大型会议承办工作手册目 录 一、会议前组织工作准备:2(一)会议的发起:2(二)会议组织和机构:2(三)会议分工和责任:2 二、会议承办主体流程:2(一)会议前期工作:21 参会客人的 、函达及情况工作。22 参会资料的准备。33 会议场所的 、落实工作。34 参会资料的制作落实工作。35 参会物品的情况落实工作。36 参会 用车情况落实工作。47 财务预算整理,报公司 审批。48 拟定参会客人的详细接待、安排计划。49 会议现场的工作安排。410 会议现场外工作安排。511 公司 的仪容仪表要求。5(二)会议中工作:61 检查工作。62 迎接工作。63 公司 会面工作。74 会场工作。75 散会后工作。7(三)会后工作:81 送机、送站参会客户工作安排。82 宾馆门口迎送参会客人的安排。83 结账工作。84参会客人平安到否工作。85 会后公司内部总结会。96 会后资料的整理。97 制作参会 名册。98 资料、名册的存档与送达。9 一、会议前组织工作准备: (一)会议的发起:由会议发起人在会议前七天,向公司主管 提交要举办会议的目的、内容、 时间、地点、要求等 申请。
(二)会议组织和机构:由公司研究确定承办会议的组织机构,并明确会议的主责 、组织 机构和公司参加会议的 。会议组织机构一般设:总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成 员一般由会议主题相关派出,必要时在全公司选调,一经明确,除特殊情况, 会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。 (三)会议分工和责任:由总指挥组织召开会议筹备工作分工会,明确各组职责和要求,指定各组负 责人(组长),各组组长召开本组分工会,把每项工作落实到人。 二、会议承办主体流程: (一)会议前期工作:依照会议的整体流程对下列工作的进行落实,每天将各个小组工作情况及时 准确的向会议总指挥汇报。 1 参会客人的、函达及情况落实。 1.1 参会客人的函 式的起草、且提前五天函达给参会客人。 1.2 会议前两天落实来参会客人情况。1.2.1 来客人数。1.2.2 来客 。1.2.3 来客1.2.4 重要客人的习俗。1.2.5 来客 方式。1.2.6 参会来客的对方协调人。按照来客整理顺序并正式报告会议总指挥。 1.3 会议前两天落实参会来客到达机场、车站的具体情况。1.3.1 乘坐飞机到达的班次、时间、 。
1.3.2 乘坐火车到达的的车次、时间、 。1.3.3 乘坐班车到达的的终点站、时间、 。1.3.4 有无自行开车来的 情况。按照来客到达时间整理顺序并正式报告会议总指挥。 1.4 由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络,落实路途情况且每半天汇报给总指挥,重要参会客人需及时汇报。 2 参会资料的准备。 2.1 依据落实的来客情况,按照规定格式在会议前两天制作好秩序册(初稿)。 2.2 依据会议内容在会议前三天起草完成开幕辞。 2.3 依据会议安排在会议前三天起草完成各会议 。 2.4 依据会议内容安排在会议前三天制作完成会议演示资料。 2.5 依据会议内容在会议前三天准备完成 相关资料(、签署)。 2.6 由会议总指挥组织对上述材料进行统筹和协调后,送公司相关、部门审定。 2.7 由会议资料组在规定的时间内完成上述定稿资料的统一制作。 3 会议场所的 、落实,并作出预算报告。 3.1 依据会议规模要求,对预选的宾馆入住条件进行,并在会议前三天书面汇报会议总指挥。 3.2 依据 会议要求,对预选的会议场地进行 ,并在会议前三天 汇报会议总指挥。 3.3 在 预选的宾馆和预选的会议场地进行服务情况进行落实。
3.4 在 预选的宾馆和预选的会议场地进行周围环境进行 。 3.5 在 预选的宾馆和预选的会议场地进行 时对交通情况进行 。 4 参会资料的制作落实,并作出预算报告。依据货比三家原则在会议前三天 汇报: 4.1 资料制作周期。 4.2 资料制作样式。 4.3 资料制作费用。 5 参会物品的情况落实,并作出预算报告。依据货比三家原则在会议前三天 汇报: 5.1 制作横幅样式、费用、时间。 5.2 酒水、饮料等价格。 5.3 参会客人礼品的样式、价格。 5.4 会议用品(文件袋、笔、软皮本)样式、价格。 5.5 相应的 情况。 6 参会 用车情况落实,并作出费用报告。依照会议的日程安排大型会议场地租用,在会议前三天 汇报: 6.1 车型、车况。 6.2 租用费用。 7 进行财务预算整理大型会议场地租用,并报公司审批。 7.1 由会议总指挥组织、评定各汇报的情况。 7.2 由会议总指挥指定会议财务专人,对评定下来的情况进行财务预算整理。 7.3 在会议前三天报公司 审批。 7.4 在公司 评审通过后,由指定的专人和财务部协商及时领出会议专款。 7.5 由会议总指挥制定会议财务用款制度。 8 拟定参会客人的详细接待、安排计划。
在会议前两日,由会议总指挥组织会议,依照时间顺序对下面工作进行详细 计划: 8.1 参会客人及陪同 住宿安排。 8.2 参会客人餐饮安排。 8.3 参会客人行程安排。 8.4 会议结束后活动安排。 8.5 会议前、中、后陪同 的安排。 8.6 参会客人的接站工作安排。 8.7 会议期间与客人协调工作。 8.8 突发 应急处理。 9 会议现场的工作安排。在会议前一日对下面工作完成,由会场工作进行检查。并将结果及时 汇总汇报给总指挥。 9.1 参会客人、陪同 、房间。9.1.1 所有房间 况的落实。9.1.2 所有房间钥匙统一领取,并做出相应标示。9.1.3 制作好房间 入住空表格。9.1.4 会议秩序册的送到参会客户房间。9.1.5 水果、鲜花的送到参会客户房间。 9.2 会场的布置,会场内设备的调试。9.2.1 会场内座椅摆放整齐,布局合理。9.2.2 会场内横幅的悬挂整齐,标示粘贴牢固。9.2.3 会场内投影仪及幕布调试无误。9.2.4 会场内所有麦克风、音响调试无误。( 会议不能用无线麦克风)9.2.5 会议讲演用电脑和资料联机调试无误。9.2.6 会场内灯光、开关、电源及插板的落实。
9.2.7 会场用打印机和纸张落实,联机调试无误。9.2.8 会议现场 设备或器材的落实,且调试无误。9.2.9 会议场所各指引标示的落实; 9.3 会议所有物品、资料的到场、分装整理。9.3.1 会议所有物品指定规放位置。9.3.2 会议用各物品及时 ,分装整理好。9.3.3 会议用所有资料进行标示、并盖好图章;9.3.4 会议用的物品(文件袋、笔、软皮本)检查无误分装入袋。9.3.5 会议用 资料分装入袋,并做好编号表格。 9.4 参会客人的桌牌、会议牌制作。9.4.1 由会议总指挥对参会客人座次进行排定。9.4.2 核实所有桌牌名字无误,并按照规定摆放整齐。9.4.3 依照参会数量制作相应会议牌。( 黑字无9.4.4 按照公司会议 制作相应会议牌。( 黑字有 9.5 会议过程的摄影、照相安排。9.5.1的确定。9.5.2 各重要时刻的摄影、照相确定。9.5.3 合影留念的场地确认。 9.6 会议用车的安排。9.6.1 确定好参会客人车辆到场时间。9.6.2 确定好参会客人车辆行走路线。9.6.3 确认好接机、接站车辆、时间、 。 10 会议现场外工作安排。在会议前一日对下面工作完成,并由外场工作进行检查。
并将结果 及时汇总汇报给总指挥。 10.1 试验设备的调试、要参观的生产现场的布置工作。 10.2 参观期间路线制定、讲解 、试验 准备工作。 10.3 会议用各物品的采购工作。 10.4 公司 、设备、资料和物品的运送到会议现场。 10.5 会议期间天气情况及物品的准备。 10.6 药品准备。 10.7 会议期间道路通行情况。 11 公司 的仪容仪表要求。 (二)会议中工作:会议期间每天晚上各会议小组组长将情况向会议总指挥进行汇报,并按照会 议总指挥要求做出第2 天工作安排。 1 检查工作。由会场工作组组长随时对下面工作进行检查,并根据情况及时安排: 1.1 公司 、设备、资料和物品的情况。 1.2 会议用水果、酒水、物品、礼品的 、分装、整理情况。 1.3 会议室情况。1.3.1 会议用烟、烟灰缸、打火机的落实,并在会议前30 分钟摆放到位。1.3.2 会议用矿泉水的落实,并在会议前30 分钟摆放到位。1.3.3 会议用茶水、茶杯的落实,并在会议前30 分钟准备好。 1.4 会议用车、摄影、照相 的落实和通知情况。 1.5 参会客人的接机、接站工作安排情况。 2 迎接工作。
2.1 接机、接站参会客户工作安排。2.1.1 将参会客户的到机场、火车站进行时间排序。2.1.2 落实好接客的司机和车辆。2.1.3 定好到达宾馆门口迎接的准确时间。 2.2 宾馆门口迎接参会客人的安排。2.2.1 由司机将接到客人的情况及时通知会议总指挥。2.2.2 由总指挥根据参会客人到达宾馆时间,指定安排公司 在门口迎接。2.2.3对公司 进行分工安排,指定主要迎接客人 、门口服务,登记服务。2.2.4随时保持与会议总指挥的 ,在得知客人到达宾馆前十五分钟通知公司 到门口等侯,并准备好迎客的工作。2.2.5 准备好客人房间钥匙;房间 入住表格;各车辆内的客人情况落实工作。2.2.6 司机将车开到宾馆门口,由门口服务 将车门拉开并站立一旁。客人下车时,主要迎送上前迎接问候,并引领客人到登记服务人员处。2.2.7 由登记服务 进行来客 确认, 房间钥匙,并引领客人到房间。 2.3 与对方协调 的 、落实到客情况。2.3.1 实到参会人数。2.3.2 参会来客情况。2.3.3 参会客人身体状况。2.3.4 参会客人有无其它要求。 3 公司会面工作。 3.1 公司 与参会客人的会面安排。
3.2 参会客人入住后走访、交流工作。 4 会场工作。 4.1 会议资料的到位检查。4.1.1 会议演示资料。4.1.2资料。4.1.3 秩序册中会议议程表。4.1.4 各发言辞稿。4.1.5 投影指示激光笔。 4.2 会议现场秩序及 工作的安排。4.2.1 会议现场总调度的 指定。4.2.2 会议的安排。4.2.3 会议发言人及顺序安排。4.2.4 会议答辩 及顺序的安排。4.2.5 会议现场服务 的安排。 4.3 会议场外 工作的安排。4.3.1 会议用水的准备。4.3.2 会议用物品的准备。4.3.3 与会场服务、协调工作。4.3.4 会场内交待的任务。4.3.5 其它偶发 。 4.4 资料协助 的安排。4.4.1 投影资料的协助。4.4.2 文件修改及打印工作协助。 4.5 会议全程的安排。4.5.1 会议现场的记 。4.5.2 会议现场的。 4.6 会议全程摄影、照相 安排。 5 散会后工作。 5.1 参会客人就餐的准备、安排。5.1.1 依照会议前制定的会餐安排对就餐地点进行落实。5.1.2 对菜单进行落实。5.1.3 就餐客人座位、排序的落实。5.1.4 在会议结束前30 分钟与就餐部门 确认情况。
5.1.5 在会议结束前10 分钟确认凉菜均已经上桌,酒水、饮料到位。 5.2 安排落实引领客人到餐厅的 。 5.3 引领客人到餐厅。 5.4 与对方协调确认。5.4.1 参会客人返程时间、方式。5.4.2 参会客人其它要求。 5.5 餐后休息安排。 5.6 其它安排。5.6.1 参会客人返程票务的落实。5.6.2 参会客人是否有旅游活动及安排。5.6.3 晚餐及晚上活动的安排。 (三)会后工作: 1 送机、送站参会客户工作安排。 1.1 将参会客户的去机场、火车站地进行时间排序。 1.2 将离开的客人进行合理安排,并落实好送客的司机和车辆。 1.3 定好到达宾馆门口迎等的准确时间。 2 宾馆门口迎送参会客人的安排。 2.1 由总指挥根据参会客人离开时间安排公司 在门口迎送,指定。 2.2对 进行分工安排,指定主要迎送客人 、门口服务 ,门外服务 。 2.3在客人离开前十分钟通知送别 到门口等侯,并准备好送客的 。 2.4 客人下来时,由主要迎送 上前迎接,其它 面带微笑,由门口的迎送拉开门等候,司机将车开到门口,由门外 将车门拉开等候。 2.5 当客人到门口时,所有 齐声说“欢迎再来!”,当客人坐上车后集体挥手道别。
3 结账工作。 3.1 由会议财务专人对会议期间的费用进行记账。 3.2 在客人离 间前对房卡、其它费用进行核实。 3.3 和宾馆、餐馆等的 进行对账。 3.4 结清费用并审核票面。 4参会客人平安到否工作。 4.1 对参加会议的客人进行分类,并细分落实到每个和客户 的 。 4.2 根据客户离开的时间,乘坐的交通工具。在参会客户到达目的地1 个小时内进行确认平安与否。 4.3 将结果及时向会议总指挥汇报。 5 会后公司内部总结会。 5.1 由会议总指挥指定时间对会议的情况组织开总结会。 5.2 由会议总指挥主持,邀请公司 出席。 5.3 由会议总指挥对会议情况进行 汇报。 5.4 由会议 人对会议中参会客人提出的问题进行汇报。 5.5 各小组汇报本小组在会议期间的工作情况。 5.6 由会议期间负责财务的对会议期间所有的费用情况对公司进行汇报。 5.7 由会议中各 对汇报工作进行点评,并进行工作安排。 5.8 由公司文员进行总结会议的会议 。 6 会后资料的整理。 6.1 现将会议的所有资料包括总结会议 进行分类。 6.2 对整理好的会议资料进行编号。 6.3 对于答复客户提出来的问题按照时间节点完成。 7 制作参会名册。依据此次参加会议的客人,对所有来客资料做。 8 资料、名册的存档与送达。 8.1 对所有会议资料进行存档管理。 8.2 对于客户要求的回复的资料,在时间节点内完成,经审核没有问题,及时发给客户。