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——企业年会策划必须注意的事项

随着企业对自身品牌IP打造的重视，各行各业都重视利用年终时段对所经营的企业进行总结，所以产生以各种方式进行总结：

1、企业年会形式主要狂欢为主；

2、以年终总结大会+誓师大会为主；

3、狂欢+会议型。

无论哪一种形式都离不开对上一年度企业的销售经营状况汇报及新一年度企业前景展望。成功的企业年会是增强企业员工对所在企业的认同感，以及搭建企业与客户良好的沟通平台。所以企业的年会最络目的都是以销售为主要目的的过程。

此遍文章是本人为企业年会归纳的几点步骤以供参考。

一、确定策划年会的目的

一般企业年会的目的分为以下几种：

1、加强企业员工对企业的认同感：企业员工是企业的宝贵财富，要经营好一家企业就不仅需要有创新技术，更需要优秀的员工，发挥企业员工的创新意识，就需要企业利用好政策留住人才，留住员工。

2、对企业上一年度的经营状况进去总结及对下一年度前景展望：一切活动策划的最终目标都是销售。不以销售为目标的策划都是浪费。所以针对企业可观的经营数据需要一套好的销售方案是分不开的。企业年终总结报告中应该把企业一年来针对提高销售为目的的方式加以总结，并且从中得出经验，利与弊的相互取舍再制定下一年度的销售方案。

3、对企业员工进去表彰：企业员工的表彰是对员工工作激励的最有效的肯定，也是对下一年度企业发展人才储备的最有力的政策宣传，更是让企业各员工，各部门之间进行能力大比拼搭建的博弈竞技场。

4、对客户关系的维系：有很多企业容易走入年会的误区，以为企业年会仅仅是自身企业内部员工的会议，和客户没有关系，一场真正成功的企业年会是企业与客户这间沟通最有效的通道，他打破了以往企业与客户之间以利益为目的的衡量空间，而采取年会狂欢的形势，在无利益为束缚的方式下坐在一块狂欢，并以此为方式拉近与客户之间的距离，深入客户的心里，以身的企业文化打动客户，让客户参与到企业年会当中去。

5、塑造企业IP：在这IP为企业命脉的时代，打造好一场企业品牌IP是推广企业品牌的最有效的，最节约的广宣方式。一次好的IP宣传对企业的财报数据带来飞跃。而IP以被分为：经营者的IP 也就是企业创始人IP和企业品牌IP。我们可以通过各类媒体在企业年会某一环节当中参与其中，对企业进去宣传，以达到IP认同感。

6、企业政策宣讲：企业政策分为企业的对客政策与对内政策，对客政策顾名思义是企业对参与企业年会的主要客户以及未参与企业年会的客户在下一年度的服务为基础的政策宣传。对内政策顾名思义是企业对内部管理的政策变化，而这种变化必须是以打造员工福利为基本条件的企业政策宣讲，努力为打造员工对企业的高度认同感为目的。

二、活动预算

任何一场活动都有基本的预算，活动预算的多少不仅决定着年会的成功与否，更决定着年会的质量，如何制定一份详细的活动预算呢？下面我分别列举几项决定预算的基本形成。

1、活动的规模：决定活动的规模根据企业身的财报数据与企业规模决定，根据参与活动的人数来决定年会举办场地，若一场小型100人左右的年会，而企业自身经济实力不高，只需要预定一个小型的剧院，因为剧院拥有现有的年会需要的氛围设备如：音响、大屏、灯光等，这些收费较低都是拥有配套的技术人员提供服务，无需另外花钱，并且拥有专业的阶梯式座椅与主舞台，对于总结性的企业会议与年会一同举办是不二选项。若企业自身发展较好，企业规模较大，可选择星级酒店，这不仅对向外界传达企业实力，更能让员工与客户对企业的发展前景更加看好，星级酒店的服务也是比较周到，能减少企业在对参会人员的服务与后勤上的担忧。并且选择一家优质的活动策划团队，全程参与制定整套年会所需要的流程与年会技术服务。

2、场地预算：活动场地预算是根据活动的规模来选定的，并且根据客户参会的方式也有相对应的联系，若客户大多以火车来参会，那么选定在火车站周边的场地比较适合，减少参会人员的舟车劳顿。

3、礼品采购：礼品采购也是需要分等级而定，不同的参会人员根据级别与身份不同赠送不同级别的礼品也是表明对企业贡献的肯定。譬如邀请嘉宾参会，那礼品相对应比较珍贵，并且实用，最好是能让会后嘉宾能拿来当办公室摆放在最显眼的位置，这样有利于嘉宾在平时工作当中随时想起企业。公司员工的礼品则可以相对实惠并且是比较实用型的。

4、设备av舞美搭建：设备的专业程度建议外包给第解决，若预算允许的话尽量不要使用酒店的av设备，因为酒店的AV设备技术人员并非专业的，在对年会流程所需上会有很大的bug。因为酒店的设备是常年在酒店而没有及时的技术更新，对年会效果会大打折扣，并且酒店的技术服务是外包公司合作的，在配合度上比较低效。找一家专业的合作给企业年会举办减轻很多工作量。而且利用第三方公司的专业性对年会全流程的把控会相当顺畅。

5、媒体红包：媒体是IP宣传的最重要的媒介服务，但媒体又不可能随便参与报道，所以参会红包形势是目前市面上比较可取的形式，而媒体红包发放方式也是比较有讲究的，譬如大多数年会在酒店大堂或者秩厅会设有签到处，而签到处会分为两部分，一为嘉宾与员工签到处，一般设为主入口处正面的位置。二为媒体签到处，一般设在较边一点的位置，因为红包需要发放，而又需较为隐敝性。并且在媒体入座时需要安排好媒体区的座位，并在相对应的座位上准备好相关的年会内容与企业形象册。

6、交通接待：参会人员的交通工具需要根据会议场地及参会人员的身份决定，现比较常见的为普通参会人员大巴车，嘉宾为gl8或者更高级别的豪车在机场与车站设有专职的接待人员根据参会人员的到达信息与随行人员数量安排相对数量的车次，并计算好车站或机场到达会议场地的时间，提前规划好行车路线，避免堵车给参会人员带来不适感。

7、食、宿安排：提前统计好需要住宿人员数量信息与酒店沟通预留一定的房间数量，是年会后勤保障的重要一环，星级酒店的住宿都会根据所接会议来对食宿配比预留相对应数量的房间，为保障参会人员的舒服性，企业可以在参会人员和嘉宾房间内摆放相关的摆件或者企业自身符合氛围的产品。

在会议期间可让酒店设置自助茶歇以供参会人员在某一时间段休息自取以解参会人员的疲劳度。

三、组建活动团队

活动团队的组建由：团队负责人、策划、执行、采购与后勤组成定活动场地，虽然这些工作都是外包给第三方专业的策划公司进行，但对于企业自身来讲，也需要组建相关的工作团队，以便于和策划公司对接相关的业务流程，以便与信息共享、沟通更回顺畅，并且对方案的确定与把控能结合年会的背景与目的来选定匹配度较高，能很好地达到企业年会效果的方案。

四、科学合理地选择举办时间

参会时间与参会人员的职业性质与年会的成功与否有很大的关系，年会要达到预定的效果一定要选择晚上及周六，周末是年会举办最佳时间，对于任何一个参会人员来讲周末都是休息在家，他可以不慌不忙地收拾打扮好自己，预定好出门时间以一种舒适的心情来到活动现场，并且在年会后无需安排第二天工作而继续休息在家，这对于参会人员来讲是最完美的流程安排。如果选择在周末，活动团队相关人员需要提前了解参会重要嘉宾的随行人员，譬如妻儿与司机等。因为在周末家人也可能在休息，他们为表达自身形象会携带妻儿隆装参会，所以提前了解相关信息有利于准备对应的服务保障，并且对参会嘉宾司机的接待也需要有相关的服务，能让参会人员对企业周到的人性化服务印象深刻。

若是在工作日参会，那所需要考虑到重要嘉宾至会场的通勤时间路线，需要根据相关交通数据来计算好活动开始时间与结束后嘉宾回家的时间路线。而且需要在活动现场设置嘉宾室或者提前准备好嘉宾的更衣室，休息区，前且摆放好茶歇。

五、设置好各节目时长

年会的流程分为：平峰、高潮、再平峰、再高潮。企业年会的一般都以开场节目热场开始，再由主持人旁白引导企业领导人发表讲话开始向在座的参会人员介绍企业过去及未来的辉煌成绩，并说明年会的目的。时间不宜过长，控制在10分钟以内，并且由相关策划人员准备好与之屏幕相对应的ppt，准备好提词器与翻页笔，并且配有一套演讲台以及讲义夹，并且根据演讲嘉宾的身高在演讲台内准备好垫脚器。表演每个节目的时长也是控制在5-8分钟为佳，但让活动达到高潮阶段的游戏互动类节目可以在10-15分钟，让主持人与在场参会人员互动性更强，选择当下最流行或者互动性最强项目进行，忌智力型游戏以勉出现尴尬，尤其有嘉宾参与的游戏更要避免，与嘉宾最理想的互动方式是可以游戏获奖环节请嘉宾上台颁奖。

六、制定活动进度表

一切活动流程都需要可控的时间内完成，按照时的进度进行有效的推进，那么制定一张活动进度表尤其重要定活动场地，根据进度表的时间来要求团队的各部门，各岗位的人员对自己所负责的工作进行负责落实，在未按进度表落实的人员要进行提醒并要求在可控时间内完成，以便给后续流程进度产生影响降到最低。

七、活动专业性把控

活动的专业性不仅体现在对活动全流程的把控，也体现在对一份完整的活动清单、各技术员的专业性、和环节安排的细节把控以及活动前后期不可预测的方案制定。任何活动都没有百分百会成功，但一切顺利举办的背后都有一个行之有效的执行团队，所以选择一家专业的团队就是成办的一半。

八、后期效益

年会不仅是活动进行期间的一次有利的广宣作用，在活动结束后的后期效益也需要反应出来，这才能使年会的影响更加深远。任何活动都需要准备摄影摄像，现场的会议状况需要利用云摄影，通过二维码让参会人员在活动进行期间在各平台共享年会盛况，利用这机会让更多的人分享这一盛会达到几何倍数宣传。在活动进行当天24点内需要准备30秒花絮快剪小视频，通过参会人员朋友圈或企业公众号进行宣传。活动结束后三天内整场年会3分钟小视频传播为活动后期宣传推广提供服务。让整场年会的影响更深远、最大化。

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