1关于场地--举办地点
1.1主会场--平面图,带尺寸,划分各个区域(酒店场地方会有)
1.2VIP休息室--确认数量以及每个休息室可容纳人数、可提供的茶歇等
1.3化妆、更衣室--具体见第10
以上三点的面积、所在楼层平面图酒店场地方会提供给你。提前告知涉及的人
1.4停车位--数量、位置
1.5茶歇--数量、类别(水果挑选)
1.6晚宴--位置(一般是活动举办酒店或附近)、价格(按人数算还是按桌算,如果按桌算每桌保证多少人的菜量)、如果晚宴讲话需要话筒,收费最好包含进合同中。菜单选择;
1.7指引牌--大小、摆放位置--通常酒店一层是无法放指引牌的,一层会有公共电子指引牌;会场所在楼层客梯门口建议摆放一个;VIP休息室以及主会场门口一般会有电子指引牌,但是也建议摆一个;
1.8住宿--协议价,提前留好房间
以上几点均体现在合同中,一定要谈好细节并保证在合同中体现。
同时要与活动举办单位(会展方)实地去现场考量尺寸、安排各个区域(比如签到台、签名墙、媒体区、红地毯走向等细节)
2关于现场执行(会展方)
通常会选择外包会展公司全权代理,不会使用酒店的屏幕灯光,毕竟专人做专业的事情,以下服务都会在会展方初始报价中体现,根据实际需求选择,后期追加项目随尾款一起支付。
2.1硬件
2.1.1视频系统--包括P3大屏幕,按平米计算,每平米320-370元不等,尺寸根据会议主办方要求而定;除了主显示屏还有其他比如控制台、视频师、LED切换器等;
2.1.2灯光系统--LOGO灯、LED灯、追光灯、灯控台、灯光师等
2.1.3音响系统--各种音箱、调音台、音响师、各种话筒(手持、头戴)等;要根据环节提前谈好是否需要话筒落地支架;
2.1.4舞台--按平米计算含台阶,不同价格质量承重不一样;大屏幕底座:一般是喷印品牌或者公司LOGO
2.1.5摄像、照相--几个机位要谈好,机位越多剪片子时候可选择就多,成片效果会好。摇臂肯定是有的。最后包括剪出来成片以及一个短的片花;照相的话最好选择专业的,最后保证多少数量、精修出来的照片;合同中最好都体现;
2.1.6其他道具物料
具体包括:项目/品牌发布或启动时所需道具、签名墙、签到台背板、项目展示背板(行架写真布/门型展架/易拉宝)、地毯(最好的是在木地板上面铺的,建议不要选择那种一次性的)、邀请函(电子式--通常一张图;纸质--带法人签字,提前一周快递到重要嘉宾手里)、椅背签(背胶的好,成本略高)、胸卡、工作证、媒体区、媒体证、停车牌、主持手卡、接机牌、指引牌等;
2.2软件
2.2.1项目/品牌发布或启动的创意以及所需道具
2.2.3视觉--主会场的视觉、主屏幕视觉(分为开场VCR、发布仪式VCR、主视觉)
主视觉通常以不显著动画形式,比如说台上嘉宾致辞,大屏幕会以动画的方式做背景,不是很剧烈的动画,不会是一张图那样单调
2.2.4以其上述提到其他物料上的视觉图--设计图一般由会展方设计制作、一般是以活动主视觉为背景
2.2.5背景音乐(上台、开场、颁奖、启动、合唱等)
2.2.6台本(十分精细的各环节保障)
2.2.7礼仪:视情况而定,不光是主会场,休息室必要时候也应设立礼仪来迎宾、引导。
3伴手礼
3.1礼品组合方案选定:切记先看到样品实物在决定,否则喷了LOGO或者工期来不及的话就无法变更了
3.2送货时间地点接收人,建议活动当天或之前一天送到会场重庆发布会场地推荐,要提前和酒店方沟通好
3.3打包价格(包含喷印/运费/组装/税费)
3.4喷印LOGO(如涉及多个LOGO主体可由礼品公司设计)
3.5发放与回收--是签到台签到发放还是直接放在座位上自取。活动结束后记得回收。
4安保
机器--X光机&安检门:除非安全级别非常高或者派出所报批时明令要求配备机器的情况,通常采用手检或者不检方式;人员通常分为保安、特保、安检员,通常统一价格500/人,在合同中要确认好安全员使用时间,活动当天要和安保队长现场确认站位以及特殊环节要求;
5主持人
手卡、串词、流程、接待问题、提前和主持人沟通,主持也会和一些嘉宾在会议开始之前沟通(如需要)
6重要嘉宾接待
6.1机票
6.2住宿--通常和举办场地协议价格,前台酒店直接出示身份证入住,政府领导官员对于参加这类活动的住宿是有指标的,要提前沟通好不要引起不必要麻烦;
6.3接送机
6.3.1如果接机安排很多集中在某一天,建议机场以及酒店各自安排一个人,一个人专门负责接机,一个专门负责酒店入住,以免路上跟着跑。
6.3.2制作行程表:标注航班号、降落航站楼、起飞落地时间、被接机人姓名、接机人姓名、集合地点与时间、司机姓名电话车号、送达地点、接机牌信息等;提前将接机人或司机电话发给对方;接机人员餐饮;同时车上要备水和面包,统一由接机人采购;
6.3.3提前确定是否堵车是否交通管制,可以下载航班管家APP随时知晓航班动态。
6.4晚宴--参见1.6,还要考虑到活动举办前一天晚宴的情况,酒水最好提前采购,注意现场如有吸烟情况提醒宾客不要烫伤地毯,否则照价赔偿。
6.5重要嘉宾演讲稿制作
6.6活动出席人员名单,用于制作椅背签、定晚宴等
7主办方提供多媒体资料
宣传片、片花、宣传海报、音乐、VCR祝福、演讲PPT、录音棚录音等,提前一天交给会展公司即可。
8媒体宣传
准备媒体通稿、采访大纲(双方共同讨论),可放置公共邮箱由媒体下载;通常可将媒体部分打包由专业媒体公司代理,但需要收取服务费;
8.1线上媒体:多媒体平台--微博、微信公众号、今日头条、各直播平台的官方直播、网红直播等;合同注明各类KPI指数标准重庆发布会场地推荐,建议最好不要水军来刷,效果一般;
8.2线下媒体:视频平台、卫视、网媒:专访、或者录音,提前联系沟通酒店方与媒体以及被采访人协调时间、场地。一般可以在项目展板或者签名墙区域或是单独在休息室进行。
9派出所报批
特殊时期特殊地点(比如两会期间在长安街等重点地区)举办活动需要到派出所报备;联系方式以及报备资料酒店方会提供给你。主要是主办方、酒店方、活动方的资料、会议流程、重要嘉宾名单,需要签署盖章,可由酒店方人员代理去报批;
10化妆
安排好顺序、大的化妆道具比如化妆镜要提前运送到化妆室,告知对方化妆人数、补妆情况。化妆因需要提前进行,所以与酒店签署合同时一定要标明化妆室使用时间。