举办一场成功的会议,最重要的是全面传达会议精神,让与会者了解会议的主题和宗旨,并在会后切实有效的执行工作。
而在开会前,自然要选择好的会议场地了,这是大家都知道的道理。但关键就在这选择会议场地上,很多人面对琳琅满目的会议场地,就束手无策,为了帮大家解决这一难题,优会场小编来为您提供几个选择会议场地需要考虑的因素,希望能给您提供帮助。
一、会议地点
临时召集的会议,一两个小时即散的,要考虑把会场定在与会人员较集中的地方;超过一天的会议,会场要尽可能离与会者的住所近一点,避免与会者劳碌奔波。
二、会议大小
会场座席数目是否合适,会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境、各会议室布局是否合理,能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员、会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动。
三、停车场
现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了,单车、摩托、汽车都要有停放处,会议才会开的成功。
四、会场设备
会议场地的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全,对所有附属设备,会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议在这里开的,没有出什么问题”,就草率地认为“这次也会同样顺利”。这种不负责的态度,很可能会给会议造成损失。
五、场地租赁费
会场的价格是否在此次会议预算范围之内;会场采取什么收费方式,该会场要求包括的额外服务费用在内的总费用,与其他会场的报价或者其他选择比是否便宜,例如开会、用餐在一个地方,住宿安排到另外的地方是否会更便宜;是否需要预交部分费用,预交多少,提前多长时间,该会场如何对待取消会议的情况,如果取消,会得到全额退款,还是部分退款。
会议场地的选择是一件很头疼的事,为了让自己的会议得以顺利的举行,会前一定要多花功夫哦。优会场为您提供一站式会议服务租赁会务场地,不仅为客户提供商务会议场地、企业年会场地、团队宴会场地、活动展览场地等会议场地信息,还可根据客户的需求,提供整个活动的策划和执行服务租赁会务场地,包括活动策划、场地布置、灯光音响、摄影摄像、设备租赁、主持司仪、鲜花礼仪、餐饮茶歇等。