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注：文中活动案例，皆由会小二推荐活动场地

活动预算

是活动中必不可少的一环

怎么预算一场活动的经费

你要的知识技巧，今天给你讲清楚

01

活动预算费用类别

了解活动预算中的主要费用组成，可以让你做预算时心里更加有底。小二归纳整理了5大类：

场地费用

场地搭建和布置费用（场地方案策划/设计费用、场地搭建费用、AV设备租赁费用、印刷费）

基于活动流程的相关费用（技术费用、活动道具费用）

人员费用（工作费用、接待费用：交通/餐饮/茶歇）

营销费用（宣传费用、媒体费用、宣发费用）

A场地费用

对大多数活动而言，场地费用将是活动中较大的一笔支出。

活动场地一般包含：星级酒店、展览馆、艺术中心、秀场、剧院、体育中心、茶馆、酒吧以及一些特色场地。

主办方需要对场地位置、交通、星级、调性和装修风格、面积、层高、配套设施等关键要素多方位考察对比，综合考虑活动需求和预算，最终选出最佳的场地。

想要省时省心省钱的选活动场地，就找会小二。

B场地搭建和布置费用

首先要对活动场地进行规划设计，然后根据不同区域规划及搭建方案，梳理搭建和布置费用。

一般活动中的区域规划可分为会场内和会场外。

会场内以活动流程为主，包含舞台区/讲台区、嘉宾座位区等。

会场内

宴会厅内区域

会场外（多指序厅）主要是以签到、互动、展示等为主的区域，一般包含门头、活动通道、签到区、合影区、展示区（公司品牌、产品等）、互动区、茶歇区等。

活动门头、通道

签到区

合影区

互动区

品牌、产品等展示区

在做好场地区域规划设计后，就可以制定预算了，一般包含：

1、创意策划/设计费用

场地搭建方案及相关物料的视觉设计等，若交给供应商来负责，则需要考虑对应的费用。

2、场地搭建费用

各区域物料的制作费用、采购/租赁费用、人工费用等。

3、AV设备租赁费用

一场像样的活动会议场地租赁费，一定会有主题基调，想给参与活动的人营造的氛围，与现场声、灯光（颜色类灯光、效果类灯光、照明类灯光）、电、屏幕（LED）等设备，有着密不可分的关系。

4、活动印刷费

活动中的印刷物一般包含：邀请函、礼品袋、参会证、桌签、椅背贴、活动手册、宣传资料、易拉宝/X展架等。

在评估完所有的预算项目之后，可以将活动预算的关键要素放在一起，创建一个活动预算表单。

如下是一个简单的活动预算表示例，大家可根据上述预算分类及实际情况，再做进一步归类和细化。

C基于活动流程的费用

1、技术费用：技术平台、设备费用

为了增加参会者现场体验，在签到、互动、抽奖等环节，往往需要借助一些设备或平台来实现。

比如为了解决签到时人员拥挤、数据收集等问题，有些活动会采取人脸识别、RFID、扫码签到等科技签到方式。有些活动为了给参会者带来独特的参会体验，随着交互技术的发展，比如人工智能和虚拟/增强现实技术，在活动现场的使用率也越来越高。

所以，购买相关的活动软/硬件等，将会是预算中不可或缺的一部分。

2、活动道具

在一些特定环节，如启动仪式，为了营造氛围，会借助活动设备，如启动球、冰雕、推杆，也可以利用活动主题、产品造型、Logo来定制一些仪式道具。再比如有些颁奖环节，则可能需要鲜花、奖杯等。

D 人员费用

首先可以先将活动人员做个分类，一场活动一般包含如下几类人员：

1、演讲嘉宾

演讲嘉宾会是活动预算中非常重要的组成部分，很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾，因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力，可以很好地更多吸引参会者。

2、特邀参会嘉宾

活动邀请的重要参会嘉宾，如行业领袖、政府领导、VIP客户等等。特邀嘉宾所产生的费用往往是接待费用。

3、普通参会嘉宾

普通参会人员相关预算，一是与茶歇相关，人员数量决定茶歇数量及预算；二是看主办方是否会负责参会人员的住宿、餐饮等。三是伴手礼费用，取决于人员数量及是否提供伴手礼。

4、工作人员

一场活动，需要的专业的活动服务人员分别是：主持人、礼仪、模特、摄影摄像、演艺人员，有些要求更高的活动，甚至有速记、安保、保洁、同传等人员的需求。

梳理完人员分类后，就可以制定相应的预算，一般包含2类：

1、人员工作费用（演讲嘉宾、专业工作人员）

演讲嘉宾基本都是需要支付一定费用的。专业工作人员如主持人、摄影摄像等，若是由外部人员担任，需考虑相应的费用。

2、人员接待费用

主要包含住宿费、交通费、餐饮、茶歇等

交通费用：包含出发地至活动场地的往返交通费用（航班、铁路、公路等）、会议期间交通费用（活动场地与住宿地、餐饮地点等之间的交通费）。

住宿费用：明确需要提供住宿的人员类别及数量后，根据酒店星级标准、房型等制定预算。

说到这，小编忍不住想打个广告，办会订房，欢迎使用会小二团房，参会者可享受会议专属低价就近住会议场地租赁费，主办方可实时掌握参会订房信息。

餐饮费用：会议的餐饮费用取决于会议议程需要及会议目的，可根据具体情况而定。一般可根据如上不同人员分类，制定餐饮预算，比如演讲嘉宾和特邀嘉宾可能涉及商务宴请、工作人员和参会人员可能涉及到工作简餐等。

茶歇费用：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

伴手礼费用：若活动需要给参会人提供伴手礼，需要根据人员数量及伴手礼方案制定预算。

E活动营销费用

为了在活动前期、后期扩大活动声量、扩大门票销售数量，市场活动可以通过搜索（如SEM广告）、社交平台、媒体渠道等进行传播。而这些渠道也需要费用（免费渠道不包含在内）。

1、前期营销推广费用

比如SEM广告、媒体投放等传播宣传费用。有的活动还可能会在营销创意、文案内容、视频策划制作等层面请外部供应商负责。

2、活动现场媒体费用

若活动现场邀请媒体到场，会涉及到媒体费用。

3、活动后的宣发费用

活动结束后，若需要在媒体渠道宣发，可制定媒体渠道计划，以此制定预算。

以上就是一场活动的主要成本组成部分，当然并不能完全涵盖所有费用，比如一些活动还会涉及视频等多媒体制作费用，比如演讲PPT制作、视频（动画、宣传片）制作等。

02

活动预算技巧

了解了预算组成后，下面一些做预算的小技巧，可以帮你活动预算工作更加顺畅。

1、明确预算重点

在做活动预算前，我们不应该仅仅关注活动有哪些支出，更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标，将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。

2、参考历史数据

可以多参考公司往期活动资源和相关数据，利用前人的经验可以让事情变得简单。

3、记录详细信息

只要是涉及到活动预算的事项，都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚，有助于你之后的判断和决策，对参考你预算计划的人也会大有裨益。

4、关注最新趋势

有效的预算支出需要有策略的花钱方式，而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。了解行业趋势，就可以知道哪些活动方式不再有效，就可以相应地减少这方面的支出。

有了这些技巧，可以让你在做活动预算时更加从容。

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