二、会议的目的开展有效沟通信息交流与培训协调解决矛盾解决工作中遇到的问题信息分享决策会议基础知识Key to Excellence三、会议的功能•提供信息•汇集信息•解决问题•研讨决策•培育训练会议基础知识Key to Excellence四、会议的分类根据会议的功能可将会议分为解决问题类：解决问题类：专题讨论会、工作例会专题讨论会、工作例会研讨决策类：研讨决策类：座谈会、决策会、规划研讨会座谈会、决策会、规划研讨会资讯分享类：资讯分享类：宣贯会、务虚会、总结会、新闻发布会宣贯会、务虚会、总结会、新闻发布会会议基础知识Key to Excellence五、是不是真的要开会？请按以下顺序来思考1、我有一个问题要解决2、我打算召开会议来解决？3、我开会的理由是...4、开这个会的成本是“开会人数*会议时间*相应人员工薪”6、我是否真的要开会？能否不开会？7、如果不开会，那我怎麽办？8、电话沟通解决？亲自找相关人面谈？授权下属处理？...9、我不开会的理由是：...10、我的最终决定是：...会议基础知识Key to Excellence怎样主持一个高效的会议•高效会议特征•高效会议主持技巧高效会议的特征与流程Key to Excellence高效会议的特征：简短、高效、有针对性、按计划达成会议目标•会议目标能被实现•会议目标能在最短的时间内被实现•与会者对会议感到满意注：与会者对会议感到满意，并不意味与会者对会议主题或决议感到高兴。

高效会议的特征与流程Key to Excellence会议流程高效会议也是一个PDCA的流程会议准备 开始 展开 结束归纳 会后跟踪12Key to Excellence会议准备要点• 议题与目标设定• 与会人员选择• 会议方式• 时间与地点选择• 议程确定• 会务准备• 通知的发出• 开会前的最后审查高效会议的特征与流程Key to Excellence1、议题及目标设定：•一次会议的议题一个最好，最多不超过3个议题•为澄清内容，避免遗忘，会议目标必须书面明列。•会议目标必须具体、符合实际、可衡量、可达成•会议目标表明的是“应实现甚麽”，而非“应做甚麽”2、与会人员选择：•同讨论议题有直接关系，对会议目标有贡献的人•能够从会议获得好处，并能履行会议决议的人•发言具有代表性，能为其团体负责的人•级别和地位同其他与会人员相若的人•与会人员控制在5-7人范围为佳高效会议的特征与流程Key to Excellence3、时间与地点选择：•会议时间必须包括起止时间，以不超过1小时为宜。•会议时间的安排要方便主持人的准备和与会人的出席•场地必须足够大，硬件配备齐全•会场必须拥有充足的照明，且安静4、议程确定：•按照议题的轻重缓急编排议程，紧要事项优先处理。

•每一个议题均应预估所须的处理时间并明确的标示出来•对有争议、复杂、与会人员不熟悉的议题要安排充分的时间•如果会议必须开小时以上，应该安排中间休息高效会议的特征与流程Key to Excellence会务准备• 会议通知• 人员落实• 会场布置• 仪器设备调试• 交通饮食（娱乐）• 其它高效会议的特征与流程Key to Excellence•与会人员角色与职责•会议准备要点•召开会议技巧•会议问题分析与解决高效会议主持技巧高效会议的特征与流程Key to Excellence主持人职责进行会议准备控制会议进程评价会议成效追踪会议结果高效会议的特征与流程Key to Excellence 记录员职责 参与会议准备  准确记录会议要点 核实重要信息 撰写会议纪要 协助跟踪会议结果高效会议的特征与流程Key to Excellence 时间控制控制开始结束时间提醒发言时间调整会议进度安排休息时间高效会议的特征与流程Key to Excellence 参会人员职责了解会议议题、议程，并就自己负责的议题，掌握足够的信息提供给其他人员参与会议的讨论，并发表自己的观点、看法维护会议议程与议事和谐履行会议决议高效会议的特征与流程Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题召开会议的技巧召开会议的技巧主持人会议控制的技巧会议中沟通的技巧会议中达成决议的技巧与会者发挥影响力的技巧Key to Excellence目标管理如何理解目标管理主持人会议控制的技巧技巧一：设计简短的开场白技巧二：营造和谐的议事气氛技巧三：控制时间，依照议程进行技巧四：及时总结讨论内容技巧五：引导发言者解释令人困惑的发言技巧六：帮助与会者理清不假思索的想法技巧七：使少数人的意见受到尊重技巧八：阻止与议题无关的争辩与讨论技巧九：保持中立态度技巧十：准时结束会议高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题召开会议的技巧Key to Excellence目标管理如何理解目标管理技巧一：设计简短的开场白好的开场白应符合以下条件 1、让与会者清楚地知道开会的目的、程序、时间安排2、让与会者知道为何请他们来开会3、取得与会者对会议议程安排的认可4、明确须讨论的问题，并提供跟讨论议题有关的资讯， 含盖：问题产生的背景、原因、触及范围、目前情况、困难所在、不能解决的后果5、指定会议记录人6、开场白简洁明了，应控制在3-5分钟内高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧二：营造和谐的议事气氛•为每个与会人员创造平等的条件和机会•鼓励与会者发言•避免同与会者发生争执•保持轻松、避免紧张Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧三：控制时间，依照议程进行议程=迈向“最佳决议”之路目标Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧四：及时总结讨论内容•在我们进行下一阶段讨论之前，先整理一下已经达成共识的部分•未经复核的意见会导致质量不佳的决议Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧五：引导发言者解释令人困惑的发言我们准备推行3W方案甚麽是3W方案？可以举一个例子吗？当发言者用专用名词，令其他与会者只能“臆测”时，主持人就要追问发言者能把确切的意思讲出来Key to Excellence目标管理如何理解目标管理技巧六：帮助与会者理清不假思索的想法高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题我们都同意......大家都知道这是常识！我怎麽知道？主持人要避免与会者陷入“自以为是”的思考泥潭，要求其拿出证据Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧七：使少数人的意见受到尊重大家都知道地球是平的是圆的！是圆的！主席要使与会者了解到即使不同意他人的看法，也要尊重他人发言的权利。

当少数人意见被压制时，尽可能让他们多发言。Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧八：阻止与议题无关的争辩与讨论昨天下了一场小雨不对，是下了一场大雨当发言者情绪化的要他人承认其想法是错误的时候，就会产生争端，此时主持人要立即打断发言，说明其争辩同讨论议题无关。Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧九：保持中立态度主持人在讨论中要尽力协助与会者以客观的态度议事，而不是暗示与会者何者是其满意的意见。Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题技巧十：准时结束会议•预留足够的时间做结束总结1、复述本次会议的目标、总结本次会议的成果2、确定任务的妥当分配、多谢与会者参与3、必要时，宣布下一次会议主持人、目标、时间、地点•准时结束会议•及时处理会后事务：1、会议纪要须及时发出2、决议事项落实情况跟踪•会议结果1、达成共识2、明确行动计划3、落实责任人4、确认监控措施5、会议效果评估Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议中沟通的技巧陈述技巧倾听技巧研讨的技巧Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题陈述技巧•发言的内容要有组织，可将发言内容要点写下，供发言参考•发言时只针对一个特定的要点，且要讲证据•合理运用有声语言和形体语言1、要与听众保持视线接触2、适当地改变音量、音调3、避免后仰、打哈欠Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题倾听技巧•用“耳”听：接受发言者发出的所有信息•用“眼”听：观察发言者形体信息，判断发言者有声语言的真正含义•用“心”听：换位思考，站在发言者的角度，去体会他的处境和感受•用“脑”听：用大脑去分析发言者的动机，以了解其弦外之音尊重他人的发言权力，避免打断别人发言Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议研讨技巧一图文呈现 作用： 运用不同呈现方式，便于收集归纳。

 步骤：1、陈述表达，用不同词描述2、运用文字、图形、图表清晰描述3、分类、归纳整理，提炼问题Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议研讨技巧二脑力激荡 作用：与会成员运用创造力，提供多方面建议，供选择决策。  要求：成员踊跃发言不要讨论观点不提反对意见可在观点上发挥记录所有观点Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议研讨技巧三“虚拟”小组 作用：提供信息，集思广益  步骤：1、小组研讨前，每人写出意见2、汇总整理，形成意见清单；3、反馈小组成员，分别评估4、核对整理结果，提交会议Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议研讨技巧四小组划分 作用：调动与会成员积极性，收集建议会议场地搜寻，便于研讨 步骤：分成3-7人的小组，与会成员可自由发言确认组长，承担小组会议主持复杂问题，可由小组分别负责，进行研讨小组研讨，向会议提交结果Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议中达成决议的技巧传统的会议决策方式如何有效率的达成决议会议决议的执行效率Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题传统的会议决策方式权威式决议：快速达成目标，但与会者贡献有限，出错率高强势少数决议：快速达成目标，但议题不能充分讨论，受埋怨。

少数服从多数决议：参与性高，决策民主，但时间缓慢。无异义通过决议：参与性高，全体接受，但时间非常缓慢，Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题如何有效率的达成决议•理清问题与议事目标•用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达成共识•例举或图示各提案并开始讨论之•客观比较各提案优劣，估计各提案之获益率•评估有无采集更多参考资料的需要，如需要，议定搜寻方向•征求反对意见，并以中立角度检视正反意见•寻求与会者对各提案要点的认同并确认议事结果•组成或指定决议案执行的责任与督导单位Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议决议的执行效率ED=Q*AED=effective decision-决议执行效率Q=quality-客观资料采用的多寡A=acceptance-执行者主观的满意度Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题与会者发挥影响力的技巧•早发言、常发言、控制发言长度•发言流利有权威感•有系统的发言Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题早发言、常发言、控制发言长度•在会议开始后的5分钟内发言，其影响力最大，在15-20分钟内发言，效果减低一半被接受的意见数量个人提出的意见数量•发言频率高，影响力会成倍数增长个人影响力指数=Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题有系统的发言•委婉地陈述意见•点出所要陈述的意见的重要性•以证据支持论点•整合陈述的意见，并要求与会者回应Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题会议中常发生的五个问题•与会者的发言离题•与会者分心•与会者之间发生争论•与会者开始变的烦躁•少数人垄断会议Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题问题一：与会者发言离题•原因：1、对会议的目标或讨论主题不清楚2、过度关心某些问题、需要而在无意中离题•措施：1、澄清会议的目标与讨论的主题2、会议期间，主席应具高度敏感，发现并及时终止离题者的发言。

举例：“刚刚你提高的这个问题显然非常重要，但是它跟我们的会议主题似乎没有太大关系。假如你不介意，我希望会后再详谈Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题问题二：与会者分心原因：1、对会议的目标或讨论的议题不清楚2、感到沉闷无聊3、会议中涉及的某些问题或意见触发他们交谈4、外界环境的干扰5、对会议的内容缺乏兴趣措施：1、澄清会议的目标与讨论主题2、让与会者明白会议对他们的有益之处3、会议时间与地点选择须考虑与会者情况4、主席作短暂停顿，或稍作休息5、如多数人分心，则暂停会议6、个别与会者分心，主席可不理Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题问题三：与会者之间发生争论原因：1、对会议的目标或讨论的主题不清2、对会议中某些问题，有不同的看法3、凭会议而发泄彼此的不满或借会议互相挑衅措施：1、澄清会议的目标和讨论主题，以避免离题的争论2、强调“甚麽是对的，而非谁是对的”3、倘若争论离题，则立即制止4、倘若是题内争论，则征求沉默者意见5、主席显示自己的立场，制止争论Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题问题四：与会者开始变的烦躁原因：1、会议逾时2、与会者尤其它事要办3、会议没有实效（议而不决、一言堂、跑题）措施：1、准时结束会议，否则事先言明2、选择符合与会者希望的时间开会3、暂时结束会议，安排短暂休息4、以小故事、挑战性问题、重鼓与会者兴趣5、阻止一言堂和跑题Key to Excellence目标管理如何理解目标管理高效会议基本环节及注意问题几个注意问题 几个注意问题参会人员四个角色及职责会议流程及注意问题问题五：少数人垄断会议原因：1、多数人不积极参与会议2、少数人思考快速，善于表达，且对会议表现热忱3、少数人好表现4、上级领导发言措施：1、鼓励所有与会者积极参与，轮流发言2、事先同少数垄断者沟通，请他们节制3、指派工作给喜欢垄断会议的人去做4、巧妙地阻止其发言举例：“我们已经领会你的意思，让我们再听听其他与会者的看法，好不好？”Key to Excellence谢谢大家