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如何突破线下活动的瓶颈？

大家好，我是笑笑。

随着疫情逐渐好转，很多律所的线下活动都恢复运营了。

或许根据以往线下活动的经验，大部分负责人对于活动运营的工作流程已经烂熟于心，但熟悉流程并不代表能够「做好」一场活动。

熟悉流程只是一个及格线，想要达到优秀，你还需要更多的经验、更细致的规划、更明确的团队分工，以及更多维的复盘。

只有完善团队的工作模式，从各个方面提升用户体验，才能够使线下活动的效益最大化。

所以，今天这篇文章我就从项目管理的角度为大家重新梳理，如何「做好」一场线下活动，希望对您有所帮助。

01.

流程表

一场活动必不可少的就是流程表，帮我们清晰地梳理每个时间节点、每个人应该做什么。因此，尽可能「多维度」「高密度」地细化流程表，就显得非常重要。

大部分流程表都很注重什么时间做什么事情，但是这并不是完全意义上的流程表，而是时间规划表。这样的流程表实际上对活动组织者来说，并不具备辅助意义，只能用来展示给与会者，或者在搭建活动框架时使用。

时间规划表

流程表

组织者需要将流程更加细化，帮助活动统筹。具体可以参考以下几点：

1. 不断细化时间分割，为突发事件做好准备

活动现场一定存在很多规划时没想到的突发状况——比如茶歇时热水没有了，与会人员找不到会场需要指引等等。

这些小事情虽然不会占用大块时间，但是会充斥在整个活动过程中，如果没有做好，就会极大地影响参会人员的体验。

因此，对活动时间精细规划，可以尽量减少这类突发事情。

2. 时刻关注参会人员的状态

大部分活动组织者都会忽略一个问题，在签到的半个小时到一个小时的时间内，已经到达的参会人员在做什么。相信大家都有体会一场活动的流程，很多参会者因为没事做，只能发呆，玩手机......

而有的组织者就会利用这段时间设置一些小环节，比如交换名片、介绍活动安排等等，既能增进大家活动的参与度，也能够避免尴尬。

3. 每一项任务，责任到人

在制作流程时，就应当明确，每个人，在什么时间，应该做什么，同时还需要考虑到以下因素：

① 发挥个人所长。

比如，熟悉圈内与会人员的人，更适合做签到、引导、互动等需要和人员打交道的工作；做事干净利索的人，就更适合材料准备、现场布置、管理茶歇台等工作。

② 尽可能把各工作人员的时间“分散开”。

不要让某个人在一段时间内特别忙，另一段时间又完全没事做。遇到突发状况，也腾不开人手处理。

分散开的目的是，让每个人都有自己相对独立的负责项目，一件事情做好了知道下一件事情该做什么，保持在活动过程中所有人有事情做，紧而有序，忙而不乱，有条不紊。

③ 专门设立一个“帮忙的人”，也可以说是活动统筹者的“小助理”。

小助理没有单独的任务，主要负责跟在组织者后面，随时听从差遣，做一些临时需要做的事——比如在人手不够的时候，帮忙找个东西、搬个水、引导参会人员到达会场等等。

这个角色既能保证活动中出现突发状况时，不慌乱、有人可用，也能保障其他工作人员能够安心做好自己的工作。

03.

物料清单

每一场活动都需要采购大量物料，如果活动办在外地，那么物料清单的作用就更加重要。这里给大家准备了几点制作物料清单的小建议：

1. 从头开始想流程，由流程得出所需物料

在物料整理过程中，切忌想到什么就写什么，因为毫无条理的整理最后一定会发生错漏。

正确的整理方式是跟随整个活动流程，把每一个步骤对应的物料依次列到表格里，再分类进行准备。

2. 物料准备时间明确，且按时跟进准备情况

我们在活动执行过程中，经常会出现这些状况：

容易忘掉一些过于“零碎”的物料，比如胶带、曲别针；

物料买了但没有邮寄到位；

原本想定制的东西，由于时间来不及而一切从简；

被参会者的临时需求打得“措手不及”；

......

想要完全避免这些情况可能不太现实，但我们可以通过详细的物料管理，尽量减少这种情况的发生。

① 明确每件物料需要准备的时长。

比如，新则线下活动需要定制的证书礼品，平面设计环节需要一周，制作周期需要3天，快递时间需要3天，那么整个物料的准备时间就是13天。

② 每件物料的准备时间，多留出5-10天。

还是上面的例子，定制证书礼品正常需要13天的准备时间，那么在真正准备的时候，最好留出20天左右的时间。

如果中间某个环节出现了问题，我们还有时间更改方案，或者启用Plan B。

越是准备环节多的物料，越需要预留足够的时间来准备。

③ 跟踪物料状态，及时更新物料清单。

比如，在下图的物料清单中，一次性纸杯的外形设计初稿已完成，但经过审核还需要修改（准备情况可以填写“定制中”）；制作加上快递需要6天，加上定制延期了1天，那么预计送达时间就可以计算出来，并填写到物料清单中了。

03.

行前会

活动正式开始前，负责人应当组织工作人员进行一场行前会，再次明确活动当天的重点和注意事项，以及各工作人员的任务和分工。

行前会上至少需要明确以下几点：

1. 人员分工

人员分工可以拆解以下三层：

第一层：每个人在现场的角色，明确自己的职责范围。比如，A是活动的统筹者，所有工作都会围绕A来展开；B是客户接口，负责管理参会者；C是外部接口，对接所有外部配合的工作。

第二层：每个人具体负责的工作事项，在活动中都需要做哪些工作。比如，C负责外部对接，具体包括：场地管理、讲师对接、会展茶歇、摄影摄像等。

第三层：每个人的时间管理，什么时间做什么事。可以把每个人要负责的工作内容根据时间细化成下图这样的时间管理表：

2. 明确目标

每场线下活动都有其特定的任务。比如，客户沙龙活动的主要目的是为了积攒潜在客户；同行交流会的主要目的是为了拓展人脉资源。

只要有目的一场活动的流程，就会有目标。大到整个活动目标，小到每个人的工作目标，给工作一个“看得见”的标准。

比如，在一场客户沙龙活动中，B作为客户端接口，在整个活动中需要了解10个客户的现存问题，并且沉淀5个潜在客户，就是他在这场活动中的目标。

3. 重点事项再确认，并准备必要的Plan B

从活动的整个准备过程开始，一定会有一些难以解决的问题或不确定因素——

某位演讲嘉宾当天行程比较满，可能会迟到或早退；

当天参会人数有极大的不确定性，可能很多也可能很少；

购买的物料存在迟到的可能；

......

活动现场什么问题都可能发生，所以对于已知的隐患，所有人都要做到心中有数，并且在活动之前统一解决方案——

如果演讲嘉宾迟到，可以安排另一位讲师先行演讲，并提前和团队知会此事，由负责人推进；

如果活动当天与会人员过少，我们需要临时改变座位安排，尽量排的松散；如果来人过多，需要提前准备备用座位，由负责人推进；

在活动当天一早就跟快递确认物料是否已经到达站点，如果到了是否可以自己先行提取，如果没到，需要就近购买备用品，由负责人推进。

04.

项目复盘

复盘是活动项目管理的最后一步，也是非常重要的一步。

根据以往的复盘习惯，一场活动下来，大家更多的是关注组织活动时存在问题，比如活动中出现的问题及相应的解决方案、目标达成度等。

但其实，复盘活动的参加者也非常有意义。活动是为了「人」办的，参会人员的状态其实最能反映活动的效果。

复盘时，我们可以关注以下几点：

1. 参会人员在活动中的活跃度

可以在活动过程中观察参会者的表情、情绪、反映等等，分析大家更喜欢什么样的表达方式，哪些小活动参与度更高。

2. 与参会人员交流的深度

在活动前后的自由交流时间中，我们应该抓住机会，尽可能地了解参会人员的基本情况，如职业、年龄、所处行业、需要解决的问题等等。了解越多，就更容易找到客户痛点和需求，方便在日后形成委托关系。

3. 客户问题收集分析

积极收集参会者的反馈和问题。比如，我们可以针对活动设计一个调查问卷，在活动结束时邀请参会者填写，问题可以是参会者针对活动主题，需要解决的问题、紧急程度如何，对于活动环节哪些印象较好，哪些需要改进，同时填上参会者的联系信息，等等。

之后再对问卷进行整理和分析，复盘活动中可以提升的细节，同时筛选出潜在客户，进行进一步的联系。

希望通过完善这些细节，大家能够突破线下活动的瓶颈，让活动发挥更大的作用。