丫空间介绍 ·丫空间(www.yaspace.cn)，全国性活动内容平台，涉及展览展示、会议、庆祝活动、团建拓展、私人活动、竞技赛事、拍摄等各类活动图文、短视频内容的记录、传播。 ·用户通过丫空间可以浏览、筛选各类活动内容、活动商家、活动资源;商家通过丫空间可以发布、分享场地或业务信息、活动图文、短视频等活动内容进行市场营销。 ，丫空间已汇聚特色场地，虚拟空间，秀场/发布中心:艺术/展览馆，演出场馆。会所/俱乐部，公寓别墅/美趴，商场/步行街，酒店/度假村，影棚/演播厅，体育场馆，户外/广场。婚礼/宴会场地 会议中心，会展中心、剧场/剧院，众创空间/路演，会议室/培训厅，咖啡/书店、酒吧/餐厅、游船/游艇等全国各类场地资源。

预算是一场会议举办成功与否的关键因素之一。所以，我们在接待客户时，经常会问客户一个问题：关于这场会，贵公司的预算大概是多少？能收到“大概在xxx万”，也能收到类似“暂时不清楚”回答。

当收到“暂时不清楚”的回答时，我们往往会跟客户进行初步的需求沟通，再拆解需求到会议筹备的每一个板块，结合过往办会经验梳理出同等需求下的板块预算范围，与客户反复沟通确定最终预算。

今天，我们将与大家分享一些小知识，帮助大家梳理做预算的思路，帮助会议统筹人把控全局费用。

01 明确会议关键信息

办会城市、场地规模、档次、参会人数、会议时长分别是什么？

会议形式中是否包含互动、表演这些？

是否为参会嘉宾准备地接、餐饮、住宿、伴手礼？

现场布置是否有特殊要求？

……

以上每一个问题的回答，都对应着需求中的某一个模块，最终会被拆解到预算中，以货币金额呈现。

02 办会预算划分

板块一：场地租赁费用

场地租赁费用与办会城市、场地档次、场地规模、场地使用时间息息相关。

板块二：设备租赁费用

一般包含但不限于灯光、音响、LED屏等活动场地租用，如果对舞台、现场氛围、场内外互动设备、表演等有特殊要求，需要用到设备、道具以及软件或平台等，相关费用也应该包含进来。不同供应商报价也会有所差异，“选对”很重要。

板块三：现场布置与搭建

①创意设计服务费：一般是平面设计师与3D设计师共同服务，平面设计师负责出平面设计稿，3D设计师则将平面设计图与现场实况结合，出具现场3D效果图，供各方人员直观了解布置后的现场视觉效果（如果公司本身配备对应设计师，这笔预算可忽略）。

②物料印刷与制作费：签到墙、背景墙、门头、通道、指示牌、合影墙、氛围装饰等；

③布置与搭建：完成现场布置与搭建所产生的系列费用，包含劳务费。

板块四：人员费用

①因参会人员而产生的费用：包含住宿、餐饮、地接、茶歇、伴手礼等，公司可酌情考虑是否提供对应项服务活动场地租用，再结合服务项设置对应预算；

②会议服务人员劳务费：包含礼仪、接待、表演人员、现场技术人员等的劳务费，费用根据人员需求数量、服务类型不同而有所差异。

板块五：营销费用

①活动前期在宣发平台付费宣发造势的费用；

②会议期间设置媒体采访的费用；

③活动结束后的宣发费用。

宣发形式、渠道、媒体选择不同，费用也会有所差异。

03 规划预算参考维度

在了解了预算组成板块后，接下来我们还需要参考以下几点做出较为详细的预算：

1. 明确预算重点：会议场地、设备租赁、现场布置与搭建是重点，直接影响参会人员的现场体验，预算不宜太低。

2.参考历史办会数据：如果在此之前，公司有办过类似的会议，可以将会议筹备期相关资料提取出来比对分析，为新的会议提供预算参考。

3.擅用工具：不同时期，供应商报价会有所变动，所以在制定预算的时候，可以使用“办会工具”获取参考数据。

4.做好相关记录：对所有在会议筹备中所产生的费用做详细记录，包含使用原因说明等，方便向上级做汇报，也为下次办会提供参考依据。

5.随时关注预算变动因素：时刻了解公司高层领导在办会需求方面的相关变动；及时增加因需求变动产生的费用，删减掉不必要的费用，让预算更合理清晰。