丫空间介绍 ·丫空间(www.yaspace.cn)，全国性活动内容平台，涉及展览展示、会议、庆祝活动、团建拓展、私人活动、竞技赛事、拍摄等各类活动图文、短视频内容的记录、传播。 ·用户通过丫空间可以浏览、筛选各类活动内容、活动商家、活动资源;商家通过丫空间可以发布、分享场地或业务信息、活动图文、短视频等活动内容进行市场营销。 ，丫空间已汇聚特色场地，虚拟空间，秀场/发布中心:艺术/展览馆，演出场馆。会所/俱乐部，公寓别墅/美趴，商场/步行街，酒店/度假村，影棚/演播厅，体育场馆，户外/广场。婚礼/宴会场地 会议中心，会展中心、剧场/剧院，众创空间/路演，会议室/培训厅，咖啡/书店、酒吧/餐厅、游船/游艇等全国各类场地资源。

《会议现场管理.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议现场管理.ppt（70页珍藏版）》请在人人文库网上搜索。

1、会议现场管理,Your company slogan,本章提纲,1 会议代表的现场注册,2 会议社会活动的举办,3 会议专业活动的安排,4 会议餐饮活动的安排,一、现场注册的时间 会前从哪天开始注册？ 注册结束时间？ 每天从什么时间开始注册？ 注册是否也有午休？,第一节 会议现场注册,第一节 会议现场注册,二、注册台的要求 1、注册台地点的选择 会议中心或酒店的大堂 2、注册台的标志 包括：会徽、会议缩写、举办时间等 3、注册台的搭建,注册台,第一节 会议现场注册,三、注册分工 1、预先注册 Pre- Registration 2、现场注册 On-Site Registration 3、旅游和

2、票证服务 4、领取会议文件 5、会议专业学术服务 6、会议管理组 总协调,第一节 会议现场注册,四、注册数据的处理 现场注册数据及时提供给相关部门，以调整： 1、会议程序 2、会议会务 安排欢迎招待会和宴会等 3、旅游活动,第二节 会议社会活动的举办,一、会议开幕式的安排 1、时间： 会议正式开始前一天的晚上或会议正式开始的第一天上午 2、地点：会议中心/会议酒店 如果人数较多，可采取主会场和分会场并用 3、开幕式会场的布置 1）主席台的布置 背景板：会议的会徽和有关组织的徽章 会议的名称、缩写和会议举办时间和地点； 会议的主办单位 横幅：会议的名称，一般采用红布白字 主席台：长条桌-桌签、鲜

3、花、茶杯或矿泉水、纸笔,横幅,2、会议代表席的布置,贵宾席 代表席 记者/媒体席,3、贵宾室的布置,按规格分别接待 位置：专供贵宾使用的大门、电梯和通道，离会场近 布置：沙发和茶几-饮料和鲜花，门口设签到台签到簿和笔、胸花,4、开幕式的程序,可持续和可替代性旅游国际研讨会 会议时间：2009年7月10日至7月13日 大会开幕式 时间：7月11日上午08:3009:30 地点：阳朔唐人街酒店长安厅 主持：国际地理联合会旅游、休闲和全球变化专业委员会、美国北亚里桑那大学Alan Lew教授 议程： 阳朔县人民政府县长谢灵忠先生致辞 桂林市旅游局局长李志刚先生致辞 桂林旅游高等专科学校党委书记林娜教

4、授致辞 中山大学校长助理、中国地理学会旅游地理专业委员会主任委员保继刚教授致辞,世界客属第23届恳亲大会在河源市隆重开幕,2010年11月29日世界客属第23届恳亲大会在河源市隆重开幕。 汪洋代表省委、省政府向第23届世客会的召开表示热烈祝贺，对客家乡亲表示诚挚欢迎，并向全世界客家人表示亲切问候和良好祝愿。 广东省省长、第23届世客会最高荣誉主席黄华华致辞。全国人大原常委、香港金利来集团董事局主席曾宪梓，台湾新竹县县长、世界客属总会会长邱镜淳等在开幕式上致辞。 中央和国家有关部委领导同志、省有关领导同志、兄弟省(区)有关领导同志和知名客属人士、客属社团团长以及各界群众共约8000人出席了开幕式

5、。,5、贵宾的接待,1）邀请贵宾 出席会议的贵宾类型： 一参加会议的人员，包括有关组织的负责人、学科带头人和会议机构负责人； 二专门请来参加开幕式的人员，包括三类：国家级领导人；本行业的领导；赞助单位的领导。,2）贵宾的现场接待 开幕式前半小时级别相当的领导在大厅门口迎接 相关工作人员引路送到贵宾室 会议的主要领导在贵宾室等候迎接 在贵宾室的活动：在签到簿上题词或签字，佩戴胸花，接见或合影 3）外请贵宾活动的安排 代表基本落座后，引导其进入会场入座 开幕式结束后欢送或参加展览会的剪彩仪式并参观,6、代表进入会场 凭胸卡或请柬入场 引导代表入座,7、新闻记者的接待 在注册台设立记者接待站，发放记

6、者证等相关材料 8、安全保卫 会场：会场布置结束后，进行安全检查，封闭会场 重点：保卫到场的领导安全 入场口安排安保人员 9、交通安排 会前制定行车路线、印制参加会议开幕式的特殊车证,二、闭幕式,1、时间：最后一个大会报告之后/ 专业活动结束的当晚与闭幕宴会一起进行 2、程序： 会议负责人代表组委会和程序委员会进行总结； 表示感谢； 宣布评奖结果； 系列会议请下一届主办单位介绍相关信息,第三节 会议专业活动的安排,一、会议报告的安排 1、会议最终日程的发放 2、会议报告人索引提供 3、会议室索引提供 会议分组的编号、使用的会议室房间号和会议室所在楼层，会场的平面分布图 4、日程的变动和报告的调

7、整 临时变动如何通知？,二、会议室和设备安排 （一）会议室的安排 1、大会特邀报告 主会场，也是开/闭幕式所在场地 2、专题报告会安排 如何安排会议室的大小？ 布置：电脑设备+屏幕，侧面摆放长条桌，供会议主持人用 3、张贴论文的场地安排 会议室附近的走廊或专门租用单独的场地 布置：标准展板张贴，我国：宽1米，高2.4米 （二）会议设备安排：会前安排完毕并调试好,主会场-大会特邀报告,分会场-专题报告会,分会场,分会场专题报告会,张贴论文的场地,第四节 会议餐饮活动的安排,问题1：基于用餐预定人数和实际人数的出入，会务组和酒店餐饮部何时协调修正会议用餐人数比较合适？ 问题2：会议用餐凭代表证入场

8、还是凭餐券入场？谁来负责查收相关证件或餐券？ 问题3：如果没有携带会议代表证或餐券学术会议会场布置，会务组该如何协调？,上海原子核所与日本同步辐射所举行合作签字仪式,2003年1月21日上午，在上海原子核研究所举行了日本同步辐射研究所(JASRI)和上海原子核研究所(SINR)全面合作协议的签字仪式。出席仪式的有JASRI所长AkiraKira博士、管理部主任HideoOhno博士、加速器部副主任HaruoOhkuma博士和外办主任WataruMatsumoto先生等,以及原子核所所长徐洪杰博士和副所长朱志远博士、副所长赵振堂博士以及其他科研人员。赵振堂副所长主持签字仪式。 徐洪杰所长在致辞中对AkiraKi

9、ra所长等一行的到来表示热烈欢迎，Kira所长在致辞中简要地介绍了日本同步辐射(SPring-8)在研究领域的应用，并指出如何用好同步辐射光源是目前世界上所有光源面临的主要课题。双方在致辞中对即将开始的合作都表示了由衷的祝愿。接着，徐洪杰所长和Kira所长分别代表SINR和JASRI在合作协议书上签字，并与出席签字仪式的全体人员共同举杯，预祝双方的合作取得圆满的成功。,签字仪式后，Ohno和Ohkuma博士就SPring-8目前开展的主要研究和应用工作做了报告。徐洪杰所长介绍了上海原子核所的现状、学科方向及主要研究成果，赵振堂副所长简要地说明了双方合作的主要内容。随后，双方就合作的具体内容进行

10、了讨论，日方人员参观了SSRF预研工作的成果展。 上海原子核研究所和日本同步辐射研究所将在加速器技术、同步辐射应用、大工程管理等方面建立起全方位合作的关系，将对双方在同步辐射领域的研究和应用水平的共同提高起到积极的促进作用。这次双方合作协议签字仪式的成功举行，意味着双方合作的正式开始，并将取得圆满的成功。,思考： 结合本案例谈谈签字仪式一般包括哪些程序？,签字仪式,一、签字仪式的准备工作 1、人员确定 2、必要的准备工作 1）准备好经双方商定的中外文文本、签字用文具、国旗等 2）商定签字仪式的时间、地点、双方主签人等 3）通知出席签字仪式的双方代表及新闻记者,签字仪式会场,3、布置签字厅 庄重

11、、整洁、大方 1）签字厅挂横幅学术会议会场布置，正规的签字桌应为长桌，座位前摆放各自的签字文本及签字文具 2）签字桌应横放，在其后可放置适量的桌椅 3）签署双边性合同，可放两张座椅供签字人就座 4）签署多边性合同，可以仅放一张座椅，供各方签字时轮流就座，也可以为每一位签字人提供一把座椅,二、签字仪式的程序 1、签字仪式正式开始 2、签字人正式签署合同文本 3、签字人交换已经正式签署的合同文本 4、共饮香槟酒表示祝贺 5、宣布签字仪式结束，合影留念,2001年中国入世及议定书签字仪式,(一)时间：11月11日19:30-20:00(北京时间12日00:30-01:00) (二)地点：，A

12、L MAJLIS大厅 (三)会场情况： 会场将悬挂中英文“中国加入世界贸易组织签字仪式”横幅。 会场中间设签字台。签字台上摆放中国国旗，签字笔，签字文本，鲜花等。 (四)出席人员： 1、中方44人：中国代表团全体成员。 2、外方7人：会议主席、卡塔尔财政、经济和贸易大臣卡迈尔，WTO总干事穆尔，WTO现任总理事会主席、香港常驻WTO代表哈宾森，WTO副总干事拉维耶，中国工作组主席吉拉德，WTO秘书处加入司司长候塞因，法律司司长凯普。,(五)签字仪式具体程序： 19:20，石广生部长、会议主席、WTO总干事入场。 石广生在文本最后一页签名，签日期，并标注中文“须经批准”字样。 石广生离席先作简短

13、发言，后请总干事简短发言。 中国加入WTO议定书签署后，石广生部长将约见WTO总干事穆尔，向其提交由中国国家主席江泽民签署的中国加入世贸组织批准书。30天以后，中国将正式成为世贸组织成员。,签字仪式实训：,与签署技术合作协议仪式 签字仪式的组织工作分为5个场景 1、2010年11月15日，总经理秘书 走进了总经理 的办公室， 总告知他，签字仪式将安排在下一个月的5号。 总说董事长 很重视这次两家公司的合作，他让秘书认真拟定这次签字仪式程序，整个议程务必尽善尽美。 请拟定一份签字仪式程序,2、11月17日， 秘书将签字程序给总审阅后，就着手准备

14、签字仪式的文件。 秘书从技术执行经理 那里，拿到了已经起草好并经过双方同意的技术合作协议， 秘书对协议书进行了严格的校对，确认无误后，印制、装订成文本，文本包括正本两份、副本两份。 请演示秘书准备待签文本的过程，并制定一份技术合作协议样本。,3、11月20日， 秘书到希尔顿大酒店，与酒店大堂经理许先生共同布置签字仪式会场。 秘书告诉许先生，此次签字仪式双方共有12人参加，其中双方主签人各一名、助签人各一名、陪签人各四名，设长方桌，桌上放置双方单位主签人的席卡、文具，会标用红底金字，还要准备香槟酒和酒杯，四周要有鲜花装点。 请演示布置签字仪式会场的过程。,4、11月22日，签字仪式已准备就绪，为

15、扩大宣传， 秘书特地给苏州有限电视台打电话，找到林记者，请他来采访报道这次签字仪式。林记者一口答应，并说要约苏州日报的记者一起参加。 秘书表示十分感谢，并告知仪式的具体时间及安排。 请演示秘书打电话的过程。,5、12月5日上午9：00，签字仪式正式开始。出席人有：主方主签人董事长，助签人秘书，陪签人总经理，商务执行经理 ，人事执行经理 ，技术执行经理 。客方主签人总经理 ，助签人秘书，陪签人副总经理 、技术部主任 、开发部主任 、销售部主任 。签字仪式由朝阳总经理 主持，双方按预定位置入席，双方签字完毕，朝阳秘书推出已经斟好的香槟酒，双方举杯庆祝。电视台记者和报

16、社记者在旁拍摄。 请模拟签字仪式的完整过程。,一、会议接待的座次安排,1、大型会议主席台的座次安排,中国：“左为上，中为上，前为上”,2、接待来宾时的座次安排,3、座谈会座次安排,4、沙发室座次的排序,国内接待 注：A为上级领导或来宾席，B为主方席。,接待外宾 遵守国际惯例以右为上 注：A为主方席，B为客方席。,5、集体合影时的座次排序,集体合影的人员排序与主席台的排序相同。,二、 宴会的座次安排,1、中餐宴会桌次排放,2、中餐宴会座次顺序,3、西餐宴会座位安排,课程论文：选择某一类型会议，策划会议流程，内容包括： 会议筹备委员会的人员构成 会议的时间、地点、主题和议题 设计会议所需背景板（主背景板、注册台、分会场、招待晚宴等）、会议代表证 写作会议邀请函及会议通知文书 会议筹备及现场接待相关事宜 会议室的安排 策划一次欢迎/闭幕/招待晚宴，包括晚宴的会场布置、流程、菜单 会后旅游线路的策划 ,