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考察活动场地|考察活动举办场所需了解什么事项

2023-01-14 13:09:30 发表

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考察活动举办场所需了解什么事项

考察活动举办场所需了解什么事项

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一般来说,专业的往往会在活动举办之前收集到尽量多的基本信息,主要包括活动的性质、时间、地域范围、规模人数、预算、特殊要求。根据活动主办方的这些活动基本信息,在进行筛选最为适合的活动举办场所,而活动举办场所对一场活动的成功举办,具有重要的作用,因此在选择活动举办场所的时候往往会结合活动策划方案进行整体思考分析。

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通常来说,会根据活动相关的信息去寻找满足活动需求的活动举办场所。比如可以通过上网查找等方式搜索,或者听从活动策划人员的相关建议,然后需要把找到的所有活动场所信息汇总,并且分为主办方意向比较强烈主选和意向一般的两大类。再接着就需要依次向找到的所有场所先进行电话沟通,首先是求证活动举办场所信息的准确性。活动举办场所的规模,活动举办场所所具有的基础设备,活动举办场所的使用费用等。如果所选择的活动举办场所已有人预定场所,也不要马上排除,询问活动举办场所租赁方的其他客户是否付定金。如果预定活动场所方未付定金,还是有机会可以使用该活动场所的考察活动场地,而通过头一轮电话的咨询,可以进一步聚焦候选活动场所,接下来就可以和活动举办场所的工作人员预约看场所了,认为最好是能在一天时间内把候选场所都考察一遍。那么对于实地考察活动举办场所有何交代事项呢?

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1)周边环境,对营造一个想要活动氛围的活动来说十分的重要。首先活动参与者看到的一定是活动举办场所的外部环境,交通,其文化氛围是否符合本次活动的要求,则需要有一个大体的评估报告。走进活动举办场所,场所的格调、陈设是否陈旧,卫生条件如何,场所周围是否有噪声干扰,都是考察时必须要注意到的问题。

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其次看场所的规模是否符合参与人数的要求,层高有多高,是否会影响到活动场所的舞台、灯光设置。活动场所内是否有柱子,如果有柱子,则是否会阻碍观众视线等各方面问题,和活动场所的主会场相关的VIP室、化妆间的设置都必须要依次的仔细考察,最好向对方索要一张活动举办场所的平面图,以便后期规划。

然后就是活动举办场所的相关设备,在考察场所时,往往会询问活动举办场所有哪些设备,如果活动当中需要使用到设备,如活动举办场所自带的舞台灯光,麦克风,音响,投影,LED大屏幕等等各方面设备,都要依次打开试听检查。如需使用活动举办场所的舞台,则需要了解活动举办场所提供的舞台的实际大小,舞台摆放位置,红毯、踏步等等是否有提供;还要同时了解活动举办场所的相关服务考察活动场地,活动举办场所的服务人员是否专业,或者是活动举办场所的安保,消防设备的位置,活动场所安全用电在多少功率之内。

最后对于很多活动主办方最为关注的就是场所租赁价格了,在关于活动举办场所的价格方面,会详细介绍活动举办场所的租赁费,设备租赁费,若活动主办方决定举办,那么还需要了解最早可以什么时候进场搭建,是否有进场费等。如果经过考察,还是没有碰到活动主办方满意的场所,那么还需要将考察过后的各个活动场所与主办方再次进行探讨,最终选择出最优的场所。

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