结合行业属性，邀请业内优秀的大咖前来分享，一定会成为活动的亮点。

但需在前期了解清楚嘉宾的相关资料，包括特殊衣食住行的需求，这样能给人感觉得到主办方的充分重视，提升好感。

媒体嘉宾

分为付费媒体和自有媒体，能把活动扩散出去，让更多人知道，增加影响力和行业知名度。

付费媒体一般是根据活动调性和传播阶段，通过付费或资源互换等形式，主动邀请专业垂直媒体或大众媒体前来，可将流量引流到自己的自有渠道上。

与之对应的就是自家媒体啦，做好官宣也非常重要哦，因为只有你们自己才知道活动宣传中想要突出的内容和优势特点所在，也能引导外部媒体的走向。

无论哪种媒体，都需要前期沟通清楚本次活动的宣传重点，也可向付费体提供产品体验和重要嘉宾的专访机会。

但别忘了提前介绍采访嘉宾的背景资料，以及过审采访题问题（主办方和分享嘉宾双方），采访时间建议在上午10-12点或下午15-17点。

有一些酒店本身自带舞台和显示屏或投影布，如果会场要求不高的话，可以用酒店本身的这些设备。

若要求较高则可找专业场地搭建方，包括舞台搭建，背景板布置，展板、水牌摆放，体验区设置等。

加强现场视觉效果，进一步烘托氛围的视频音频和灯光，都需要有专门的负责人跟进和管理，以便第一时间跟进。

需要提前沟通好机位设置，以及拍摄重点，确保拍摄的内容符合宣传要求，且能及时拿到照片进行直播宣传。

速记员也是不可或缺的，可视情况请驻场的或直接录音后远程整理稿件。

有了速记稿就能第一时间给到各大媒体，整理出相关报道，抓紧黄金宣传时间。

最后还有化妆师、礼仪组和志愿者等共同协助发布会顺利开展，全方位向用户传达我们的专业。

物料清单—Put

到了最繁琐，最易出错的物料环节，我们需要将活动中所有对外视觉宣传要用到的东西进行汇总，便于前期准备，及时发现遗漏的地方。

这也和预算管理有着直接的关系，要根据预算尽可能想周全，部分物料若能复用，也能减少下次活动筹备时的成本。

针对不同类型的发布会，所需物料不会全都一样，我们整理出基本适用于大部分发布会的通用清单，分为线上和线下两部分。

主要用于活动宣传。

包括介绍活动用的宣传海报、嘉宾海报（个人或金句）以及宣传H5/视频等西安找发布会场地，甚至包括媒体渠道的广告位设置和各种新媒体（公众号）宣传所需的物料，以及活动开始前一周用来渲染气氛的倒计时海报。

还有就是电子邀请函，这类物料主要用于邀请嘉宾，同时也带有宣传作用。所以设计上需要注意：

1.被邀请人作为主体，应放页面中心位突出其荣耀，容易让人产生转发的欲望；

2.提炼活动的重要信息，以简约的形式放在醒目的位置，既方便被邀请人获取相关信息，也方便其他感兴趣的伙伴能联系上主办方。

就是需打印出来的物料。设计稿需注意转曲和预留出血位，并注意制作周期，提前打样对比确定后再走量。

所有物料按区域分类并打印好相应的物料清单，交给相应负责人统一管理，便于前期清点布置和后期回收整理核对。

根据不同区域用途，分好类的物料清单是这样的：

场地安排—Place

合适的场地能给活动带来意想不到的惊喜，而其中有很多细节常被我们忽略，这会导致活动现场，从开始搭建到活动后期会造成一定的影响，甚至影响到活动的进行和参会人员的体验。

01场地选择

但可以承办活动的地方太多了，可以从以下几个维度综合考虑，找到适合自己活动的场地。

尽量在市中心，且交通便利的地方，离地铁站或公交站的距离，停车是否方便（酒店是否有停车位、停车位满了后附近是否有其他可停车的位置）

根据发布会类型不同来选择不同档次的场地酒店，让用户踏足酒店的那刻就觉得值回票价，档次偏高了没预算，档次偏低了用户体验不好。

所以需要根据预算和活动类型来选择酒店；另外就是酒店的档期，不同酒店在旺季和淡季收费也有不同，需要根据档期报价综合考量。

根据活动预期的参与人数与酒店方匹配场地大小是否合适西安找发布会场地，但也要注意会场中央不要有影响听众视线的柱子或其它障碍物。

这里和大家分享一个小米打造爆款发布会的玩法，可借鉴一下，比如现场能装100人，但只放80张凳子，后排就是站着，以此给人营造出人满为患的感觉。

坏境

场地的外部环境也需要考量，若酒店附近都在修路或环境欠佳（老旧或有荒废的工厂等），自然会让人引起不适，也对主办方的专业度心生疑惑。

若酒店自身就带有所需的舞台或屏幕等内容，就方便前期的场地搭建工作，自然也性价比更高；

一是看酒店的住宿条件，二是看连通场地一起定能否有优惠。

提前给分享嘉宾安排好住宿，方便当天直接来会场；也协助外地来的观众找好住宿，免去后顾之忧。

一般需提前2个多月预约场地，部分热门场地或许还需提前半年或以上。

说完条件了，那去哪找呢？除了自己挨个实地考察外，也可以在活动平台（会小二、Y空间等）上找，把你的具体诉求告诉他们，让他们帮忙筛选出合适的场地。

02场地布置

在这里，我将场地布置分为指引系统+会场布置。

指引系统

帮助引导用户从出发点最快速进入到会场中，需要考虑到采用各种交通工具的引导路线。

而从最近的地铁站/公交站/停车场开始，到酒店门口，需设置好指引，比如穿着醒目的志愿者协助引路，在每个转角位都有醒目的水牌或易拉宝引导。

进酒店大门后，则需引导观众找到去会场最短的路，也需跟酒店大堂的工作人员沟通，让他们协助引导，分散工作压力。包括设置好酒店的电子广告牌，电梯或转角位置等都设有醒目的标识。

会场布置

分为展示区、舞台和内场的规划，甚至包括晚宴的布置和座位设置。具体要看不同体量和不同类型的发布会，让设计好，再进行场地搭建即可。

屏幕的位置也视场地而定，根据现场效果以制定分屏方案，比如说16：9双屏，左侧播放PPT，右侧呈现主画面；或中间16：9，两侧演讲者的返送画面。

流程设置—Process

对整场活动要做到心中有数，一共有多少个环节，每个环节大概多长时间，什么时候休息，什么时候与用户互动……这些都需要提前设置好，以便提前通知下一个环节的工作人员提前就位。

烧脑的干货内容和轻松的娱乐环节相互交错，随时调动大家的注意力。当然也要想要其他应急措施，比如说万一嘉宾分享超时了怎么办，该如何提醒。

活动中一定要设置一个能让用户高潮的环节，并应用峰终定律，在关键体验环节上，创造出更多、更高的峰值体验，以加深他们的印象，利于传播。

宣传报道—Publicize

“酒香也怕巷深”，好的活动更需要一个合适的推手让更多人知道，特别是在产品推广的初期，需要有一个机会和媒介让大家接触并了解“ta”。

而发布会就是起这样的作用，吸引到第一批种子用户后才能逐步扩大影响力。所以宣传报道也是很重要的环节，分为预热期和举办期两个阶段。

1预热期

简单来说，就是吸引大家来参加活动，包括各种视觉层面的内容，具体见下图。

还有对活动内容的预告和透露，让大家带着好奇来到现场；若大家对分享嘉宾不熟悉的，也可以在宣传时适当分享一些嘉宾的干货实力，也能吸引大家前来。

若经济实力允许的话，能找到大V帮忙转发宣传，或者在目标人群较常出现的地方，地铁或电梯等地方适当张贴广告也能刷存在感，进一步促进转化。

2举办期

活动举办中的宣传可进一步扩大影响，让参与者自发帮你宣传，告诉身边的朋友这个活（公）动（司）有多棒（专业）。

但这一块的宣传容易被忽略，因为大家可能都习惯性把重心都放在舞台上，而忽略了一些细节的体验。

可以通过打造“五感”体验，以增强品牌认同感。

五感包括形、声、闻、味、触，也即人的五种感觉器官：视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉。对应到活动中，则是处处出现品牌，增强记忆。

进入会场后，肉眼所见处均保持统一的风格和配色，所有对外的物料，最好把标签撕掉，并贴上公司的logo保持风格统一。

甚至包括不同分享者所用到的PPT，都需要保持一致的风格。

像在小米的发布会，把PPT做好是无比重要的事之一。发布会的核心是产品，当然它的表现形式是PPT 。

一方面是获得现场观众的认可；一方面是吸引场外人的关注，因为不少观众会拍照发朋友圈，所以也要考虑拍照的效果。

现场照片或直播的传播，也能照顾到场外的伙伴，能第一时间感受到发布会的气氛。

像大咖站台（不一定是分享嘉宾）的照片，本身就能带来流量，增强权威性。

包括主持人和分享嘉宾的声调语气，现场播放的音效音乐等。

比如活动开场前，配合灯光变暗并加上温柔地语音提醒大家把手机调为静音，并将除舞台外的声音提前调小。

在活动中场休息快结束时，主持人催场可加上公司（品牌）名，比如说“演示大师（公司名）提醒你，5分钟后将继续精彩的分享，请调整状态，入座等候。”

包括场地的实体物料，礼物，公司画册等宣传资料。若有新品发布会，设置产品体验区则能增强用户的触觉体验。

包括茶歇、晚宴等，抓住用户的胃，有助于抓住ta的心。若是服务行业，这方面的体验能给用户留下不错的印象。

也可在茶歇时间可观众交流互动，看是否达到预期。

这属于锦上添花的内容，配合上让人感觉舒适的香气，能让用户进入会场后放下戒备。

再配合不同主题增添气味的体验，让观众的体验更加立体，仿佛置身其中。

另外我们需要在过程中刻意去引导大家转发，比如说转发朋友圈领行业干货，抽奖领分享嘉宾的签名书等。

前提是礼物是大家想要的，而且转发内容不要太强广告性易引起反感。

预算花销—Price

成本控制是策划过程中的重头，它决定着整个活动能怎么办。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。

所以需要确保采取所有可能的措施，来达到这个目标，而不要等到活动结束时才发现已远远超出了预算。

这就需要把活动中所有涉及费用的模块，事无巨细地罗列出来。并且根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算。

我们整理出常规的花销内容（见下图），可以在此基础上根据具体的活动内容再进行调整。

其中的每一个条目都要记录下报价和付款凭证，留下来发票，方便之后核算和报销。

至此，有关发布会前期的筹备工作内容已经讲解完了，其中很多细节上的内容需视具体活动内容再进行讨论和优化，在会前保证各项准备工作到位，以更好的状态对应现场。

另外一半的内容，我们明天继续探讨，感兴趣的可以先蹲住，如果有其他感兴趣的部分欢迎大家在下方留言交流哦。

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