丫空间介绍 ·丫空间(www.yaspace.cn),全国性活动内容平台,涉及展览展示、会议、庆祝活动、团建拓展、私人活动、竞技赛事、拍摄等各类活动图文、短视频内容的记录、传播。 ·用户通过丫空间可以浏览、筛选各类活动内容、活动商家、活动资源;商家通过丫空间可以发布、分享场地或业务信息、活动图文、短视频等活动内容进行市场营销。 ,丫空间已汇聚特色场地,虚拟空间,秀场/发布中心:艺术/展览馆,演出场馆。会所/俱乐部,公寓别墅/美趴,商场/步行街,酒店/度假村,影棚/演播厅,体育场馆,户外/广场。婚礼/宴会场地 会议中心,会展中心、剧场/剧院,众创空间/路演,会议室/培训厅,咖啡/书店、酒吧/餐厅、游船/游艇等全国各类场地资源。
注:文中活动案例,皆由会小二推荐活动场地
活动预算
是活动中必不可少的一环
怎么预算一场活动的经费
你要的知识技巧,今天给你讲清楚
01
活动预算费用类别
了解活动预算中的主要费用组成,可以让你做预算时心里更加有底。小二归纳整理了5大类:
场地费用
场地搭建和布置费用(场地方案策划/设计费用、场地搭建费用、AV设备租赁费用、印刷费)
基于活动流程的相关费用(技术费用、活动道具费用)
人员费用(工作费用、接待费用:交通/餐饮/茶歇)
营销费用(宣传费用、媒体费用、宣发费用)
A场地费用
对大多数活动而言,场地费用将是活动中较大的一笔支出。
活动场地一般包含:星级酒店、展览馆、艺术中心、秀场、剧院、体育中心、茶馆、酒吧以及一些特色场地。
主办方需要对场地位置、交通、星级、调性和装修风格、面积、层高、配套设施等关键要素多方位考察对比,综合考虑活动需求和预算,最终选出最佳的场地。
想要省时省心省钱的选活动场地,就找会小二。
B场地搭建和布置费用
首先要对活动场地进行规划设计,然后根据不同区域规划及搭建方案,梳理搭建和布置费用。
一般活动中的区域规划可分为会场内和会场外。
会场内以活动流程为主,包含舞台区/讲台区、嘉宾座位区等。
会场内
宴会厅内区域
会场外(多指序厅)主要是以签到、互动、展示等为主的区域,一般包含门头、活动通道、签到区、合影区、展示区(公司品牌、产品等)、互动区、茶歇区等。
活动门头、通道
签到区
合影区
互动区
品牌、产品等展示区
在做好场地区域规划设计后,就可以制定预算了,一般包含:
1、创意策划/设计费用
场地搭建方案及相关物料的视觉设计等,若交给供应商来负责,则需要考虑对应的费用。
2、场地搭建费用
各区域物料的制作费用、采购/租赁费用、人工费用等。
3、AV设备租赁费用
一场像样的活动会议场地租赁费,一定会有主题基调,想给参与活动的人营造的氛围,与现场声、灯光(颜色类灯光、效果类灯光、照明类灯光)、电、屏幕(LED)等设备,有着密不可分的关系。
4、活动印刷费
活动中的印刷物一般包含:邀请函、礼品袋、参会证、桌签、椅背贴、活动手册、宣传资料、易拉宝/X展架等。
在评估完所有的预算项目之后,可以将活动预算的关键要素放在一起,创建一个活动预算表单。
如下是一个简单的活动预算表示例,大家可根据上述预算分类及实际情况,再做进一步归类和细化。
C基于活动流程的费用
1、技术费用:技术平台、设备费用
为了增加参会者现场体验,在签到、互动、抽奖等环节,往往需要借助一些设备或平台来实现。
比如为了解决签到时人员拥挤、数据收集等问题,有些活动会采取人脸识别、RFID、扫码签到等科技签到方式。有些活动为了给参会者带来独特的参会体验,随着交互技术的发展,比如人工智能和虚拟/增强现实技术,在活动现场的使用率也越来越高。
所以,购买相关的活动软/硬件等,将会是预算中不可或缺的一部分。
2、活动道具
在一些特定环节,如启动仪式,为了营造氛围,会借助活动设备,如启动球、冰雕、推杆,也可以利用活动主题、产品造型、Logo来定制一些仪式道具。再比如有些颁奖环节,则可能需要鲜花、奖杯等。
D 人员费用
首先可以先将活动人员做个分类,一场活动一般包含如下几类人员:
1、演讲嘉宾
演讲嘉宾会是活动预算中非常重要的组成部分,很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾,因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人的品牌来提升活动的影响力,可以很好地更多吸引参会者。
2、特邀参会嘉宾
活动邀请的重要参会嘉宾,如行业领袖、政府领导、VIP客户等等。特邀嘉宾所产生的费用往往是接待费用。
3、普通参会嘉宾
普通参会人员相关预算,一是与茶歇相关,人员数量决定茶歇数量及预算;二是看主办方是否会负责参会人员的住宿、餐饮等。三是伴手礼费用,取决于人员数量及是否提供伴手礼。
4、工作人员
一场活动,需要的专业的活动服务人员分别是:主持人、礼仪、模特、摄影摄像、演艺人员,有些要求更高的活动,甚至有速记、安保、保洁、同传等人员的需求。
梳理完人员分类后,就可以制定相应的预算,一般包含2类:
1、人员工作费用(演讲嘉宾、专业工作人员)
演讲嘉宾基本都是需要支付一定费用的。专业工作人员如主持人、摄影摄像等,若是由外部人员担任,需考虑相应的费用。
2、人员接待费用
主要包含住宿费、交通费、餐饮、茶歇等
交通费用:包含出发地至活动场地的往返交通费用(航班、铁路、公路等)、会议期间交通费用(活动场地与住宿地、餐饮地点等之间的交通费)。
住宿费用:明确需要提供住宿的人员类别及数量后,根据酒店星级标准、房型等制定预算。
说到这,小编忍不住想打个广告,办会订房,欢迎使用会小二团房,参会者可享受会议专属低价就近住会议场地租赁费,主办方可实时掌握参会订房信息。
餐饮费用:会议的餐饮费用取决于会议议程需要及会议目的,可根据具体情况而定。一般可根据如上不同人员分类,制定餐饮预算,比如演讲嘉宾和特邀嘉宾可能涉及商务宴请、工作人员和参会人员可能涉及到工作简餐等。
茶歇费用:此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
伴手礼费用:若活动需要给参会人提供伴手礼,需要根据人员数量及伴手礼方案制定预算。
E活动营销费用
为了在活动前期、后期扩大活动声量、扩大门票销售数量,市场活动可以通过搜索(如SEM广告)、社交平台、媒体渠道等进行传播。而这些渠道也需要费用(免费渠道不包含在内)。
1、前期营销推广费用
比如SEM广告、媒体投放等传播宣传费用。有的活动还可能会在营销创意、文案内容、视频策划制作等层面请外部供应商负责。
2、活动现场媒体费用
若活动现场邀请媒体到场,会涉及到媒体费用。
3、活动后的宣发费用
活动结束后,若需要在媒体渠道宣发,可制定媒体渠道计划,以此制定预算。
以上就是一场活动的主要成本组成部分,当然并不能完全涵盖所有费用,比如一些活动还会涉及视频等多媒体制作费用,比如演讲PPT制作、视频(动画、宣传片)制作等。
02
活动预算技巧
了解了预算组成后,下面一些做预算的小技巧,可以帮你活动预算工作更加顺畅。
1、明确预算重点
在做活动预算前,我们不应该仅仅关注活动有哪些支出,更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标,将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。
2、参考历史数据
可以多参考公司往期活动资源和相关数据,利用前人的经验可以让事情变得简单。
3、记录详细信息
只要是涉及到活动预算的事项,都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚,有助于你之后的判断和决策,对参考你预算计划的人也会大有裨益。
4、关注最新趋势
有效的预算支出需要有策略的花钱方式,而了解活动行业趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。了解行业趋势,就可以知道哪些活动方式不再有效,就可以相应地减少这方面的支出。
有了这些技巧,可以让你在做活动预算时更加从容。
会展BEN