经过一段时间的准备，活动马上就开始了，上海会议策划活动宣传推广工作基本结束，这时的主要工作是为活动举办当天做准备。准备非常重要。只有当我们有足够的准备时，我们才不会在活动当天赶时间。那么，我们应该做什么准备呢？

一、上海会议策划熟悉场地
提前一天或几天到活动场地进行踩点，踩点的目的是为了了解现场，一方面根据现场情况合理分配活动执行人员工作，另一方面方面是根据场地情况进行合理布置。
了解场地时，要注意熟悉进入会场的流程，比如，乘车路线，大门位置，走廊，签到位置，会场，洗手间等，可以模拟下进入会场的流程，了解入场可能会遇到的问题，比如在哪些地方需要放置指引牌，有分歧或者容易走错的位置是需要安排人工引导等。

二、上海会议策划会场布置
布置会场时，一定要注意会场营造的气氛和主题内容相一致，它会直接影响会场效果。根据活动的规模性质来选择布置形式，如：日常工作会议的会场布置形式多为圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、T形、马蹄形，体现民主与团结的气氛围。另外还要注意一些特殊位置的布置，如舞台，讲台等。