一个会议能否开得生动活泼,与会者的积极参与、会议场所的物理环境都会起到关键的作用。没有一种布置是绝对理想的,但有很多可选的方案。
一、 标准会议桌
桌子如果是圆的或正方形的最好,这样可以弱化会议主持者的重要性,同时彰显与会者的重要性。与会者之间是等距离的,同时每个人都能很方便地看到别人。
长方形的会议桌常常会给人一种正式感,特别是当主持者坐在桌子尽头的时候。有时主持人也可坐在长边一侧的中间位置。也可以通过整合几张桌子,来形成一个新的会议桌布局
二、叠加排列布局
这样的布局适宜玻璃鱼缸式会议。其中最典型的,是设置两层同心圆形状的椅子。一张标准的会议桌,对玻璃鱼缸式会议也是很理想的选择。指派一组讨论者坐在桌子的一端,其他的与会者则对他们进行观察和旁听。如果需要,可以把讨论的这一组转移到桌子的另一侧。
三、圈式布局
让与会者在没有桌子的情况下坐成一圈,可以形成最直接的面对面的互动场景。
圈式布局对全体讨论时非常理想。
假如房间四周有足够空间的话,可以很快地安排座位以便与会者进行更小规模的分组讨论。如果希望为与会者提供桌面的话会议活动场地,可以在外围放置桌子。
四、U型布局
会议通常包含陈述,而一个U型布局可以适应所有目的的会议。在这种布局里,与会者可以获得阅读和书写的平面,还可以方便地看到主持者和视觉媒介,并且可以与所有其他与会者面对面。
如果每张桌子都有两把椅子的话,还可以把与会者组成一对一对的。
这种布局便于快速分发印刷材料。
在有棱角的U型中,可以放置几张椭圆形的桌子。
五、小组布局
在一些大型会议中,在会议室里安排一些圆形或椭圆形的桌子,可以增进与会者相互间的互动与交流。
可以在桌子周围多设置一些座位,形成一个紧凑的布局。
在这样的布局中,部分与会者需要转过他们的椅子以面对房间的正前方,以便看见主席台、活动挂图板、黑板或屏幕。
或者也可以在摆放座位时,注意避免让任何一位与会者背对着会议室的正前方。
六、隔离式分组
如果会议场所空间够大,或者隔壁还能腾出空间,可以把桌椅以基于小组讨论和解决问题的形式加以安排。
要注意将分割开的小组安排得尽可能远些,以避免互相干扰。但是也不要把隔离开的小组安排得过远,以免与主会议室在联络上造成不便。
七、视听室布局
尽管视听室对于充满活力的会议是一种相当局促的布局,但还是可以变通的。
如果座位是可移动的会议活动场地,可以把它们排成弧形,这样会显得紧凑些,而且可以让与会者们能够彼此看见。
如果座位是固定的,那就请与会者们尽可能到中心区就座。一定要坚持这个要求,必要时可以考虑封掉视听室的部分区域。
另外,不论视听室面积多大,也不论与会者人数多么庞大,仍然可以将与会者结成对子,以便于相互讨论。
八、两人搭档式布局
这种布局要求将座位每两个组成一组(设不设会议桌或办公桌均可)。每一个与会者均与另一人组成对子,讨论对象就在眼前。
九、传统教室布局
如果只有一排排只直式排列的座椅的话,可以把椅子组成对子以方便讨论对象之间进行对话。
尽可能把牌数安排成偶数,并且在排与排之间留下足够的空间,这样,坐在奇数排的与会者,就可以把椅子转过去,与后面正对着的他们的一对搭档展开一场四人讨论。
十、人字布局
传统的“教室”布局对于充满活力的会议并没有什么好处。但是,当与会者人数较多(30人或更多),而可供使用的仅有椭圆形的会议桌时,有时的确要利用到教室的布局。
如果可能,把桌子安排成V字或人字形,这样可以缩短与会者之间的互相距离,并创造良好的正前方视线。
这种布局特点,要比传统的教室布局给与会者提供更多地看到他人的机会。在这种布局里,最好不要把过道安排在中间。
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