隆重的国际会议不是那么容易策划的，毫不夸张的说，每一个国际会议都是一个系统工程，只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国，甚至世界各地，调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中，既要使代表们能开诚布公，畅所欲言，又要使会议在高谈雄辩中保持一致，善始善终，更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份，不是专家教授，便是社会贤达；不是商贾巨富，便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响，使组织者感到尴尬，使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作，从外事到政法，从文书到翻译，从印刷到电信，从食宿交通到旅游，无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作，层层负责，环环扣紧，才能事竟于成。

策划国际性会议策划需要注意以下几点：

第一，早策划早筹备：通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中，策划的雏形实际上也在形成，只是待筹备进行到一定阶段时，人们要求看到工作设想和实施方案，正式的策划才破茧而出。经验表明，策划宜早不宜迟，原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。

第二，全方位会议周全运作：国际会议的准备工作涉及方方面面，需考虑周详，避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来；如时间选择不当，正值寒冬或酷暑，就会使与会者叫苦不迭；如会场未选合适，会议服务跟不上来，就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失，虽不应对策划者求全责备，但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节，避免出现大的闪失。

第三，订出落实的时间表：为了保证策划能按时实施，必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据，也是掌握进度，调整快慢的准绳。

那么，在厦门如何做好国际性会议执行工作：

一、会议宗旨：国际会议的策划者必须明确自己的会议宗旨，这种宗旨可以反映于文字上，也可以隐蔽于具体做法背后。策划者据此确定会议的进行方式。

二、会议名称：国际会议的名称应力求简短、易读、易记。以为把名称叫得越复杂便显得越重要的认识是没有根据的。至少从公关的角度来看是不可取的。举例，称“亚太合作国际会议”便足矣。如取名“亚太合作国际会议：日、美、中新兴工业经济及东盟的作用”便嫌繁冗了。

三、会议主题：一次国际会议审议的实质问题应通过会议主题概括出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感；确定会议主题，使之精确、简明、有号召力、引人注目，是要费一番思索的。

四、会议的层次：一般地讲，国际会议部是同一层次的人的聚首，越是层次高的国际会议，接待规格也越高。为了一次首脑级的国际会议或是一次有重大影响的国际会议，有的国家甚至不惜工本，大兴土木，盖起大厦，准备工作也由国家领导人亲自抓。在财政预算、力量配备、动员程度上都可看出规格的不同。

五、会议日期：确定国际会议日期，事先要考虑周密，决定后不要轻易更改。特别是在邀请信发出后，准备与会的代表均已把赴会的时间留出。如此时更改时间会给许多人带来不便，甚至使部分人取消赴会打算。如确需更改，要表示歉意，申明理由，及早通知，以挽回影响。

六、会议地点：国际会议地点的选择也有一套学问，一般地讲，会议策划者倾向于选择交通便利、环境优雅、设施齐全、活动方便的地点为会址。但理想和实际常有距离，选择时须做仔细的调查研究；有无举办国际会议的经验也是重要的。如此前旅馆已积累了经验，再办便驾轻就熟。反之厦门特色会议场地，一切从头做起或经验不足，会议组织者就要多费口舌，服务效率和质量也难有保证。

七、会议规模：一般地讲，为了造声势，打开关系和扩大影响，会议的发起人和组织者倾向于扩大规模，即所谓的人多热气大。如果两个会议的目标、层次、主题都相同，而一个来了数十人，另一个来了数百人，其影响当然不同。因此，带有纪念性、群众性、宣传性的国际会议规模便不妨大些。另一种国际会议的目的是为了解决问题和形成决定。为了便于深入交换意见，排除障碍，做细致工作，规模就不宜过大。特别是涉及重大利益，而与会者又意见分歧的会议，代表们要经过艰苦的讨价还价才能达成协议。这种会议的规模就要控制。七嘴八舌，热闹非凡，但言不及义，意见集中不起来，会议便难以成事。

八、会期的长短：国际会议的开会时间长短不一，相差甚远。长短以何为准？有人认为，少于一周的为短，而超过三周为长。这恐怕是一般的说法。实际上厦门特色会议场地，有的国际会议仅二三天，而有些则长达数月。时间的确要抓紧，但把议程安排得过满，或节奏过快，也可能适得其反。会议开得松松夸夸，会议厅门可罗雀，许多人逛大街去了，或都在休息厅里喝咖啡、聊天，当然不好。可是，没有留给代表们思考的时间，向国内请示的时间或进行酝酿磋商的时间，而赶着要他们表态、做决定，到头来也可能证明不能把代表硬捏到一块，事倍功半。

九、会议费用：召开国际会议必须有充足的经费来源。对此，策划者不能掉以轻心。没有经费，一切都成了空中楼阁。即使在经费不足的情况下勉强上马，路途也步履维艰，甚至可能中途夭折。国际会议因经费不足而取消、延期举行，或缩小规模举行是时有发生之事。国际会议的开支甚大。租场地、添设备、雇人员、付路费、给酬金等都需要钱，有时还包括一定数额的外汇。