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1、会展策划主要流程分析姓名：学号：班级：指导老师：第一章展览的前期工作展览前期的工作也是展览项目管理的启动阶段的工作，包括展览前期的策划、展会营销、招展招商、场馆布置。第一节策划展前策划主要包括以下工作：策划展览项目的名称、主题、办展机构、办展时间、办展地点、参展流程和观众接待及其它相关内容。一、展览项目名称展会名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。基本部分和限定部分构成展览会名称的主体，而行业标识则是起到明确展会类别的作用。1、基本部分基本部分一般可以是“展览会”、“博览会”、“展销会”、“交易会”和“节”等，用来表明展会的性质和特征。2、限定部分限定部分主要是说明展会举办
2、的时间、地点和参展商的来源。展会举办时间一般有三种表示方法：可以是“年”，可以是“年 +季节”，也可以是“届”。展会举办地点一般是用展会所在城市、省（区）、国家的名称表示。根据参展商的来源，展会可以分为国际展、国家（全国展） 、地区展、单独展。因此展会参展商的来源用“国际”、“全国”、国家名称、地区名称来表示。3、行业标识行业标识是用来表明展会的展览题材和展品的范围，是展会主题鲜明、突出不可或缺的一部分。二、展会主题的策划展会的主题策划是一个展览项目启动过程的重要环节，是其它策划的前提，是展会的灵魂。主题的好坏直接关乎展会的当期利润和展会生命。1、主题策划的原则主题的策划必须把握主题的可持续发
3、展性原则、主题的定位准确原则、主题的先进性原则、主题的广泛性原则、主题的综合服务性原则。1) 主题的可持续发展性原则一个展览会只有具有可持续发展性才可以为主办者带来利润，才能提升影响力，才有成为精品展、名牌展的可能，才会为未来发展打下坚实的基础。而要保证主题的可持续发展性，就要在主题策划时充分考虑到时代因素、产业因素、市场因素、区位因素等等，这些因素都会影响展览会主题的选择。2) 主题的定位准确原则展览会主题定位的准确很重要。对于主办方来说可以通过展会的主题来确定，并根据参展商和展品的范围来确定目标观众和一般观众的范围。对于企业来说，通过展会的主题可以判断展览会参展商和参展产品的范围，并由此判
4、断是否适合参展。对于观众来说，通过展会的主题可以判断展览会参展商和参展产品的范围，并由此判断是否适合观展。3) 主题的先进性原则一般来说，主题的先进性是说主题要具有时代先进性，也就是说，展会的主题应与时代潮流、社会热点联系紧密。同时，一个极具吸引力的展会主题还应在所处领域内具有先进性，从而吸引参展商、观众、赞助商。4) 主题的综合服务性原则展会主题的综合服务性是指主题可以为不同层次需求的参展商和观众提供服务，如各种综合类型的展会。展会主题的综合服务性对于展会招展、招商、吸引目标观众以及扩大展会规模和影响力起到重要作用。相反，主题过于专一，不便于招展、组织观众。2、主题策划的方式把握主题策划原则
5、的同时，主题的策划要有创新意识，这就要了解主题策划的方式。1) 改变已有展会的举办地点就是将已有展会由原举办地转移到其他国家或地区举办。在当今社会，这一主题策划方式主要体现在发达国家将已经发展得非常成熟的展会移植到发展中国家，改变展会举办的地点和内容。2) 赋予已有展会新的主题这是针对我们通常研究的那些可持续的例会、例展而言的。展会名称保持不变，展会主题则要紧随时代的步伐，以求展会的“经久不衰”。3) 从已有展会中分离出新的展会这里所讲的已有展会通常指的是综合展，分离出来的新展会则是专业展。这种策划方式是顺应展览业发展趋势的一种表现，即专业展取代综合展。相对于综合展展品“繁杂”、组织服务不到位
6、，这样做使参展商、观众（尤其是专业观众）明确了参展目的，避免了不必要的人力、物力、财力的浪费。同时对参展商来说，还可提高交易额。4) 直接策划新的展会策划一个新的展会需要大胆创新，需要前瞻性，需要立足时代前沿。此处“新”字有两种含义，一是在一定的区域内之前没有举办过的展会；二是对于组展者来说之前没有办过的展会，这两类展会都可以称之为“新”展会。3、主题策划的可行性分析展会主题策划出来必须进行可行性分析，比较分析之后才可以确定为最终的展会主题。依托市场优势加快旅游商品发展促进购物旅游商机随着旅游产业的快速发展，旅游业已成为社会经济发展的主导产业之一。旅游商品在市场经济发展中的地位及作用更加突出，
7、旅游业对拉动区域经济发展及产业提升都起到了积极作用，并进一步带动了旅游商品的研发。对旅游文化的交流，商品贸易的提升意义深远。三、办展机构的确定1、主承办单位的确定在我国，展览的主办单位很多是政府主管部门或半官方性质的行业协会，也有高校、科研院所、一般性企业、专门的会展公司等等；承办单位是一家或几家专业展览公司。此外，在我国，一些专业的展览公司为寻求政府（或行业协会）的支持，充分利用其对企业的影响力，主动与其合作，邀请政府（或者行业协会）做或共同做主办单位，但主要工作由专业的展览公司做。2、协办单位的确定协办单位指协助主承办单位负责展会相关工作的单位，一般与主承办单位3、支持单位的确定寻求相关政
8、府主管部门、行业协会、媒体、和其他相关单位（或该行业有影响力的企业）的支持是展览会成功的关键环节。有影响力的支持单位，可以提升展览会的档次，提高展览会的影响力和行业的号召力吸引媒体和大众的广泛关注，有利于开展宣传和新闻炒作，吸引目标企业参展和目标观众参观；可以在较短的时期内营造品牌展览。四、办展时间的策划展会的办展时间有三层含义： 1、展会具体的开展日期，即展会举办的第一天。 2、展会的布展和撤展日期。 3、展会对观众开放的日期，即展览时间。展览时间长短不一，一般是 35 天，也有长达几个月甚至半年的。展览的时间长短没有统一的标准，因此策划时主要是看展会的规模。五、办展地点策划策划办展地点时，
9、首先要确定展会在哪个国家、哪个省或城市举办，其次要确定展会在哪个馆举办。城市选择时要考虑它的知名度、经济实力、产业发展、会展基础设施、公共服务设施、餐饮、住宿、交通、旅游等因素。场馆选择时则要考虑展会预期需要的面积和展馆可用面积、展览场馆和设施、场地单位面积费用及其它间接费用、展览场馆的软件条件（展览场馆形象、工作人员的服务水平） 、展览场馆附近的交通等因素。六、参展流程和观众的接待流程1、参展流程有参展欲望的企业填好参展申请表（代替合约书） ，加盖公章后邮寄或传真至组展者，然后将参展费汇至组展者账户。组展者参展费后向参展商确认展位，展览开始前参展商带上确认函到展览馆组展者接待处报到。2、观众
10、接待的流程观众通过登记或者购票的方式获得入场券场馆布置策划，持入场券经入口处保安核对后即可进入展览馆参观。专业展一般是观众用名片换取门票，有些观众事先可得到组展者或者参展商的赠票。七、其它相关内容的策划1、展品范围2、办展频率3、展会规模4、展会定位5、展会价格和展会初步预算6、人员分工第二节场馆布置场馆布置包括展区的划分及展位费（参展费）的确定、布展等工作。一、展区的划分及展位费（参展费）展区的划分的标准不一，如以地区划分、以展品范围划分、以展示的主题划分等等。二、布展布展包括展台的搭建工作和展品的陈列工作。布展的时间一般是 1-3 天的时间，有时 3 天以上。主要根据展会的规模和展位的多少或者搭建人员
11、的多少等因素来决定。展台及展台搭建展台分为标准展台、特装展台。标准展台由负责搭建，并提供展示所需的基本设施，包括三面展墙、展架、两只射灯、一张展桌、两把椅子、地毯、 220V 5A 三相电源插座一个以及楣板。特装展台风格独特，能反映参展企业的文化和特色，通常由参展商自己负责搭建，而参展商一般会请专业的展览设计公司负责展位的搭建。三、展品陈列参展商需要提前将展品运输至展馆，并且要在展会开幕式之前完成展品的陈列工作。展品陈列要把握整齐、美观、直观的原则，让参观者一目了然。设定也不一样。在确定好目标后，要考虑这个是否可行，因此策划书必须包含如下基本内容，这些内容可以概括为“5W3H”，即What（什
12、么）策划的目标、内容；Who（谁）策划和执行的相关人员；Where（何处）策划和执行的场所；When（何时）策划和执行的进程表；Why（为什么）目标能否实现的假设、原因；How（怎样）策划的方法和整体系统的运转；第二章展中管理一、了解展会内容（1）时间每日开展的时间，闭展的时间撤展的时间各种会议安排的时间（2）地点展览馆 : 具体展出的地方酒店会议室：具体举行会议的地方餐厅地点：参展商进餐的地方（3）负责部门服务部：提供现场服务，进行现场讲解，以及相关的服务信息部：仔细做好参展商、观众的信息登录。安全部：负责展览馆的保全工作，及时解决突发状况。客服部：在线解决客户问题，提供优质服务运输部：负责
13、展馆展品的的运输问题，保障展品的完整性与展览性。二、了解展会布展（ 1）展位数量本次展会共有 108 个标准展位，其中3 个特装展位（ 2）展位排列顺序展位号有 A E，呈横行排列。作为展会现场的管理者必须对展位的布置做到心中有数。（ 3）每个展位对应的参展商（ 4）展馆内的分区作为展会现场的管理者必须对展位的布置做到心中有数。一来，如果出现紧急情况，可以及时准确的通知相关展位负责人。二来，利于及时了解参展商到达情况以及相关情况。三来，此次展会设置了采购商洽谈区，现场管理者可以根据供应商和采购商的需求及时地进行牵线搭桥。三、明确展中管理职责（ 1）安全职责（ 2）道具职责（ 3）服务职责（ 4
14、）信息职责第三章会展宣传推广宣传概述会展宣传推广是会展的关键之一，主要是围绕会展的主题、目标和内容，以会展和客户的文化、资本为基础、通过纸质宣传、媒体宣传、时间宣传等手段，达到提升展会价值、推广会展影响、展现会展形象知名度和参与度、吸引更多目标观众的目的。会展宣传推广的方式多种多样，在这里列举几例：一、会展形象的打造 VI 视觉系统的设计VI 设计一般包括基本要素系统和应用系统的两大内容1. 基本要素系统一般包括A. 标志设计：B. 标准字设计：C. 标准色设计D. 标志和标准字的组合设计E. 辅助图形设计F. 特型图案设计，如吉祥物2. 应用系统一般包括：A. 办公用品：信封、名片、工作证、
15、请帖B. 外部建筑环境C. 交通工具D. 服装设计E. 广告媒体F. 产品包装G. 公务礼品H. 印刷品其次，还包括吉祥物的设计在会展活动的 VI 设计中，吉祥物的设计尤为重要，它必须满足，它必须满足该活动的特征及相关背景，而且要与众不同。一般我们评判一个优秀的吉祥物的标准，主要是设计创意是否符合“ 5W” who，what， why，when，where Who它是谁？它是什么？它代言什么？ what它正在干什么？它传递什么？Why他为什么是这样，而不是那样？ when它属于过去、现在还是未来？where它属于那里？它有那里的特色吗？同时，看设计是否符合“ 3M”更准，跟巧，更好。 More
16、 准是否更精确，更到位？ more 巧是否更巧特、更独特？ more 好是否更精彩、更完美？二、宣传推广媒介的选择1. 语言媒介，包括有声语言和无声语言2. 印刷媒体包括报纸、杂志、传单、图片和招贴3. 电子媒介包括广播、电视、多媒体电脑和网络电影、录音、幻灯4. 其他传播媒介：A. 小众化媒介B. 个人传播工具C. 公关宣传品（一是针对性，二是系统性，三是专业性，四是统一性）D. 图像表示E. 人体活动媒介（一是人体语言，二是人的活动）F. 实物媒体G. 特别活动媒体第四章总结通过参加展会，我也看到国内的会展业真的是有待发展！在我的印象里，国内的一些展会秩序很乱，专业性还不够。以前没学会展之
17、前就听说国内的会展不行，不够专业，当自己真正去参加展会后，才发现，事实真的是这样。在安防展上，我看到很多与安防一点关系都没有的东西也在展示，比如说，有个展位专门居然展示遥控玩具直升机，并现场销售；有个展位在买音响，还有个展位在卖各种各样的小饰品，整个展会给人的感觉就是不知道这个展会是干吗的，展示什么的，感觉这个展会乱乱的！说得不好听点，展会有骗展的嫌疑。欺骗了专业观众场馆布置策划，也欺骗了那些与展会主题相关的那些参展商的利益。不太专业的不只是展览组织方，场馆方也有很多做得不专业的地方。就拿吃饭这个小事来说，很多展馆没有一个基本的就餐场所。吃饭的地方多是一些临时性的，即使有固定的场所，但卫生等各方面做得很差，看起来很不“和谐”。任何东西发展都有一个过程，我想会展业的头号强国德国在发展的时候，也一定遇到过很多问题，他们发展到今天这种水平，一方面是因为他们发展得早，另一方面是他们不断学习，不仅是从别的国家哪里学，更是从自己身上学习，从自己的失败中学习，从而创造出自己的模式。我们的会展业现在所面临的是一个必然的过程，走过了这个过程，我们的会展就有一个大的发展！我觉得这个时期的会展应该多学习，探索到自己的模式！以上是我个人的一些体会，总而言之，我觉得作为一个未来的会展人，就必须多参加实践，多思考总结，不断学习！这些都是我在展会的一些思考，只代表个人观点！
