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展览公司自己拥有展览场馆的不多。因此，大多需要租用展览场馆举办展览会。租用展览场馆需要签订合同。该合同一般须在对外公布展览会举办信息和开始展位销售之前签订。

在签订租馆合同之前，展览公司应对展览场馆进行全面的考察。

考察的重点是展览场馆的服务设施及服务能力，包括展览场地是否适用、展品运输、储存是否方便、标准展位搭建、展品运输物流、展览现场工作餐供应是否自理、展览现场水、电、汽源接驳是否方便、展览现场接待参展报到和观众参观的设施是否具备、长沙会议预订酒店、展览场馆管理水平和员工素质是否专业等方面。还应考察展览会展期的前后三个月内有无相同题材的展览会。

如果长期在某一场馆做展览，签订合同前一般是不需要考察的。

经过考察，如有意租用该展览场馆举办展览会，则进入商业谈判环节。

租用展览场馆商的业谈判，应把握五个重点：

(1)确定展览会的具体展期;

(2)确定展览会所租用的展览面积;

(3)确定所租用的展览面积的租金标准;

(4)确定标准展位搭建、展品运输物流、展览现场工作餐供应等服务的提供形式，如明确由展览场馆提供，则需要确定服务收费标准;

(5)确定展览会组织机构与展览场馆双方的责任与义务，包括违反合同的处罚。

在商业谈判中，展览会组织机构应努力维护自身权益。这些权益具体包括：场租及服务费价格是否合理;由展览场馆提供的服务(如标准展位搭建、展品运输物流、展览现场工作餐供应等)是否达到举办要求;能否避免相同题材展览会的竞争;能否争取免费的增值服务;能否争取支付场租及服务费的优惠条件;能否在违反合同的处罚上争取有利于自身的条款等等。

对于场租及服务费价格是否合理的问题，首次在该展览场馆举办展览会的组织机构，应事先收集其他组织机构在同一展览场馆场租及服务费价格的信息，以免在信息不对称的情况下接受不合理的价格。而经常在该展览场馆举办展览会的组织机构，则可根据过往经验或双方利益关联程度，要求价格优惠。

对于标准展位搭建、展品运输物流、展览现场工作餐供应等问题，如协商由展览场馆提供，则需要逐一考察服务质量并商洽价格标准。展览场馆如负责搭建标准展位，要了解其展架数量和质量有无保证，其价格是否合适。如展览场馆不负责提供标准展位搭建、展品运输物流、展览现场工作餐供应等服务(或者不负责提供其中的某一、两项)，则展览会组织机构需要自行寻求其他服务商提供。

对于避免相同题材展览会竞争的问题，按展览业惯例，同一展览场馆不能在三个月内接待两个及其以上的同一题材的展览会。展览会组织机构应明确提出要求，并将此写入租馆合同会展场馆租赁，作为展览场馆的承诺。

对于争取免费的增值服务问题，一般指展览场馆对可收费的附加服务项目同意免于收费，如免收展览会现场服务中心的场租、免收布展期间夜间的延时加班费、免收展览会主会标语制作费等。

对于争取支付场租及服务费优惠条件的问题，主要指支付场租的订金数额较少、支付场租的时间较为宽松会展场馆租赁，长沙酒店场地出租、以及相关服务费的价格较为便宜等。

总之，由于场租及相关服务费在展览会经营性成本中所占比例较大，展览会组织机构应力争使其相对便宜，或更加有利于自己。就商业关系而言，展览会的组织机构是展览场馆的客户，在谈判中具有较为有利的地位，尤其是在展览场馆较多的城市、以及展览市场偏冷的地方。

但实际情况是，展览市场兴旺的地方，如中国东部地区的大城市，尤其是北京、上海、广州三市，其展览场馆的年利用率高达85%以上，其大型展览场馆如北京国际展览中心、上海国际展览中心、广州进出口交易会展览馆，已被各种展览会排满展期，因而，这些地方的大型展览场馆在商业谈判中，往往处于强势地位。对于展览会的组织机构而言，在与这些地方大型展览场馆的商业谈判中，获得较为理想的展期和较高质量的服务，是主要议题。