会议酒店的接待人员接到客户的预订之后，应该了解客户的基本信息，包括来开会的总人数，以便准备合适大小的会场和相应的桌子和椅子的数量。一般准备的桌子和椅子的数量会比预计的人数多准备一些，以备不时之需，客户非常可能临时增加人数或者减人数。另外要问清楚客户对桌子和椅子的要求，比如说是硬座的椅子还是软座的。

接待人员之后会询问顾客需要预定的时间，会根据顾客刚才提供的信息推荐最合适的会场给顾客，如果顾客之前是会议酒店的常客，对会场已经非常了解的话，为了节省客户的时间，这个中间环节就可以省略了预定酒店会议室，顾客可以告诉工作人员自己想选择哪个会场。

如果顾客选中的会场那天恰好已经被预定了，接待人员还要负责做好协调的工作。工作人员需要和顾客商量一下，看看能不能在会议酒店中挑一个规模差不多的会场，或者是愿不愿意把会议的时间稍微的调整一下。

协调好之后接待人员会询问顾客整体的时间安排计划预定酒店会议室，包括是否需要酒店派车接送，是否需要住宿，开完会之后是否需要在里进行订餐，是否需要预定一些娱乐休闲活动等等。除了这些相关的事项之外，如果客户还有任何别的要求的话，也要在预定的过程中及时的提出来，给会议酒店留下充分的准备的时间。

在确定这些相关的信息之后就要计算一下总体的费用，将计算的结果告诉客户，客户需要先交一部分定金，宾馆才能开始进行前期的准备工作。最后还要接着问清楚客户的姓名，联系方式，以便日后布置会场的过程中有什么问题的话可以及时和客户进行联系。