1关于场地--举办地点

1.1主会场--平面图，带尺寸，划分各个区域（酒店场地方会有）

1.2VIP休息室--确认数量以及每个休息室可容纳人数、可提供的茶歇等

1.3化妆、更衣室--具体见第10

以上三点的面积、所在楼层平面图酒店场地方会提供给你。提前告知涉及的人

1.4停车位--数量、位置

1.5茶歇--数量、类别（水果挑选）

1.6晚宴--位置（一般是活动举办酒店或附近）、价格（按人数算还是按桌算，如果按桌算每桌保证多少人的菜量）、如果晚宴讲话需要话筒，收费最好包含进合同中。菜单选择；

1.7指引牌--大小、摆放位置--通常酒店一层是无法放指引牌的，一层会有公共电子指引牌；会场所在楼层客梯门口建议摆放一个；VIP休息室以及主会场门口一般会有电子指引牌，但是也建议摆一个；

1.8住宿--协议价，提前留好房间

以上几点均体现在合同中，一定要谈好细节并保证在合同中体现。

同时要与活动举办单位（会展方）实地去现场考量尺寸、安排各个区域（比如签到台、签名墙、媒体区、红地毯走向等细节）

2关于现场执行（会展方）

通常会选择外包会展公司全权代理，不会使用酒店的屏幕灯光，毕竟专人做专业的事情，以下服务都会在会展方初始报价中体现，根据实际需求选择，后期追加项目随尾款一起支付。

2.1硬件

2.1.1视频系统--包括P3大屏幕，按平米计算，每平米320-370元不等，尺寸根据会议主办方要求而定；除了主显示屏还有其他比如控制台、视频师、LED切换器等；

2.1.2灯光系统--LOGO灯、LED灯、追光灯、灯控台、灯光师等

2.1.3音响系统--各种音箱、调音台、音响师、各种话筒（手持、头戴）等；要根据环节提前谈好是否需要话筒落地支架；

2.1.4舞台--按平米计算含台阶，不同价格质量承重不一样；大屏幕底座：一般是喷印品牌或者公司LOGO

2.1.5摄像、照相--几个机位要谈好，机位越多剪片子时候可选择就多，成片效果会好。摇臂肯定是有的。最后包括剪出来成片以及一个短的片花；照相的话最好选择专业的，最后保证多少数量、精修出来的照片；合同中最好都体现；

2.1.6其他道具物料

具体包括：项目/品牌发布或启动时所需道具、签名墙、签到台背板、项目展示背板（行架写真布/门型展架/易拉宝）、地毯（最好的是在木地板上面铺的，建议不要选择那种一次性的）、邀请函（电子式--通常一张图；纸质--带法人签字，提前一周快递到重要嘉宾手里）、椅背签（背胶的好，成本略高）、胸卡、工作证、媒体区、媒体证、停车牌、主持手卡、接机牌、指引牌等；

2.2软件

2.2.1项目/品牌发布或启动的创意以及所需道具

2.2.3视觉--主会场的视觉、主屏幕视觉（分为开场VCR、发布仪式VCR、主视觉）

主视觉通常以不显著动画形式，比如说台上嘉宾致辞，大屏幕会以动画的方式做背景，不是很剧烈的动画，不会是一张图那样单调

2.2.4以其上述提到其他物料上的视觉图--设计图一般由会展方设计制作、一般是以活动主视觉为背景

2.2.5背景音乐（上台、开场、颁奖、启动、合唱等）

2.2.6台本（十分精细的各环节保障）

2.2.7礼仪：视情况而定，不光是主会场，休息室必要时候也应设立礼仪来迎宾、引导。

3伴手礼

3.1礼品组合方案选定：切记先看到样品实物在决定，否则喷了LOGO或者工期来不及的话就无法变更了

3.2送货时间地点接收人，建议活动当天或之前一天送到会场重庆发布会场地推荐，要提前和酒店方沟通好

3.3打包价格（包含喷印/运费/组装/税费）

3.4喷印LOGO（如涉及多个LOGO主体可由礼品公司设计）

3.5发放与回收--是签到台签到发放还是直接放在座位上自取。活动结束后记得回收。

4安保

机器--X光机&安检门：除非安全级别非常高或者派出所报批时明令要求配备机器的情况，通常采用手检或者不检方式；人员通常分为保安、特保、安检员，通常统一价格500/人，在合同中要确认好安全员使用时间，活动当天要和安保队长现场确认站位以及特殊环节要求；

5主持人

手卡、串词、流程、接待问题、提前和主持人沟通，主持也会和一些嘉宾在会议开始之前沟通（如需要）

6重要嘉宾接待

6.1机票

6.2住宿--通常和举办场地协议价格，前台酒店直接出示身份证入住，政府领导官员对于参加这类活动的住宿是有指标的，要提前沟通好不要引起不必要麻烦；

6.3接送机

6.3.1如果接机安排很多集中在某一天，建议机场以及酒店各自安排一个人，一个人专门负责接机，一个专门负责酒店入住，以免路上跟着跑。

6.3.2制作行程表：标注航班号、降落航站楼、起飞落地时间、被接机人姓名、接机人姓名、集合地点与时间、司机姓名电话车号、送达地点、接机牌信息等；提前将接机人或司机电话发给对方；接机人员餐饮；同时车上要备水和面包，统一由接机人采购；

6.3.3提前确定是否堵车是否交通管制，可以下载航班管家APP随时知晓航班动态。

6.4晚宴--参见1.6，还要考虑到活动举办前一天晚宴的情况，酒水最好提前采购，注意现场如有吸烟情况提醒宾客不要烫伤地毯，否则照价赔偿。

6.5重要嘉宾演讲稿制作

6.6活动出席人员名单，用于制作椅背签、定晚宴等

7主办方提供多媒体资料

宣传片、片花、宣传海报、音乐、VCR祝福、演讲PPT、录音棚录音等，提前一天交给会展公司即可。

8媒体宣传

准备媒体通稿、采访大纲（双方共同讨论），可放置公共邮箱由媒体下载；通常可将媒体部分打包由专业媒体公司代理，但需要收取服务费；

8.1线上媒体：多媒体平台--微博、微信公众号、今日头条、各直播平台的官方直播、网红直播等；合同注明各类KPI指数标准重庆发布会场地推荐，建议最好不要水军来刷，效果一般；

8.2线下媒体：视频平台、卫视、网媒：专访、或者录音，提前联系沟通酒店方与媒体以及被采访人协调时间、场地。一般可以在项目展板或者签名墙区域或是单独在休息室进行。

9派出所报批

特殊时期特殊地点（比如两会期间在长安街等重点地区）举办活动需要到派出所报备；联系方式以及报备资料酒店方会提供给你。主要是主办方、酒店方、活动方的资料、会议流程、重要嘉宾名单，需要签署盖章，可由酒店方人员代理去报批；

10化妆

安排好顺序、大的化妆道具比如化妆镜要提前运送到化妆室，告知对方化妆人数、补妆情况。化妆因需要提前进行，所以与酒店签署合同时一定要标明化妆室使用时间。