5、提前温馨提示全体与会人员要保持距离，尽量不与人接触。
6、将传统圆桌式中餐改为西餐，避免接触过多。
当然，除了要做好疫情的预防和控制措施外，还可以优化年度会议的组织形式，从空间、观看方式、参与方式等方面进行调整。下面是五种相对简单而安全的年度会议形式供你参考：
一、云年会。
云年会是2020年举行一次较为广泛的大型年会方式，腾讯、COCO等企业都采用了这一方式。这样的组织方式虽然不如现场经验丰富，但胜在不需万人同堂，安全保障相对较高，并且适当降低了年会的组织成本。将年会实景化，使用演播厅，与声光电结合，并邀请部分人员参加。会议当日，借用第三方工具将活动同步到在线直播间，大家可以在直播间观看会议，互动，留言，评论。
年度会议的举办地点由封闭的内部空间转向通风良好的室外场景，例如体育馆，大草地，露天平台等。室外露天场地配置舞台设备，会务设备，餐椅等按安全距离排列，再用气氛道具装饰，可谓是一场露天宴会风格。它不仅可以体验影视剧高端交流会的视觉效果，给员工一个全新的体验，还可以在特殊时刻，保证员工的安全。
看过年度会议后，各地区又自行举办小面积的年度会议或宴会，传达重要工作或来年计划，也不失为一个选择。
在白天出去走走，感受一种和热闹都市完全不同的宁静；晚上泡在温泉里，慢慢地回味过去一年的精彩和不足。忙了一整年，奋斗了一年，在这样的环境下，终于可以卸下重担，好好放松一下。
同时，开展户外活动能让员工亲近自然，通风良好，景色宜人，会和以往年会有着截然不同体验。
