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6、制定会议规则

这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不需要正装出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿;会议中的发言顺序是怎样的，发言时长如何规定等。

7、编制会议经费预算

根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐费、会场布置(装饰、茶歇、服装、宣传物料等)、资料费等。

（三）确定会议筹备小组及分工

按照会议方案制定的事项，确定会议筹备小组成员及分工。具体分工包含负责事项、完成时间点和完成情况核查三个部分。分工如下:

1、发送会议通知

会议通知的发送形式有两种，第一种是电子通知;另一种是纸质通知。电子通知如邮件、微信、OA、ERP等。纸质通知如制作精美的邀请函。

通知内容需包含“八要素”:

①会议名称;②会议议题;③会议时间(年、月、日、上午、下午、晚上、几时);④会议地点;⑤参会人员;⑥会议筹办方及联系方式;⑦入场凭证;⑧会议准备资料提交方式与时间。

通知内容表达既可以是全文档形式的，也可以是经过平面设计的图卡形式的。

2、会议资料与物品准备

会议资料准备包含两个方面，第一个方面是发放资料的准备，如会议讲义;第二个方面是收集资料准备，如在规定时间点按照规定的形式和要求中型会议场地，将参会者需要提交的资料收齐，整理所有会议材料并定稿。

会议物品，包括会议室预订、房间预订、就餐预订、交通预订、会议纪念品采购、会议统一服装采购、会议证件制作、姓名卡牌制作、会议宣传指示标志制作(横幅、宣传海报、电子屏幕背景、PPT背景等)。

3、会场布置

会场布置一般在会议开始前一天进行，布置内容包括:

①桌椅布局;②座次安排;③名牌摆放;④茶歇摆放;⑤影音设备调试;⑥现场灯光调试;⑦环境装饰:横幅、背景墙等。

4、会议现场安排

确定好会前接待与引导人员、影像记录人员、会议纪要人员、流程联络人员、机动人员的人员设定与具体任务安排。

（四）会议召开

1、做好会议接待与入场服务

会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。

2、做好流程衔接服务

流程衔接服务包括:①要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈;②要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。

3、做好会议记录

会议记录包括会议内容的文字记录和会议现场的影像记录。

（五）会议总结评估

1、会议纪要

向参会人员发送会议纪要，总结会议成果和解决周期表等。

2、会议宣传

整理会议新闻稿，发布至公司宣传平台。

3、会议总结

会议的总结包含两个方面，一个方面是对会议内容达成的总结，本次会议是否富有成效，是否达到了会议的目的中型会议场地，之后要如何改进等;第二个方面是对会议的组织进行总结，本次会议的组织是否良好，之后需改进的方面有哪些等。