文档介绍：NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—AXX公司招标会务管理办法编制:综合管理部审核:批准:发布日期:采购中心议标会务管理办法第一章总则第一条适用范围和目的一、本办法适用于:采购中心所有国内议标的会务费用管理及过程控制。二、本办法制定和实施的目的:确保采购中心招标过程中会务的可控性、安全性、舒适性,同时提升公司形象、提高工作效率。第二条术语和定义1、会务场地服务人员是指议标会议中负责办公、茶水等服务的人员。2、议标接引人员是指议标会议中负责指引供应商递交相关资料或接引供应商进入会议室等的工作人员。第三条引用文件和标准无第四条职责一、采购部1、负责确认议标的等级,提出会务方案的需求。2、负责主持议标会议。3、负责提供议标明细、供应商名称、联系方式等相关资料。4、负责向供应商发送邀请函和接受回函。5、负责安排议标接引人员。二、综合管理部1、负责制定议标会务方案。2、负责安排会议场地服务人员。、负责联系与组织议标谈判小组人员。3.4、负责组织发放和接收议标文件。5、负责保存议标资料。第二章管理内容第一节会务方案的种类第五条会务方案种类:方案一:会务地点为采购中心,费用由采购中心承担。

方案二:会务地点为XX宾馆,费用包括资料费、场地费、办公费等。费用由XX宾馆向应标供应商代收取,综合管理部负责与XX宾馆核实费用使用情况,《费用明细表》如下:构成内计算方预计合收取方费用名供应商均议标时用于与供大型会议158会议场商谈判的场所的天,超租赁费时的时间200小时补收参与议标的监察供应商均工作人审计财务成本餐数50餐饮采购等相关工作人员的加班餐饮费用安排专人编制采购供应商均摊数量、目标价格、资料费人数×100元/次会务安排等资料所需费用在议标过程中由于供应商均摊复印资料、密封材临时发生办公费办公费料、粘贴信息等所用100元需费用联系各供应商响应供应商均摊邀请函、沟通相关通讯费家数×10元议标信息等产生的通讯费用议标期间相关会务供应商均摊招待费服务人员的劳务费人数×100元/天用.构成内计算方预计合收取方费用名供应商均所有预计费用合备注、参与当次议标的供应商数量1家以下时,各供应商应缴40元会务费参与当次议标的供应商数量1家2家(包1家时,各应商应缴30元会务费3、参与当次议标的供应商数量在20家以上时,各供应商应缴纳250元会务费。第二节会务方案的确定第六条采购部根据招标规模或预判耗时确定当次招标的等级(小型、中型、大型),以便界定会务方案。

1、应标供应商有10家以下的为小型招标,10家及10家以上且20家一下的为中型招标会务场地费,20及20家以上的为大型招标。2、采购部预判招标耗时4小时以内的为小型招标,4小时及4小时以上且6小时一下为中型招标,6小时及6小时以上的为大型招标。3、如有特殊情况,须详细说明并由部门领导签字确认。第七条采购部至少提前5个工作日提交《议标会务方案申请表》(详见附件1)报综合管理部会务场地费,由综合管理部经理进行审核、批准。以便迅速安排会议场所,并组织好会务准备工作。第三节议标会务的组织第八条综合管理部确定会务方案后发布议标业联,通知相关工作人员。第九条采购部至少提前3个工作日提交议标资料,负责向供应商发送《议标邀请函》和接收回函,并向提供综合管理部供应商名单和通讯录。第十条综合管理部至少提前2个工作日安排好会议场地。个工作日提供议标接引人员名单。1采购部至少提前第十一条.第十二条综合管理部至少提前1个工作日安排会议场地服务人员,并负责监督议标过程中议标接引人员和会议场地服务人员的相关工作。第十三条综合管理部监督好费用的使用和结算。第十四条综合管理部保存议标会务资料,组织填写好《议标会务资料交接表》,以备查阅。

第三章附则第十五条附表附录附表1《议标会务方案申请表》附表2《议标邀请函》附表3《议标会务资料交接表》第十六条本办法由综合管理部提出并负责解释。第十七条本办法由综合管理部负责起草、修订。第十八条本办法自颁布之日起执行。附表1:NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—A—表1议标会务方案申请表议标主题资料名称备注:该表格可增行和调整行高。提交人员接收人员申请部门申请时间编制部门签字申请人姓名申请方案接收部门签字交接时间备注议标主持人姓名供应商家数会议开始时间议标工作人员数量采购金额预计会议结束时间特殊情况说明:时间:领导审批:签字:时间:签字:备注:申请方案一栏填写:方案一、方案二。方案一:会务地点为采购中心,费用无。方案二:会务地点为XX宾馆,费用见《费用明细表》。附表2:NCZJ—WLZX—ZGGLZD—007—A—表2FAX致/To:编号/No:呈交/Attn:日期/Date:由/From:传真/Fax:签发/Sign:页数/Pages:主题/Subject:关于议标采购邀请我公司XXX项目采购已正式启动。定于XXXX