XX 公司会议室管理暂行办法 1、 目的与适用范围 1.1 目 的： 为了 充分利用会议室的功能， 给公司同仁创造一个良好的工作环境， 使会议室的管理和使用更加规范化、 合理化， 以确保公司各类会议的正常召开。 现结合本公司的实际情况， 制定此会议室使用申请实施细则。 1.2 责任： 会议室使用管理由公司人力资源部负责， 并实施监督 2、 会议室使用申请办法 2.1 会议室是用于召开会议、 内部培训、 接待客户、 招聘面试的地方， 未经允许不得挪借他用。 2.2 公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。 2.3 为了避免使用会议室的时间发生冲突， 各部门如需使用会议室， 需提前一天邮件通知总秘， 若临时会议则至少提前二个小时通知总秘。 总秘根据预约时间先后统一安排会议室。 2.4 会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主， 如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决， 并知会总秘。 2.5 各部门使用会议室时，需要填写会议室使用申请表会议室预定， 明确使用时间、 是否使用设备、 参加人数等。 2.6 如遇到会议室使用时间发生冲突， 要坚持局部服从整体原则。

公司会议优先于部门会议， 部门会议本着重要性、 紧急有限的原则自行解决。 2.7 开会期间， 请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、 电脑、 激光笔等会议室预定， 其他人员不得擅自使用和操作， 会议室的相关设备请勿随意带离会议室。 2.8 会议结束后， 申请人应及时整理会议场地（包括桌椅的归位、 卫生清洁） ， 关闭各种电器， 切断电源。 如发现设备故障和公共物品损害应及时知会总秘， 以便及时报修。3、 流程/程序 流程节点 申请人 人力资源部4、 备 注： ①临时举行会议， 请尽量提前通知， 方便安排会议室并准备相关事宜。 ②临时取消使用会议室， 如申请人无提前通知， 于预订会议开始 15 分钟后拨打电话询问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室， 可能安排至其它会议。 ③需延长会议时间， 请提前告知， 方便安排。 5、 生效时间此制度自 2013 年 4 月 1 日起生效。 6、 附录 《会议室管理登记表》 、 《会议安排单》 会议室使用申请表 申请部门 申请会议室 使用时间年 月日时 至时 会议内容 参加人数 主持人 出席领导 需准备事项其他要求 申请部门 负责人意见 总秘意见