对整场会议活动组织人员来说，调查会议活动场地的各个方面是非常重要的。一个好的会场可以营造一个适宜的氛围，有利于推进会议进程，充分达到会议效果；相反则可能阻碍会议的进程，给会议活动策划者带来许多意想不到的麻烦，也会给参与者带来许多不便或不适。

会议地点的选择主要取决于会议活动的规格和预算。具体的会场考察项目如下。

1、考察会场大小是否适中

（1）参会的人数：这是首要考虑的因素。在参观会场之前活动会场，我们必须确定参加人数。不要选择不足以容纳所有参赛者的场地，造成场面拥挤混乱。

（2）会议室的间数：这是为了方便一些需要集中的大会又要分开（讨论）的小会。会期长的会议往往都是大会、小会交错着开的，只有一个会议室不能满足实际需要。

2、考察会场规格是否合适

一般接待规格高的会议、影响重大的会议十分注重考察会场本身的规格。全国人民代表大会的会场一定会选在首都北京的人民大会堂召开，这是由会议的规格与会场的规格相配决定的；相反那就不必要也不可能选在人民大会堂召开。因为尽管该大会可能也人数众多，但其会议的规格却远远达不到使用该场地的要求。过度使用场地只会造成浪费和误解。但场地使用标准低就会导致与会人员的不满。会场规格的高低主要取决于活动场地的装修设计水平、设施设备水平和提供的服务水平。

具体而言就是以下这些要素。

1）考察装潢设计水平：具体就是考察主席台、天花板、大厅、偏厅、休息室、卫生间、门窗等具体要素。

2）考察设施设备档次：包括会场内部和会场外的基本设施设备。

场外基础设施和设备，如停车场、电梯、房间、餐厅等，如果有足够多的场外配套设施活动会场，那对会务组提供其他会务服务无疑会有很大帮助。

场内的设施设备，如电力设备、照明设备、音响设备、通信设备、放映设备、桌椅设备、卫生设施及安全设施等。这些设备的品牌和质量都是非常重要的。