年会场地的挑选最让人头疼。一个年会能否成功,场地至少占了60%的因素。一个酷炫的场地能让年会的气氛顿时活跃起来会务场地预定,如何才能找到一个满意的场地呢?
员工标准、筹办者标准和公司标准这三者相辅相成,缺一不可,其中老板需求的优先级和标准更高。我们在筹备一场年会时,更要把年会当做实现公司战略的重要环节,集中所有精力读懂并落地老板的想法是最重要的。
好的年会场地可以凭借其调性和属性,能够更好地帮助达成年会目的。
年会场地的种类,有“S.H.E.”三个方向。
S(Suburbs) 郊区度假村
度假村最大的优势在于轻松、独立的环境,远离市区喧闹。同事们辛苦一年,一起享受有意思的娱乐项目和康乐项目,比如温泉、康体、徒步。犒劳了大家的同时,更能达到团队融合的目的。
H(Hotel) 酒店
通常的年会,多数会选择酒店类场地。市区内的场地较多,最大的有点是交通方便。从酒店硬件设备,服务体验,酒店多数是年会的首选。
E(Entertainment) 娱乐型场所
这里面包含的场地,不仅仅是KTV还有轰趴馆,特色场地,餐厅类型,以及酒吧,夜店,甚至电影院、运动馆。
那么,面对这三种场地类型,我们应该如何进行选择呢?
根据年会目的的细微不同,执行上依然会有巨大差异。以中小型公司的年会为例:
如果没有特殊的目的和要求,又不想耽误工作,那么在市区内交通方便的酒店举办一场短平快的纯餐即可。
如果老板想通过年会传递信息,可以建议老板把大家拉到郊区场地,住宿也包含在内,举办一场房+餐+会。
确定场地风格后,我们还需要从容量、交通、调性、硬件设施、品牌等角度判别场地质量。
容量!
在预算允许的情况下,面积更大的场地会带来更好的参会体验。
最佳年会晚宴面积=参会人数*3
以200人年会为例,一个厅高4米以上,会场500平米(通常1/3)大宴会厅是比较经济的选择。但如果追求更舒服的参会体验,那么会场最好用到600平米。
硬件设施!
硬件设施包含会场装潢、LED、音响设备、灯光设备、房间等。通常来说,近几年开业的酒店拥有更好的硬件设施质量。而年久失修的酒店,遇到LED屏幕不亮或者房间都是霉味的概率会更大。
调性!
不同类型的场地适用于相应的场景。我们提到的S.H.E.3种场地,在不同的场景下,将实现场地的赋能。
一个30-50人的小型活动,强烈建议把目光投向城市CBD的特色场地,既吃好,又过瘾会务场地预定,还可以成为朋友圈中逼格高的“别人家的年会”。
对于300人的互联网公司,充满了青春荷尔蒙的气息,可以尝试去酒吧/迪厅释放自己的青春热度,给这个冬天添点温度。
品牌!
在预算支持的前提下,可以优先选择有品牌的酒店。近几年国内品牌酒店也快速增长,不仅硬件新,服务水准也大大提升。
如果我们用一个公式综合判别场地得分的话,可以表述为:
场地得分=容量(权重40%)+硬件设施(30%)+调性(10%)+品牌(10%)+交通(10%)
对每一项场地属性进行打分(100分满分),并按照上述公式加权求和,如果最终得分不超过70分,就不推荐使用。
判断场地质量后,还要考虑2个最关键的约束条件,一是场地价格,二是场地档期。
价格往往在年会场地的租赁中起到了一个决定性的因素,一定要注意价格的范畴及单位。价格明晰之后还要确定搭建时间,是否提供人手,是否需要另外收费。只有在综合比较了所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格。
档期,年会好档期“狼多肉少”,对此的建议:提前订!提前订!提前订!