接待官
您的职责是保管俱乐部的实物财产，例如标语、讲台、计时装置以及其它会议所需器材设备。
您必须提早抵达会场进行会议准备工作，并且在会议结束后留下整理并将所有设备归位。此外，您还必须负责会议场地租借事宜，若有必要，帮助寻找新的场地会务场地租赁，并且与场地租借方密切联系。
接待官还应在事务会议、演讲比赛或其它俱乐部活动上履行职责。例如，在进行会员入会投票时，接待官需引导这些候选人离开会议场地，以确保投票的公正性。在进行演讲比赛时，接待官需在会场门口进行出入管制，确保迟到者不会对演讲选手造成不必要的干扰。
CLUB CONSTITUTION FOR CLUBS OF TOASTMASTERS
INTERNATIONAL（俱乐部章程，仅限英文）
Article VII: Duties of Officers, Section 7
The club sergeant at arms is responsible for club property management, meeting room preparation, and hospitality. The sergeant at arms chairs the social and reception committee.
接待官职责
基本俱乐部供应品
管理俱乐部财产
• 缎带
• 旗帜
• 讲台
• 选票及简易评估表格
• 计时装置您负责保管俱乐部的标语、木槌、讲台、奖项缎带、各类用品及其它设备，并确保这些物品的安全和完备。
提前到达会议现场，进行会场布置。
会议结束之后留下，对会场进行整理和清洁。将俱乐部所有财产保管归位。
将会场恢复到使用前的状态。
定期盘点俱乐部补给品，如有不足则请秘书采购补足。
协调俱乐部会议
您是会场租借方与俱乐部之间的联系人。至少提前三周与会场租借方确认，并即时告知会议活动的相关变动。
常见会议变动
• 更改会议场地
• 规划特别活动
• 更改会议日期
如果您的俱乐部属于，则应遵守企业内场地租借规定来租借场地，如企业内部网、场地使用日程表或租借登记等。
职责概述
俱乐部举行会议前
• 在会议前几天确认会议场地租借完成。
• 确保大部分空白选票可用于投票。
俱乐部成员到会后
• 至少在会议开始前30分钟完成场地和设备的准备和布置工作，以确保会议准时开始。
• 布置桌椅。
• 将演讲台摆放妥当，将木槌、标语、国旗（如需要）、计时灯、选票、奖杯和缎带布置在适当的位置。
• 在会场门口摆放一张桌子，上面放置宣传册、名牌、《Guest Book》（书目编号 84）和教育刊物，例如手册、俱乐部时事通讯以及
Toastmaster杂志供会员参阅。
• 检查会场的温度，如果温度过高或过低，进行适当的调整。
• 要求所有来宾在《Guest Book》（书目编号 84）上签到，并向每一位来宾发放名牌，在会议时佩戴。
俱乐部会议中
• 坐在会场门口附近，迎接晚到者并帮助他们就坐。防止任何干扰并处理任何必要的琐事。
• 如有任何餐饮服务，协助餐饮服务人员。
• 如有必要，协助收集当次会议的奖项选票并且协助统计。
俱乐部会议后
• 将会场恢复成原样。
• 将所有器材打包，并存放于安全的场所。
• 将场地内所有不需要的物品、垃圾整理并清除。
接待官常见情况处理
以下所列为接待官可能遇到的问题及针对各问题的参考解决方法。如果您对于相关问题有自己成功处理的经验，请与全球总部的俱乐部品质与服务团队分享（）。
情形： 要提早到达会场并完成会场布置工作，有时可能会来不及，尤其是在午餐时间举行的会议。
可能的解決方法： 如果您的工作或个人的行程过于忙碌，可请俱乐部志愿者协助；也可请热情的新会员帮忙。
平时就准备一套最简便的会场布置流程，使您能在时间不充裕的情况下也能将会议必需的物品，设备准备好。
情形： 俱乐部会员人数已经超过现有场地可容纳范围会务场地租赁，需要寻找新的场地。
可能的解決方法： 首先，在原场地的同一栋建筑内，寻找同时段空出来的较大场地。如果同时段同一栋建筑内没有合适的场地，尽可能在附近的建筑内寻找。可能的解决方法有很多：俱乐部、教堂、医院、饭店、咖啡厅、退伍军人中心、老年人活动中心或市政府办公大楼。
确定新会场之后，立即与俱乐部主席、公关副主席联系，请他们向所有人告知新会场位置。
情形： 俱乐部常用的会场临时不能使用。
可能的解決方法： 尽快找到一个临时的地点，同时转告所有会员。临时地点有以下选择：附近饭店的宴会厅，周围的咖啡厅或于同一栋建筑内寻找可用的场地。
不到万不得已，请勿取消会议。
接待官资源
《杰出俱乐部计划和俱乐部成功发展计划》（书目编号 CS1111） www.toastmasters.org/1111
订购俱乐部补给品 www.toastmasters.org/meetingsupplies
《Ballots and Brief Evaluations》
（书目编号 163）（仅限英文） www.toastmasters.org/163
