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会议的筹划与准备教学提示:重点:会议工程筹划;难点:会场布置章节内容财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容会议筹划根本概念与作用会议筹划的根本要素会议相关文件证件准备会议设施与会场布置准备第一节会议筹划根本概念与作用一、会议筹划的根本概念1、不同的筹划定义2、会议筹划,就是对会议产品进行预测分析,使之发挥应有的效能的理性行为。3、会议的筹划必须反映出会议目标及与会者的特点。二、会议筹划的作用1、促使会议有序性2、促使会议创新3、让与会者产生舒适感和平安感4、促使会议产生超值效劳5、促进会议商业化运作6、促使会议标准化第二节筹划的根本原理一、奇正原理二、系统原理三、博弈原理四、裂变原理五、整合原理六、简易原理七、定位原理八、关联理论一、奇正原理?孙子兵法?第五篇势篇曰:战势不过奇正,奇正之变,不可胜穷也。奇正管理是筹划的第一大原理,它是思维创新的核心表现。筹划贵在用奇,奇在众所不意,也就是在众人所无视或意料之外但是又在情理之中。我们筹划对手时,也正是对手在筹划我们的时候,奇于对方之外那么胜;奇于对方之同那么平;奇于对方之内那么败。

二、系统原理系统原理要求筹划人能够高瞻远瞩、深谋远虑,能够从整体上把握、控制和驾驭全局。系统原理的是把筹划当作一个完整的系统和过程,用控制论、信息论、系统论等方法中整体的、联系的、结构的、功能的、层次的、非线性的观点,对某一筹划对象进行分析、综合、归纳、从而求得好的筹划方法,最终达成整体效益。三、博弈原理管理学里关于决策的根本原那么中,有一条叫做“满意原那么〞,意思是不求最优而求满意。这也是博弈所追求的原那么。博弈原理的核心与著名的博弈论有关,顾名思义,就是研究冲突对抗等竞争条件下最优决策问题和不同决策之间的均衡问题。博弈制胜,真正的难点,往往还不是技巧的运用,而是心态上对得失平衡的把握,是对代价、对损失的看法,对对手的正确分析判断。世界永远是动态的平衡,先舍后得,方为成就大事业的大智慧。四、裂变原理裂变是现代物理学的概念,物理学家研究发现核能释放根本上就是无休无止的核子碰撞与激发。原子核能够发生裂变,其裂变原理有爱因斯坦的质能公式给出。如同原子核的裂变的道理一样,人的创意、智慧也能发生裂变。而且只有发生裂变,才能实现筹划的一箭双雕、一箭多雕的意外效果。当筹划的能力开展到一定阶段后,他所积累的聚集的各种主客观资源及创新思维习惯、实战经验就会发生核聚变,不断衍生出新的创意,新的概念,新的模式。

五、整合原理整合原理与系统原理在分析问题方面有某些相近的思想,他要求筹划人把筹划对象所在系统可能涉及到的各元素、各层次、各结构、各功能等,按照创意目标的主线整合起来,扬长避短,避实击虚,以实现1+1〉2的系统整体功能。整合有围绕功能、目标为主的整合,有以结构层次元素为基点的整合。具体整合的方式有很多种。整合是一个优劣互补,智能匹配、功能放大的再造过程。整合出效益,整合出奇迹。有些看似不可能的事,一经整合就会产生意想不到的效果,甚至完全改变了世界。筹划如能将市场各种要素巧妙地进行整合,就会变不可能为可能,变弱小为强大。六、简易原理简易原理即要求筹划方案气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载简便、易行。大道至简,越是深刻的往往越是简单的。一套筹划方案是否简单明了,是否切实可行,最能反映筹划者的筹划水平。复杂而牵强的筹划方案不但难以操作,而且会大大增加实现的本钱。高水平的筹划者,能够从成千上万的参变量、变化因素、限制因素中迅速抽象出具有创造性的简单可行的决策方案。高水平的筹划案是至简至易的,所以,筹划要尽量做到环节、工序少,人员、职责岗位职责下载项目部各岗位职责下载项目部各岗位职责下载建筑公司岗位职责下载社工督导职责.docx分工明确,文字表达通俗易懂,不反复劳工费时。大筹划不一定都复杂。七、定位原理定位就是企业找到自己最能赢得竞争优势的位置。企业筹划的设限定位

就是通过对宏观环境、外部市场条件、竞争对手、企业产品、企业开展趋势进行综合性的分析,结合专家的意见,论证设计后,最终确定一条最能表达企业特色和核心能力的经营策略。设限定位就是企业“创造别人无可取代的产品〞。定位(Positioning),是由著名的美国营销专家艾尔·列斯(AlRies)与杰克·特罗(JackTrout)于70年代早期提出来的。具体的来说定位分为:品牌定位、产品定位、效劳定位、形象定位、竞争市场定位、产品分销定位、广告定位、组织职能定位。八、关联理论筹划的精髓在于关联。筹划人在解决问题和实现目的的一切凭借都可以被称之为资源,筹划人可以操作的事物单元我们称之为要素,对要素和资源创意性的关联就是创意性的筹划。一切筹划的技巧和谋略就在于关联的技巧和谋略。任何孤立存在的事物是没有任何意义的。事物的意义在于事物之间的关联性,事物与事物之间存在着各种各样的关联方式,不同的关联方式代表了不同的价值。第三节会议筹划的根本要素一、会议产品要素会议主题与议题会议场地与会议室布置会议发言人会议通知事务安排会议专业活动住宿安排餐饮活动学术访问安排社会活动安排会议附设展览会议的可进出性二、会议筹划要素会议筹划有诸多要素:会议目标、人选和会议的运做。

要使会议成功,就必须使这三个要素彼此一致。(1)目标:筹划委员会要有一个具体的目标,对筹划委员会的要求是否有书面落实?筹划委员会的各个操作领域是否有具体的指派?筹划委员会与承办者之见的关系是否明确?筹划委员会应想谁负责?会议结束时委员会合时结束使命?(2)人选:筹划委员会的成员是否要从主办组织内部选取?筹划委员会成员是志愿者还是指派?是否存在选择筹划委员会成员的现成过程?(3)运作:筹划的预算,前期是否进行会场实地考察?成员多久聚会一次?是否负责设计评估?是否要建立一定的人际关系?工作过程是否要被纪律下来以备将来会议参考。以上等等因素共同决定了一个完整的会议的进行!可见会议的筹划是何等的重要。三、会议筹划内容1、会议立项筹划2、会议工程品牌形成筹划3、会议工程实施方案筹划4、会议相关活动筹划5、招商宣传筹划第四节:会议相关文件证件准备一、拟发会议通知二、准备会议文件、证件三、制作会议简报四、制定会议标准一、会议通知会议通知就是把所要召开的会议的各种信息以广告、小册子、通讯报道、网页等形式公开告示潜在的会议参加者,以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传、促销方法。(一)、第一轮通知(firstannouncement)主要告示大家关于举办会议的根本信息,让各地相关人士知道这个会议所举办的时间(when)地点(where)、内容(what),谁(who)何故(why)至少有如下内容:会议的目的与主题(what)会议的日期(when)会议的地点(where)会议的联络途径,如秘书处的通讯地址、、等(二)、第二轮通知主要内容:1.大会主席邀请函;2.组织机构3.学术题目;4.征文要求5.会议初步日程;6.初步旅游线路7.会议秘书处联系方法:姓名、通讯地址、、、、网址、E-mail等8.重要日期9.论文摘要表(AbstractForm)10.反响表(replyform)(第六章)(三)、第三轮通知如果会议只有两轮,那么第二轮通知主要是关于会议的注册(报名)的,要对潜在的会议参加者发出邀请,它必须包括非常详细的信息、以供潜在会议参加者据此作出参加与否的决策,它还必须附有注册(报名)表和注册费标准。有第三轮通知,才是注册通知注册通知书的主要内容:1.邀请信(invitationmassageorwe

lcomemessage)2.组织机构、会议主题和专业议题3.特邀的大会报告软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载人、发言人、会议主持人、嘉宾的身份和报告题目4.会议的详细议程(conferenceagenda)5.会议信息6.会议注册注册表包括姓名、单位、头衔、详细地址、身份证(护照)号码、参会人数(代表、陪同)、住宿宾馆(标准房、单人房、商务房、房价)、会议注册表深圳中国生命科技顶峰论坛2006年1月20日主办单位:美国博乐集团(Burrill&Company)姓名:___________________________________________________职称:___________________________________________________工作单位:_________________________________________________地址:_________________________________________________城市:_______________邮政编码:___________________国家地区:________________电子邮箱:______________________:_____________________:______________________午餐特殊要求:_______________________________________注册费:2006年1月10日以前:￥800人民币汇款号码_____________或100美元汇款号码_____________2006年1月10日以后:￥1000人民币汇款号码___________或125美元汇款号码___________付费方式:银行卡转账或银行汇款,请在款项最后加上小数(比方元),汇款时请注明〞中国生命科技顶峰论坛〞,并将汇款(转帐)凭条或号码传到(邮寄或电子邮件)注册地址,以方便我们区分你的款项1．人民币账户开户行:中国银行上地支行账号.:户名:2．美元账户开户行:中国银行上地支行账号:户名:注册方式:请认真填写此表,然后以邮件或电子邮件的方式寄到以下地址::收件人::电子邮箱:7.宾馆预定8.会伴活动9会前和会后的旅游(pretour&posttour)10.付款方式11取消参会时的退款政策12一般信息13联系方式14地图15注册表16.宾馆预定表17.旅游预订表二、准备会议文件、证件(1)会议文件的种类①会议指导文书。

包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。②会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。③会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。④会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。⑤会议传达文书。包括会议通知等。⑥会议管理文书。包括开会须知、议事规那么、证件要求、作息时间、生活管理等。(2)会议文件的管理①检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节,尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名字等,要确保每一项都与实际相符。②会议的日程要尽快检查核对,印发给与会者,以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉,互相沟通。③制定会议生活管理的方案,必须了解将要召开的会议的根本情况和要求,如会议日期、会议规模、会议日程(或议程)、会议通知、主席日程及报告等,根据掌握的总体情况制定出详细的方案和实施方案,然后报请会议主管领导审批,方案一经批准就要立即着手实施。各项准备工作

根本完成后,应对准备工作进行一次详细的检查,确认没有问题之后,把准备情况向会议主管领导报告,并将方案印制成图表分发大会使用。④印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图,并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册,注意不要缺页,要便于与会者携带和查阅。印制这些文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好,以便分发。三、制作会议简报1、会议简报会议简报是以书面形式写出的关于会议的情况。简明扼要的报告,它是党政机关、人民团体、企事业单位事业单位结构化面试题事业单位专业技术岗位财务人员各岗位职责公文事业单位考试事业单位管理基础知识广泛使用的一种比较特殊的文种。2、简报制作会议简报通常由报头、报身(正文)、报尾三局部构成。第一局部,报头。报头多有一套专门设计的固定版式,上面正中用醒目大字标明简报名称,报名下面标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议全称和文种(简报)组成,也有的只标“会议简报〞字样。编号常用括号标在标题正下方靠近标题的地方。第二局部,报身。又称正文,报身是会议简报的主体。通常的写法有三种:①综述法:即由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成,相当于会议的综合报道,将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程一一加以反映。

②重点报道法:重点反映会议的某个重要报告的内容,小组讨论情况或一个与几个人的发言等。③摘要法:摘录代表发言的概要,供与会者参阅。第三局部,报尾。报尾写在简报最后一页的下方,注明主送单位或个人姓名、抄送单位、增发单位和印发份数。会议简报的编写,要求及时、简明,要抓住有指导意义、能引导会议健康开展的内容加以报送。涉及各级机密事项的内容不应报道。四、制定会议标准1、会议标准定义2、会议制度标准,明确组织职责3、会议效劳标准4、会议数据、纪要标准第五节会议设施与会场布置准备一、会场二、会议场地的设备布置三、会议根本设施的布置一、会议场地(一)大会议室与小会议室(二)休息室(三)厅堂(四)登记台(五)办公室(六)展览场地(七)存储区二、会议室的布置(一)会议是布置的模式剧场一层会议室设备完备的大剧场-二层杏坛剧场北青盈之宝剧场中空形圆形中空-正方形中空——长方形.中空-椭圆形董事会长方形会议室U形于马蹄铁形叠层U形E教室形教室型讨论会(宴会)形三、会议根本设施的布置(1)讲台桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、纸张、镭射笔。通道的照明问题,线缆隐密性。讲台中间挂会议名称①站立式讲台。

②有灯光的讲台。(2).话筒无线话筒;微型话筒;固定立式话筒(3).写字板及水笔配合投影仪,也要备有彩色水笔(4).视听设备(1)计算机投影仪(computerprojectionpanel“LCD〞):节约;动感;存储上下亮度的,租金的差异,利用计算机还是租用计算机投影仪?(2)胶片投影仪(overheadprojector):(3)幻灯投影仪(standardprojectorfor35mmslides)产品名称：EP-1系列电脑投影仪KT-9000数字展示台采用专用芯片对所有的接入信号进行处理,使图像具有更高的清晰度,无噪声,无闪烁,色彩复原好等特点,更真实地把讲稿和其它文件、图表、实物、底片、透明片、幻灯片等转成视频和XGA信号,输送到电视或投影机等设备。3M2660便携式胶片投影仪3M1720胶片投影仪幻灯投影仪(standardprojectorfor35mmslides)(4)屏幕尺寸:根据会议室而定,最低边沿高于1.5,房间高度6米,那么最大尺寸。宽度:会议室的长度1/6屏幕材料:白色与珠光白色粗面屏幕白色无光泽的粗面扩散型广角屏幕的增益为1左右(常常以“增益〞来表示屏幕对光线的增强

作用),这种屏幕的特点是当光照射时反射无方向性,视野角度在几种屏幕中最大,从各个不同角度看都能呈现一定的相同亮度,画质上也以自然为主,没有可挑剔之处。如果想在较暗的房中欣赏电影的话,那么最好选择这种屏幕。珠光面屏幕是反射型屏幕,这种屏幕的视野角度大多数是设定在60度左右,增益比白色粗面屏幕稍高,画质上白色的扩张感强,而黑色那么显得紧凑,动感的色调表现令人玩味。由于它上仍将射入的光线朝正反相的方向射出的反射型特性,所以此类屏幕较适合与吊在天花板上的投影机配合。反射过强的:玻璃珠球面屏幕(珠幕);银面屏幕(5)录像机(6)VCD/DVD(7)音响设备:小于50平米的会议室不需要;备用视听设备要注意的问题:(1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。(2)会议室天花板高度。(3)是否有装饰灯架。(4)装饰的镜子是否会反光。(5)是否有窗帘遮住窗户光线。(6)电源控制位置。5.镭射笔6.定时钟7.预演室(previewroom)工作人员帮助会议代表预演8.免费电子邮件效劳应如何选择适当的会议场地?1．确定会议目的。2．确定会议形态。3．决定实质上的需求。4．考虑与会者的期望。5．选择何种会议地点与设备。

6．评估选择的正确性。编辑本段现代意义的“筹划〞现代意义的“筹划〞可以理解为借助一定的信息素材，为到达特定的目的、目标而进行设计、筹划，以为具体的可操作性行为提供创意、思路、方法与对策。筹划就是一种策略、筹划、谋划或者方案、打算、它是为个人、企业、组织机构为了到达一定的目的，充分调查市场环境、以及相关联的环境的根底之上，遵循一定的方法或者规那么对未来即将发生的事情，进行系统、周密、科学地预测并制定科学的可行性的筹划方案，同时在开展中不断地调整以适应环境的变化，从而制定切合实际情况的科学的方案就叫做筹划。综上所述筹划有以下几个主要的特点：第一、筹划的本质一种思维智慧的结晶。第二、筹划具有目的性，不管什么筹划方案，都是有一定的目的，不然筹划就没意义了。第三、筹划具有前瞻性、预测性，筹划是人们在一定思考以及调查的根底之上进行的科学的预测、因此具有一定的前瞻性。第四、筹划具有一定的不确定性、风险性。筹划既然是一种预测或者筹划就一定具有不确定性或者风险。第五、筹划具有一定的科学性。筹划是人们在调查的根底之上、进行总结、科学的预测，筹划不是一种突然的想法、或者突发奇想的方法、它是建立在科学的根底之上进行的预测、筹划。

第六、筹划具有科学的创意，筹划是人们思维智慧的结晶，筹划是一种思维的革新、具有创意的筹划，才是真正的筹划，筹划的灵魂就是创意。第七、筹划具有可操作性，这是筹划方案的前提商务区会议场地，如果一个筹划连最根本的可操作性就没有，那么这个筹划方案，再有创意、再好也是一个失败的筹划方案。开展观念：从用户和市场需求入手，逐步认识、掌握及运用行业开展规律，推行“知本运营(人力资源)战略〞、“资本运营战略〞、“资讯运营战略〞及“创新+速度〞战略，高速成长，非线性开展。经营策略：通过用户评判、以提高用户为主导来树立企业品牌；通过对外拓展，标准化运营模式，大幅度扩展、稳固设计市场份额；通过开放式、多方位的合作形式，建立、丰富工作室的人力资源队伍。工作风气：宽厚、专业、创新、高效。营销筹划的方法营销筹划是对营销活动的设计与方案，而营销活动是企业的市场开拓活动，它贯穿于企业经营管理过程。因此，但凡涉及市场开拓的企业经营活动都是营销筹划的内容。1．点子方法什么是点子？从现代营销角度来说，点子是指有丰富市场经验的营

销筹划人员经过深思熟虑，为营销方案的具体实施所想出的主意与方法。2．创意方法创意是指在市场调研前提下，以市场策略为依据，经过独特的心智训练后，有意识地运用新的方法组合旧的要素的过程。3．谋略方法谋略是关于某项事物、事情的决策和领导实施方案。编辑本段非筹划的含义非筹划是相对于筹划提出的一个筹划思想.著名筹划人兰何水生认为，筹划人不能把自己禁锢在筹划里头寻死觅活，筹划人的高境界应该是超脱，超脱于筹划理论技能之外，利用其他专业行业的知识解决筹划内部的问题及与其他筹划的较量，好比说，筹划是正派武功，非筹划是邪门歪道，筹划人首先是敢于突破创新的人，沾一点、学一点甚至全用邪门歪道解决筹划问题首先使得你看问题的视角和解决问题的方法更宽广，此外你的非筹划必然让对手琢磨不透更易取胜。编辑本段概念及延伸概述有人问什么是筹划。做某件事的逻辑顺序就是筹划，也称作创意筹划。简单的筹划，也可以说是想法、创意、点子。比方某人要喝水，先要打井，要先勘测哪块地方打下去会有好喝的水出来，要找好将要约好来打井的朋友，要找铲子，大家某时间地点集合一起去挖井，把这些做事的过程逻辑写下来以后就是一个筹划。筹划是书面语言〔或图表〕就是在这些书面语言〔图表〕中阐述出一个实现某件事情的理论逻辑过程，有人说，有好的想法，在心里就好，何必要写下来，到时把这个想法，用原话即时说出来给必要的人听就是了。

用原话与书面的比照效果：原话需要你们双方亲身某个场合，嘴巴交流，需要占用双方的时间，表达思想需要各种技巧，你的想法在这些条件下，能否被对方记住，你离开了，这些思想交流的过程就消失了，这些都是原话的弊端，如果你真的想让对方看到你的思想，你就必须要写下来，把这些思想放在了纸上，既可以方便你根据所得的资料即时改善想法，也不用你每个必要的人面前都占用时间去卖力的表达一遍商务区会议场地，写在纸上也可以方便传播你的想法，别人可以在任何方便的时候，看到你的想法，这时你的想法就是筹划了。筹划的分类筹划根据公司的职业需要有分成游戏筹划，市场筹划，营销筹划，广告筹划，产品筹划，节目筹划，电影筹划，房地产筹划等等。虽然筹划的职业不同，需要了解或找寻的知识资料也不同，但是筹划要做的事情的方式都是一样的，无论从事哪方面的专职筹划只要能掌握的筹划逻辑就好，都不需要深入去学习相关行业的专业技能，比方做网络游戏筹划，我们只要知道程序可以这么做到就好，不用告诉程序员程序要怎么样去写，所以筹划作为一个工作的门槛是很低的，你有思想有好的点子会写字或画图表达出来就可以成为筹划。当然如果能全面的了解各方面的知识是最好了，特别是了解营销方面的知识会对筹划的联想创意方面很有帮助。

筹划的启蒙筹划最初就来自于我们小时候的随着年龄而不停止的梦想，后来形成了很多想法，某个想法灵机闪现脱颖而出，它冲动着一时占据了你的思维，最后你把这个灵机闪现的想法写下它的实现的逻辑过程就是筹划，所以好的筹划一开始来自你的好的想法，常常好的想法来自你现实生活中的一些东西而形成产生的灵机想象，抓住灵机想象，不断调查得到资料，来务实的分析清楚即将去做某件事情的每一个细节过程得失，可能造成的问题与结果，在筹划中根据其中各种问题的来提出解决方案，并分析其可行性。比方上面，筹划中要分析清楚，要喝水是否就一定要打井呢，有没其他更好的方法，分析种种原因状况以后，再下定要做打井这件事情的决心，有了决心开始做事；打在哪里好？是否需要其他什么证照办理，是否需要与某些涉及到的人或者事物协调好才能打井？确定无误了，找朋友帮助或者请工人来打井……所以让人看明白为什么要这么去做这件事情，就是筹划要做的事情。