今天立春,立春代表着新的开始,“天街小雨润如酥,草色遥看近却无,最是一年春好处,绝胜烟柳满皇都。”这是对春天的写照,一年之计在于春,同时这也是对企业新一年的发展方向的写照,这也每个企业在开年之计都要举行一次会议活动,借此话题我们就来聊一聊,在云南做会议会展策划活动需要多少钱?如何才能做好会议会展策划活动?
在云南做会议会展策划是一项繁杂而重要的项目,一般都会请会议会展来完成。会议会展费用包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用以及其他杂费。会议会展策划需要从对企业进行有针对性的市场调研、制定详细完整的展会策划方案、实施前的培训等方面来着手策划。
一、会议会展策划活动费用包含什么
(一)、交通费用
1、出发地至会务地的交通费用--包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
2、会议期间交通费用--主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
3、欢送交通及返程交通--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
(二)、会议室/厅费用具体可细分为
1、会议场地租金--通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内--比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
2、会议设施租赁费用--此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
3、会场布置费用--如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
4、其他支持费用--这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
(三)、住宿费用
值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有些是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣,比如淘会场提供的各个酒店都有10%-40%的优惠折扣。
(四)、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
1、早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算--而改为按预定人数收取费用)
2、中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算--自助餐形式,按桌预算--围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(五)、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
会议、会展是一项繁杂而重要的项目。一般都会请来完成。会议会展费用包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用以及其他杂费。会议会展策划需要从对企业进行有针对性的市场调研、制定详细完整的展会策划方案、实施前的培训等方面来着手策划。下面小编给大家介绍关于会议会展的知识。
二、会议会展策划活动怎么做:
1、对市场有针对性的进行调研并确立一个会议会展的主题
不管任何企业单位,在展开会议之前都需要收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料并对收集的资料要分类编排,结集归档,确立企业的预期的目标与方向并确定会议主题,会议必须围绕一个确定的主题才能够开展下去,企业、单位相关会议主持人根据这个会议的主题去展开叙述,明确会议会展主题是一个会议策划的核心内容,确定目标方向,然后通过会议的形式来进行分析、讨论其内容的可行性方案,
2、制定详细完整的展会策划方案
确定会展的目标市场,会展的规模,展品的选择,评估观众数量的多少,展览会面积的大小以及参展的费用预算,明确了会议会展的目的,才能让参加会议的人知道这个会议开展的意义和作用,从而也会根据会议的具体目的去寻找会议中提及的某些问题和最佳解决方案,使得后续的工作能够有序、稳定、高效地进行下去。
3、确定会议会展策划活动的时间
一个会议的开展时间是非常重要的,现在无论是哪一个行业,每一个人的时间观念是非常强烈的,确定了合适的会议时间有利于公司各部门的工作人员提前安排工作,能够在很大程度上保证会议全员到齐,提高会议的质量与效率。
4、确定会议会展策划活动的地点
一个会议要开展的最基本的条件就是要有一个具体的地点,会议会展的地点可以是多样化的酒店会议室价格,有些会展公司会议室也可以是不固定的。在明确会议地点的时候,要考虑要这个会议会展的规模大小和内容质量,像一些大规模、严肃的会议就应该选择比较大的、且安静的会议室酒店会议室价格,小规模、临时的会议会展就可以选择小一点的会议室。
5、会议会展策划活动执行前的流程培训
让全体的实施工作人员理解展会策划方案的精神,熟悉展会方案要求,掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。
6、印刷材料的设计制作
利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。
7、展台的布置及展示
设备的调试安装,展台的人员配备。
8、展会互动创意设计
用大屏幕互动的方式进行展会现场互动,可以找那种活动在线的游戏,只需要扫码就能参与互动小游戏,大大降低了互动门槛,并且大屏幕的展示效果会吸引更过顾客驻足参与,就直接实现了引流。同时,顾客在参与互动游戏的同时还会留下个人信息,方便会后跟踪。
9、相关的会展服务
根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,设计不同的休闲方式、旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
10、做好对活动的评估
开好总结会,做好善后公关工作。
以上就是为大家分享的关于会议会展价格?如何做?的相关介绍,更多关于活动策划、活动舞台搭建的相关咨询,请致电联系我们。