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年会经费预算策划
年会作为公司一年中较为重要的员工活动,每到年底的时候,都在紧锣密鼓的准备或者策划中,毕竟辛辛苦苦工作了一年,免不了加班和烦心,在年会上总得要好好犒劳犒劳自己.不过说到年会策划,也算是一件比较烦心的事情,特别是在经费预算上,又该是大笔费用往外花的时候了.作为活动举办方,做好成本控制也是十分重要的,俗话说钱得花在刀刃上,才算是值得,一起看看年会花费的项目吧.
交通费用
交通费用算是比较复杂的一项,因为人数太多,有时还可能碰到出行方式不一的情况,所以并不好统计,但主要还是分为三部分,出发地至会务地的交通费用、会议期间交通费用、欢送交通及返程交通.其中费用包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地,以及目的地出行和返程交通费用.
会议室/厅费用
会议场地租金通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算.因此一些会议设施租赁又需要付额外费用,特殊设备北京会议场地租赁费用,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等.当然,会场中布置费用已不需要已经包含在场地租金中,无需再额外计算.不过还有些其他支持费用,如广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等.
住宿费用
住宿的费用则相对较好计算一些,主要是看房间数量再根据单价统一算出即可.值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的.对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一.找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣.正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关.会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围.
餐饮费用
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会议的餐饮费用也是策划中并不好统计的一项,当然如果是酒店统一包的话则不同了,不过很少有酒店会这样做,大多都是单独根据消费计算.细分的话北京会议场地租赁费用,早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可.午餐和晚餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式.如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用.酒水及服务费在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费.会场茶歇基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合.茶歇的种类可分为西式与中式两种.
视听设备、演员及节目
除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略.通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关.在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外.
年会活动策划:杂费
杂费主要就是在年会举办的过程中,碰到一些临时性的,意外的安排或者情况产生的一些费用.像打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等.杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理.
能控制好经费的会议组才会受老板喜欢,控制好经费的秘诀就是选一个.
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