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无论是组织一场小型会议还是策划一场大型会议，长沙活动策划都是一项艰巨的任务。无论是简单或复杂的活动都需要详细的计划和组织。从建立准确的预算到推广举办活动，有许多应该尽早开始考虑的因素，你可以采取以下几个步骤来开始策划活动，保持正轨，使活动举办成功。

1. 定义目标和目的

在开始准备活动地点或演讲之前，你应该花时间确定举办活动的目的和原因。这个活动的最终目标是什么？你期望开辟新的销售/支持产品发布/增加品牌知名度吗？或者是多个目标的组合？确定想要实现的目标，以及举办活动将如何帮助你实现目标。

接下来在计划活动时，应该确定一系列支持最终目标的活动任务。比如，增加10%的参与者/增加25%的收入/收到100个产品的预订/在活动期间增加社交媒体的提及、关注、转发… 有了目标和目的，就可以创建事件的初步范围。范围应该提供关键的细节，并指出如何实现概述的目标。建立举办活动的目标和项目范围能够使你更加系统地组织你的活动并得到领导的支持。

2. 制定活动预算

创建预算是策划活动中一个重要的早期步骤，它可以帮助你明确活动下的各项小计划。此外，制定预算有助于避免不必要的意外(如花光装饰的钱等)。提前规划好举办活动的整个预算适合举办活动的场地，在确定变量时不断更新就能确保一场活动的顺利开展。据调查，一场活动策划预算分为市场营销和推广(43%)、演讲和人力(32%)、印刷材料(29%)、场地(18%)。随着活动策划的推行，各个项目的预算无疑会变化，记得及时做出调整，以确保不会超出预算。

3.建立活动策划团队

举办非常小型的活动或会议可能一、两个人就能处理讨论到的任务。然而对于大型活动，需要一个有组织的团队来执行任务、推进活动。从头开始组建策划团队很重要的一点是尽早指定角色以确保责任制。团队的所有成员都应该向一个项目经理报告，这个项目经理对所有变动的部分都具有可见性。以下是典型的角色分配方式:

- 项目经理：监督描述的所有活动部分，最终负责事件的执行，管理预算，驱动策略，做出高层决策。

- 活动场地负责：该人员是场地、供应商、赞助商在现场的主要联系人，负责现场志愿者和工作人员（如安保、摄影、餐饮）。

- 调度人员：这个人负责活动日程安排、协调会议，与演讲者一起工作，确保日程安排信息的准确更新，并与相关方进行沟通。

- 创意设计：设计师负责所有印刷和网络材料的视觉设计，如时间表、宣传册和标识，以及准备活动应用程序所需的一切。一般来说适合举办活动的场地，大型的活动举办最好和专业的设计机构合作。

- 市场营销：营销人员会让合适的人了解活动，创造奖励和时机策略来促进参会活动，监督品牌，与参会者做沟通，协调社交媒体和扩大媒体影响。营销团队确保其他人能获取需要的一切信息，如举办活动的地图、时间表、演讲者的信息等等。

- 注册和登记：这些人在策划筹备活动过程中负责注册设置，与软件供应商合作，生产和管理徽章，生成报告，并确保注册过程（活动前和活动期间）顺利进行。

- 赞助：成员的工作是绘制展位空间，销售赞助机会，与赞助商保持关系，并探索社区组织的关系。他们有绝佳的时机和出色的人际交往能力。

团队就绪后就可以创建事件项目计划了。项目活动计划不仅仅是一个待办事项清单，它是每个单独操作项的详细细分，标识所有者、合作关系、到期日期和完成状态，使举办活动总负责项目经理能够通过将每个操作项映射到顶级事件目标来证明它的合理性、避免可能会出现的意外。

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