如何高效搞定年会？

年会是每个HR、行政人年底的“boss关卡”，建立筹备组、做策划、找场地公司年会策划执行，找节目……每次都要在焦头烂额中加班加点一个月。

如何高效搞定年会？我们今天用产品思维帮你梳理年会策划中的关键脉络。

01需求调研：了解老板员工1.1 了解用户

年会作为我们的产品，最大的价值就是满足客户需求。年会用户涉及老板、员工甚至更多利益方。为了了解各方需求，可以采用以下方法：

1.2 成立筹委小组

整个年会项目的策划执行团队，主要有3个作用：① 高效沟通方便跨部门工作的开展；②管理老板与同事的预期；③高效率完成需求调研。

筹委会的人员构成一定是有老板和各部门的同事在里面，如此一来，信息可以及时同步给公司上下，跨部门的支持工作开展起来也更顺利（尤其是要各部门出节目这种事儿）。

需求调研也可以直接委托筹委会的人员对各自部门的需求（例如市场部、业务部）做简单总结，老板的需求和期许也可以顺势在项目会上同步。

1.3 确定目标和调性、预算筹划

在了解过需求、项目组成立后，常规情况大家只要坐下来开一两次会，就可以拍板出年会的主要目的、调性，进而合作发散出年会的主题和形式。

同时我们要向老板了解预算情况，可以根据预算来反推我们在实际执行中的侧重点和关键动作。当然，不要被预算束缚了双脚，脑洞开到无限大，争取每一分钱都花在刀刃上。

项目组还要制定一个年会筹备时间表，拆分年会筹备的各项任务并布置完成时间点，保证整个筹备工作有条不紊。

02产品定位：主题和选址

用户需求掌握了，在真正进入产品设计之前，你需要先为你的产品扣一顶帽子——通过主题和场地选择，赋予其特定意义。

2.1 力透纸背的slogan

一个优秀的Slogan往往具有出色的营销意识，要结合背景传递核心信息，有时还要有感情共鸣。年会的开场视频、节目内容，都可以和该主题进行关联。

好的年会主题，要应时应景。

处于成长期的公司，业务在高速发展，年会的目的大多是加油鼓劲儿，营造主人翁意识，引导大家与公司一起拼搏再创佳绩。此时的年会主题就会比较励志了，集中表现奋斗、拼搏 等主题。

而到了成熟期，年会目的更侧重增强团队凝聚力，因此主题就相应的侧重打人文牌，走温暖路线。

具体操作slogan时，你可以把过去一年发生最大的事件作为思考着力点：比如公司刚刚完成融资，成为行业里领头羊，就应该写“奔出峡谷”；一家刚刚完成并购的企业，希望团队进一步默契融合。公司最后选择“the power of one”（和的力量）作为主题。

年会举办地也是一个创作slogan的思路，比如公司年会定在山上时，就是“再攀高峰”这样的攀登主题，年会在海边、邮轮上举行时，主题就类似“乘风破浪”。

2.2 年会场地

场地是活动策划落地的开端，因为他决定了年会的形式。

现在的企业往往十分重视文化，于是在年会选址上首要考虑的，是这个地点的某些特质是否能与公司文化相吻合。比如邮轮年会，这种在无边大海上开年会的形式象征了远征的意义。

但选址不能仅凭理想主义的意义契合而全然不考虑现实的经济因素。除了类型外，还要考虑：年会环节、容量，设施，档次，花费，交通，配套（如餐饮住宿），备案等因素。

03产品设计：年会内容和环节设计

定好年会的主题、地点和基本创意后，我们就可以开始具体的年会设计了。好的产品是要让用户有参与感的。年会至少要做好三类内容输出：品牌型内容、基本型内容、福利型内容，以及做好内容审核。

3.1 品牌型内容：让老板演讲更有意思

品牌型内容，一般是指公司想要向大家传达的内容，也是实现激励团队、凝聚人心的主要手段。这类内容，主要有这几个类型：传达企业价值观和企业文化 / 讲述理想和情怀 / 老板的个人PR 等等。

这里再提供几种常见的形式供大家参考：公司宣传视频（推荐公司员工街拍式采访公司年会策划执行，非常出彩）、年会祝福视频 / 员工故事 / 客户故事 / 老板发言或老板个人的保留节目等等。

3.2 基本内容：表演什么节目不油腻

这里的基础内容就像产品的基础功能（其他功能都可以砍掉，基础功能必须有且牛逼）是保底儿的，高质量的内容。

生产基本节目也有一些成熟套路，比如热门流行歌舞的改编（比如当年的江南style、去年的PPAP、SEVE等，今年你可以在抖音上找找灵感）、当年流行综艺节目改编；玩得开的企业，也可以选择玩一些男女反串、恶搞老板等，往往都是燃爆现场气氛的利器。

3.3 福利型内容

年会的最主要福利当属年会奖品/抽奖等环节，年会奖品本身非常具有话题性且可以迅速带动现场氛围。

奖品或礼品的选择至少要满足下列三个条件之一：a. 新奇好玩 b. 特别实用 c. 满足特定需求（比如程序员很多的公司可以设置机械键盘，小仙女很多的公司不如送个包）

抽奖环节建议贯穿整个晚宴，制造高潮迭起的氛围。最后还可以老板商量“临时”加奖环节，不仅可以烘托年会晚宴最高潮，还可以增进老板和员工关系。

3.4 内容审核

一方面要把关活动整体的调性，是否符合公司文化，另一方面是保证节目质量，给出改进建议。

04产品研发：年会执行4.1 无供应商

相当多小公司的年会执行，都由公司员工担当。活动筹备时，要注重物料提前到场、提前搭建（和酒店方提前确认好时间），对节目进行彩排。

在现场执行时，最重要的组织原则是负责人制。核心人员要形成工作组，活动前就要经常开碰头会，保证无缝对接。工作人员最重要的原则就是“一人盯一事，事事有唯一负责人”。

TIPS现场负责人安排

一般要在几个大环节设置负责人：

要做到事无巨细，所有工作提前做好安排和准备，为整个年会顺利进行做好铺垫。会务组人员名单提报，领导授权了，通过各部门选择的会务组人员才好听令安排。

在搭建及彩排工作结束后，建议再召集各个版块的工作人员一起开一个现场碰头会。同步信息，查漏补缺，非常关键。

检查清单，各个口的负责人员的最后确认：

4.2 有供应商

大型年会需要供应商支持。可以选择总包（即全部委托给一家供应商），好处是相对省心，联络方便，对接容易。但有时我们并不需要全部外包，这时候就可以选择分模块外包，比如拆分为创意 / 执行 / 采购三个模块，按需外包，好处是更为灵活，同时也有更多选择。

当我们筛选一批供应商之后，就要进提案环节，一定要进行封闭提案，更利于供应商表达他们的好点子。

05产品复盘与宣传

活动现场的结束并不代表活动营销的完结。活动后的细节拿捏更见功夫。但很多人往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后，至少要做好这几件事情：

5.1 剪辑视频花絮

拷贝所有影像资料，并剪辑成视频，这不仅仅可以用于企业内部的宣传，更可以对外进行企业形象展示。基于这些考虑，需要拍摄什么内容，也需要提前准备好。

5.2 复盘和活动报告

年会结束后，对年会目的和效果进行复盘，对本次年会的优点和缺点进行总结，让优秀经验和问题充分暴露和探讨。将筹备中的各类文档进行总结，沉淀为管理资产。

附：265年会活动策划方案（14份）

2019GXG年会策划方案.pptx

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2019复古DISCO主题年会策划案.pptx

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