在石家庄开会从来不是一件简单的事儿，从来没有万无一失，向来只有万事俱备。今天会易帮小编尽一己之力帮大家捋一捋这里面的门道。

一、会议资料准备

1、在会议开始前，将会议要用到的资料按每人次准备好，要注意参会人员的角色不同开会场地，用到的资料也有可能不同开会场地，最好要多备份些资料，以应对突发情况。

2、当参会人员因角色不同而需要不同的资料时，可以将资料以人员或单位的形式分开装订，放入文件袋中，在文件袋上写上归属的人或单位，方便人员领取。

3、如果文件资料非常多，可以把这些文件资料按照会议议程的顺序装订起来，方便参会人员查看。

4、如果会议举办单位要给参会人员每个人都送礼物的话，可以将这些礼物和文件资料放在一起，打包发给参会人员。

二、会议通知的注意事项

1、会议通知分为口头通知和书面通知，口头通知只能用在非正式的场合中，比如自己公司的例会或简会。正式的会议都必须出书面通知。

2、在写会议通知时，其中会议的时间一定要与参会人员确定好，不然会导致反复修改会议通知的情况发生，严重影响会议的效率。

3、在发通知的时候，一定要确保每个人都收到通知。

三、会议场地布置的注意事项

1、在选择会议场地的时候，要根据参会人数和预算来选择会议场地。

2、安排好参会人员的座位并且准备好参会人员的名牌。

3、如果是安排好座位的会场，可以直接把会议资料放在每个座位上。

4、在布置会议场地的时候，将开会要用到的音响设备都调式好。

5、在会议开始之前，将会议场地的空调和灯光调式好。

四、会议开始前的注意事项

1、在会议开始前要布置好签到台，准备好签到工具。